Mudah Ditemukan ketika Dibutuhkan: Mahasiswa UNDIP Lakukan Pengenalan Digitalisasi Arsip Keluarga

Arsip keluarga merupakan dokumen penting mengenai anggota keluarga untuk berbagai kepentingan, seperti urusan pekerjaan, pendidikan, pajak, dan berbagai aktivitas sosial lain. Beberapa dokumen yang termasuk arsip keluarga, antara lain Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, BPKB, ijazah, sertifikat tanah, dan lain sebagainya. Pengelolaan arsip keluarga yang kurang baik dan benar dapat mengakibatkan dokumen arsip tersebut menjadi rusak, seperti dimakan rayap atau saling menempel satu sama lain. Selain itu, arsip keluarga yang tidak tertata dengan baik sulit untuk ditemukan kembali saat dibutuhkan.

Menurut survey yang telah dilakukan kepada sejumlah ibu-ibu di Kelurahan Mlokomanis Kulon, arsip keluarga milik mereka belum tertata dalam kategori tertentu. Akibatnya, ketika anggota keluarga yang lain membutuhkan sejumlah dokumen arsip keluarga, mereka kesulitan untuk menemukan sendiri dokumen yang dibutuhkan dan hanya mengandalkan ibu atau istrinya untuk dicarikan. Maka untuk mengatasi permasalahan tersebut, mahasiswa KKN Tim II Universitas Diponegoro Tahun 2022/2023 melakukan pengenalan pengelolaan arsip keluarga secara digital kepada ibu-ibu PKK Kelurahan Mlokomanis Kulon.

Kegiatan yang telah dilaksanakan pada Selasa, 1 Agustus 2023 ini, diadakan di rumah ibu ketua RW 5 Kelurahan Mlokomanis Kulon, Ngadirojo, Wonogiri. Kegiatan ini dimulai dengan pemaparan materi digitalisasi arsip keluarga yang kemudian dilanjutkan dengan praktik bersama menggunakan aplikasi scan dokumen dan google drive. Tak lupa pula, pada akhir acara dibagikan brosur yang berisi panduan mengelola arsip keluarga secara digital untuk menghidari kesalahan langkah saat melakukan pengelolaan arsip tersebut.

Poster Digitalisasi Arsip Keluarga (Sumber: Dokumen Pribadi)

Kegiatan ini disambut dengan antusiasme yang tinggi dari ibu-ibu PKK yang hadir. Mereka turut aktif dalam mempraktikkan pengelolaan arsip keluarga bersama-sama. Harapannya dengan adanya Kegiatan Sosialisasi Pengenalan Pengelolaan Arsip Keluarga secara Digital ini, masyarakat, terutama ibu sebagai seseorang yang mengatur segala urusan rumah tangga, dapat melakukan pengelolaan arsip keluarga dengan baik dan teratur sehingga dapat mempermudah serta mempercepat proses temu kembali arsip ketika dibutuhkan oleh setiap anggota keluarga.

Penulis: Ni'matul Fadhilah

Dosen Pembimbing Lapangan: Ns. Yuni Dwi Hastuti, S.Kep., M.Kep.; Aghus Sofwan, S.T., M.T., Ph.D.; Ahmad Ainun Najib, S.H., M.H.