Pada kesempatan ini, Penulis ingin sekali membagikan sedikit pengalaman penulis, tentang cakupan pekerjaan seorang GA officer, yang mungkin akan berguna bagi siapa pun akan tertarik, untuk memilih karir sebagai GA Officer di masa sekarang atau di masa yang akan datang.
Tulisan ini sengaja penulis angkat dalam tema pembahasan, dikarenakan masih sangat sedikit pengetahuan di kalangan umum, maupun mahasiswa atau pun masyarakat, tentang hal-hal cakupan tugas dan tanggung jawab seorang GA Officer.
Hal ini wajar, karena dalam perkuliahan maupun institusi pendidikan formal, sedikit sekali membahas, tugas-tugas profesional GA officer, bahkan sepengetahuan penulis, yang saat ini studi prodi Manajemen di sebuah Universitas Swasta, sampai saat ini, tidak ada artikel dalam pelajaran mata kuliah yang khusus membahasa tugas dan tanggung jawab profesi ini.
Berdasarkan hal tersebut di atas, maka penulis turut terpanggil untuk memberikan sedikit pengalaman & pengetahuan penulis, dalam bidang pekerjaan tersebut. tentu ini adalah pengalaman pribadi penulis, yang pernah menjadi seorang GA Officer di sebuah perusahaan swasta di Kota Serang Banten.
Tentu dalam hal ini penulis, dengan terbuka menerima masukan dan kritikan agar dapat memberikan tulisan yang lebih berbobot untuk para pembaca di masa yang akan datang. tulisan ini adalah gambaran kecil, dari sekian tugas-tugas GA officer, karena besar kemungkinan terjadi perbedaan cakupan pekerjaan, antara perusahaan yang memiliki organisasi besar dengan perusahaan organisasi besar, serta perusahaan cakupan organisasi yang ramping atau gemuk.
Adapun tugas dan tanggung jawab seorang GA Officer terangkum dalam penjelasan sebagai berikut:
- Pengurusan seluruh perizinan Perusahaan
Pengurusan perizinan perusahaan merupakan salah satu scoup tugas dari seorang GA Officer, dalam pelaksanaan tugas-tugasnya, adalah pengajuan perizinan. dalam hal ini seorang GA Officer, berkewajiban memiliki pengetahuan tentang tupoksi-tupoksi dari dinas dan kementerian terkait, dalam hubungan pengajuan perizinan yang dibutuhkan perusahaan kepada instansi pemerintahan. Karena akan memudahkannya mengidentifikasi perizinan dan jalur pengajuan yang benar, serta wajib memiliki hubungan baik dengan seluruh stakeholder-nya, guna memudahkan pekerjaan tersebut.
Akan tetapi saat ini, dengan reformasi birokrasi yang telah digaungkan oleh pemerintah sekarang ini, banyak sekali perizinan bidang industrial atau dunia usaha/UMKM, menjadi satu atap dan sudah mulai menggunakan sistem IT (aplikasi IT). Hal ini memang berdampak positif bagi masyarakat, terutama berdampak pada dunia usaha serta UMKM. Karena dengan semakin simple dan ramping serta satu pintu, dalam pengurusan perizinan, membuat murahnya biaya yang harus dikeluarkan oleh dunia usaha dan UMKM dalam mengurus perizinan usaha, serta dapat diurus dalam waktu yang cukup singkat.
- Perawatan dan monitoring aset Perusahaan dan Gedung
Perawatan dan monitoring seluruh aset-aset dan gedung Perusahaan adalah salah satu tugas yang melekat erat seorang GA Officer, sedikit berbagi pengalaman penulis ketika bekerja sebagai personalia & general affairs staff di salah satu perusahaan swasta di Kota Serang, untuk perawatan dan monitoring untuk pekerjaan tersebut, secara teknis pelaksanaan monitoring perawatan dan monitoring aset dan gedung perusahaan, dapat dilakukan ketika dilakukan ketika melakukan survei 5R, hal tersebut pernah dilakukan ketika penulis lakukan ketika menjadi personil & general affairs staff di sebuah perusahaan swasta. Karena keterbatasan sumber daya, karena divisi HR dan GA digabung menjadi satu organisasi, maka SDM yang ada saat itu sangat terbatas dan beban ganda personil, tersebut memaksa staff HR&GA sedapat mungkin bekerja efisien dan efektif.
Maka dari pada itu, sebaiknya pemeriksaan monitoring aset & gedung perusahaan, dapat dilakukan berbarengan ketika patroli 5R/5S. Hal tersebut hanya sebagai contoh saja, yang dilakukan personil GA officer, penulis tentu memberikan kebebasan kreatifitas kepada pembaca, perihal teknis pekerjaan yang lain.
- Pengadaan kendaraan Dinas, KIR kendaraan, perawatannya serta schedule driver
Pekerjaan & jobs description yang melekat seorang GA officer, salah satunya adalah koordinator dalam pengerahan kendaraan dinas beserta driver yang bertugas untuk melayani customer atau applicant yang meminta apply kendaraan, untuk keperluan dinas luar (outsite duty). GA Officer harus dapat mensupport secara maksimal customer/applicant, dalam penyediaan fasilitas kantor/perusahaan tersebut.