Notulensi yang baik adalah notulensi yang memuat semua detail-detail rapat, informasi penting dalam rapat, dan mudah dipahami. Dalam kegiatan rapat, Notulensi sangat dibutuhkan baik dalam rapat bisnis, rapat organisasi, dan rapat kerja. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, notulensi adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan di dalamnya. Notulensi ditulis dengan menyertakan poin-poin penting dalam rapat dengan ringkas dan detail.
Dalam perkembangannya, notulensi telah mengalami beberapa perubahan seiring berjalannya waktu terutama dengan adanya teknologi. Teknologi memiliki peran yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari kita, salah satunya dalam pekerjaan kesekretariatan yang merupakan struktur penting. Dengan bantuan teknologi, memungkinkan seorang sekretaris untuk lebih mudah mengerjakan pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi. Dulu notulensi sering dilakukan secara manual dengan menggunakan pena dan kertas, mengikuti dan mendengarkan rapat dari awal hingga akhir.
Hal ini dapat menyebabkan hasil notulensi tidak maksimal. Namun seiring berkembangnya teknologi, notulensi dapat dilakukan secara digital dan memungkinkan prosesnya lebih cepat dan efisien, serta memudahkan pembagian catatan dengan peserta rapat. Bahkan beberapa alat notulensi modern sudah menggunakan AI (Artificial Intelligence) untuk mengubah percakapan menjadi teks otomatis. Lalu mana yang lebih baik, notulensi manual atau notulensi otomatis?
Notulensi manual merupakan proses konvensional dalam mendokumentasikan dan mencatat informasi penting yang dibahas dalam sebuah rapat. Kelebihan dari notulensi manual adalah bahwa ini merupakan metode yang sederhana dan dapat diakses oleh banyak orang dan tidak memerlukan peralatan khusus.
Namun, kelemahan dari notulensi manual adalah kemungkinan terjadinya kesalahan manusia dalam mencatat, dan distribusi catatan bisa menjadi lebih sulit jika harus mengirimkan salinan fisik kepada peserta rapat. Dalam lingkungan yang semakin berkembang, notulensi digital atau otomatis seringkali menjadi pilihan yang lebih populer karena lebih efisien dan mudah untuk berbagi informasi dengan peserta rapat yang lain melalui email atau platform berbasis web. Lalu mengapa notulensi digital atau otomatis lebih populer dibandingkan dengan notulensi manual?
Notulensi otomatis mengacu pada penggunaan teknologi untuk mendokumentasikan percakapan atau konten yang dihasilkan selama rapat, presentasi, atau interaksi verbal lainnya secara otomatis.
