Efektivitas Rapat

Siapa yang tidak pernah mengikuti rapat? Pasti semua orang yang sudah menjalani sekolah tingkat menengah pertama pun sekalipun pernah mengikuti rapat  atau paling tidak pasti pernah mengetahui bagaimana rapat itu berlangsung dan hanya kata membosankan yang dapat menggambarkan sebuah rapat yang sedang berjalan karena semua orang tidak ada yang menyukai duduk bersama dan mendengar orang-orang yang berbicara bahkan mungkin membicarakan hal-hal yang sama seperti itu terus menerus atau berdebat mengenai hal-hal yang tidak seharusnya diperdebatkan sehingga rapat itu mendapat lebel dari orang-orang yang pernah mengikuti rapat adalah hal yang sangat membosankan.

Kita memang hidup di Indonesia yang sangat menganjurkan adanya sebuah musyarawah dalam menyelesaikan sebuah perkara atau membahas hal-hal tertentu sesuai tujuan orang-orang yang mengikuti forum musyarawah tersebut. Tetapi harus diperjelas mengenai suatu istilah musyawarah dan rapat karena keduanya mungkin sama namun dalam pelaksanaannya sangatlah berbeda karena musyawarah lebih berkaitan dengan syariat islam dalam menyelesaikan permasalahan untuk mencapai kata mufakat sedangkat rapat lebih bersikap forum perundingan yang berlandasan seperti demokrasi yang biasa dilakukan humanisme Yunani.

Sedikit penjelasan mengenai rapat sehingga sebaiknya kita jangan terlalu menyebut rapat sebagai sebuah musyawarah apalagi jika diisi dengan debat dan pertengkaran antara pihak-pihak dalam forum tersebut. Rapat bukanlah keharusan dalam sebuah organisasi karena sebenarnya rapat itu diakan sebagai tidak lanjut sebuah perundingan yang memang harus diadakan agar seluruh anggota yang berkepentingan berkumpul untuk duduk bersama membahas hal – hal tertentu. Rapat memiliki banya sifatnya seperti rapat tertutup yang diikuti hanya oleh orang-orang tertentu dan rapat terbuka yang bisa diikuti atau diketahui isi dari rapat itu oleh masyarakat umum. Hal itu dibedakan karena dari pembahasan dalam rapat tersebut yang dapat menghasilkan suatu yang penting untuk organisasinya.

Dalam pelaksanaan rapat sering terjadi beberapa hal yang seharusnya tidak terjadi sehingga rapat menjadi terlalu lama dan tidak terdapat titik temu hasil pembahasannya yang mengakibatkan akan ada rapat lanjutan. Oleh karena itu, rapat sering dikatakan membosankan dan hanya menghabiskan waktu saja. Sebenarnya hal-hal tersebut bisa diminimalisasi atau bahkan dihindari jika seluruh anggota rapat maupun badan pengurus rapat dapat menjalankannya dengan baik. Untuk dapat menjalankan rapat dengan baik, mungkin bisa diterapkan beberapa cara berikut ini :

1.Disiplin

Ciri khas mayoritas orang Indonesia adalah ketidakdisiplinan dalam datang tepat waktu maupun menaati tata-tertib rapat yang membuat jalannya rapat menjadi tidak teratur dan banyak mengalami gangguan yang tidak penting. Orang yang datang tidak tepat waktu akan membuat rapat membahas ulang atau menjelaskan kembali pembahasan yang telah dibahas sebelumnya agar peserta rapat mengetahui pembahasan yang telah berlangsung karena jika tidak mengetahui hanya akan membuat kerancuan dalam cepat tanggap peserta rapat. Oleh karena itu biasakan datang rapat 15 menit sebelum rapat dan persiapkan diri anda agar tata tertib rapat dapat berjalan dengan baik dan lancar.

2.Agenda Rapat

Dalam pelaksanaan rapat pastilah ada hal yang akan dibahas oleh seluruh peserta rapat yang merupakan bagian dari organisasi tersebut. Saat rapat berlangsung sering terjadi pelebaran pembahasan dari pembahasan rapat sebenernya sehingga rapat menjadi tidak fokus dan lebih berkesan memperbanya opini baru yang tidak diperlukan lagi disaat-saat tertentu apalagi saat rapat sudah berjalan diluar jam rapat sehingga dibutuhkannya sebuah agenda untuk dapat menyusun rapat dengan rapi dan teratur. Hal ini bertujuan agar rapat bisa berjalan sesuai pembahasan dan tidak menyebar kepembahasan yang seharusnya tidak dibahas dalam forum. Dalam agenda tersebut dapat ditulis mengenai pembahasan yang akan dibahas saat rapat, waktu rapat dari awal rapat hingga selesai jika bisa tiap pembahasan ada jangka waktunya, tata tertib rapat dan sifat rapat.

3.Notula Rapat

Notula atau notulen adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yg dibicarakan dan diputuskan rapat merupakan dokumentasi penting. Pentingnya sebuah notulen adalah sebagai rekam jejak sebuah rapat jika ingin ditinjau dikemudian hari agar seluruh pencapaian dapat dinilai dan dipelajari. Dalam menulis notulen tidaklah mudah karena notulen harus singkat, padat dan jelas karena coba bayangkan rapat yang berjalan selama 2 jam saja telah banyak kalimat yang keluar dari setiap peserta rapat dan jika ditulis bisa menghabiskan puluhan lembar maka cobalah buat notulen yang lebih rinci agar saat membacanya kembali lebih mudah dimengerti jalannya rapat. Oleh karena itu, notulis atau orang yang menulis notulen sangat dibutuhkan saat rapat dan perlu konsentrasi yang sangat tinggi.

4.Peran Pimpinan Rapat

Pimpinan rapat memiliki peran penting dalam jalannya rapat yang baik dalam memimpin rapat maupun dalam menjaga komunikasi dan suasana rapat agar tetap kondusif sehingga pimpinan rapat harusnya orang yang memiliki wibawa. Pemimpin rapat harus bisa mengelola peserta rapat untuk aktif dalam jalannya rapat agar dapat menghasilkan Keputusan yang dapat diterima oleh seluruh peserta rapat. Peran pemimpin rapat juga harus dapat mengambil titik tengah dalam seluruh pembahasan sehingga dapat mengambil Keputusan dengan tepat.

5.Evaluasi hasil rapat

Rapat yang telah mendapatkan hasil rapat mungkin belum sepenuhnya selesai karena harus ada evaluasi dari hasil rapat untuk jangka waktu tertentu apakah hasil rapat tersebut telah sesuai dan jika ada kekurangan atau tidak sesuai biasanya diadakan rapat lanjutan khusus membahas kekurangan tersebut dan biasanya waktunya relatif lebih singkat dan diikuti oleh peserta tertentu yang langsung berkaitan dengan hal itu untuk memecahkan solusinya.

Itulah sedikit pembahasan mengenai rapat agar berjalan dengan efektif sehingga tidak selalu mendapat label bahwa rapat itu membosankan karena yang membuat sesuatu menjadi membosankan adalah tidak berjalannya dengan baik kegiatan tersebut seakan tidak bisa dinikmati oleh semua orang. Tak ada gading yang tak retak, begitu juga dengan artikel yang telah saya buat masih jauh dari kata sempurna karena itu sangatlah butuh kritik dan saran dari semuanya. Sebelumnya saya ucapkan terima kasih oleh seluruh pembaca yang telah membaca dan memberikan saran kepada saya.