[caption id="attachment_362290" align="alignnone" width="636" caption="Solusi Dokumen Digital Anda"][/caption]
Tidak bisa dipungkiri, hampir sebagian besar dokumen atau arsip yang kita miliki masih berbasis kertas atau sekarang lebih dikenal sebagai arsip konvensional. Arsip Konvensional ini memiliki beberapa kekurangan dan permasalahan dibandingkan dengan arsip digital. Kekurangan Arsip Konvensional tidak dapat bertahan lama, dapat terjadi beberapa kendala atau masalah seperti, penyediaan tempat yang kurang memadai jika arsip dokumen bertambah banyak, pencarian dokumen yang sulit, mudah tercecer jika penyimpanan tidak
tertata rapih, tidak mudah perawatannya, dan banyak kekurangan lainnya yang mungkin dapat merugikan Anda. Pengarsipan Dokumen secara digital juga memiliki kekurangan dan ada juga kelebihannya.
Kekurangan untuk arsip digital ada pada tempat atau hasil backup yang harus terjaga. Jangan sampai arsip digital Anda harus hilang karena hanya tersimpan pada satu tempat. simpanlah dibanyak tempat karena ukuran penyimpanan yang kecil tidak cukup besar.
Namun kelebihan dari Arsip Digital ini dapat menutupi segala kekurangan yang ada pada arsip konvensioanal. Dari segi penyimpanan, pengCopyan arsip, kemudahan untuk rekan bisnis, keefisienan waktu. Kemudahan ini juga dapat disertakan dengan adanya data penyimpanan untuk dokumen - dokumen Anda. Penyimpanan data digital dapat berupa Harddisk internal maupun hardisk ekternal. Dapat pula Anda membawa - bawa dokumen Anda jika memang diperlukan dapat disimpan dalam telepon genggam Anda. Penyimpanan pada PC atau komputer juga memiliki kemampuan penyimpanan data yang tidak terbatas, karena ukuran filenya yang kecil dan tidak memerlukan banyak ruang.
Penyimpanan Dokumen Anda akan lebih mudah jika menggunakan arsip dokumen digital. Penggunaan dokumen digital jauh lebih aman dibanding arsip konversional. Arsip Digital adalah solusi untuk mengamankan dokumen Anda. Ada beberapa cara dalam penyimpanan arsip digital.
Jika dokumen Anda atau file berupa soft copy (data mentah) Anda dapat melakukan penyimpanan pada beberapa Harddisk Eksternal maupun hardisk internal. Namun juga harus diperhatikan untuk beberapa kali penyimpanan jangan sampai menumpuk atau penduplikasian dimana - mana, karena jika data sudah Anda edit akan membingungkan Anda untuk memilih jika suatu waktu perlu untuk dicetak. Untuk dokumen berupa hard copy (data sudah cetak) penyimpanan ini dapat dilakukan dengan arsip digital jika dirasa softcopy sudah tidak tersmpan atau hilang. Maka ada baiknya jika dokumen Anda di Scan dan simpan data Hardcopy Anda menjadi softcopy. Kemudahan ini akan terasa ringan saat Anda memerlukannya sewaktu - waktu Anda tidak akan kerepotan untuk mencari - cari dokumen Anda. Saat ini sudah banyak software komputer yang akan mempermudah pekerjaan Anda. Pencarian dokumen dapat menggunakan Searchable PDF. Format PDF baru yang memungkinkan Anda "Mencari" sebuah kata atau kalimat pada file searchable PDF tersebut.
AYO DIGITALKAN DOKUMEN ANDA????
Salam Hangat :)
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H