reservasi kamar hotel bisa dibuat melalui berbagai cara, salah satunya dengan sistem komputer. penggunaan sistem komputer ini dianggap memberikan banyak keuntungan namun perlu ketelitian yang sangat tinggi dalam penggunaannya dikarenakan jika terdapat kesalahan pada salah satu komponen maka akan berdampak sangat luas didalam hotel, dan ada beberapa sistem yang cara pengoperasiannya cukup rumit.
banyak sekali keuntungan yang akan kita dapatkan dengan menggunakan sistem komputer salah satunya adalah :
- memudahkan staff hotel
- menghemat waktu dan tenaga lebih banyak
- mempermudah manager dalam menganalisa kemajuan informasi dan pendapatan hotel
- pelayanan tamu menjadi lebih cepat dan tentunya memuaskan
Salah satu contoh dari Hotel Management System adalah :
- Realta (Rapshody) Hotel system
- Opera system
- Delphi system
- Vhp hotel system
- Sun system
- Maxial system
Dan masih banyak lagi system hotel lainnya, pada artikel ini saya akan membahas bagaimana cara mengoperasikan Maxial System khususnya dalam departement front office dalam pembuatan reservasi.
- Log in menggunakan username dan password anda
- Setelah log in menu yang akan ditampilkan adalah seperti berikut :
Pilih modul Reception, kemudian pilih Express Booking
- Setelah tampilan seperti gambar dibawah agar anda dapat mengedit informasi reservasi klik ikon paper/ new record pada kiri pojok atas
- Isilah mulai dari kolom pada bagian kiri agar tidak ada informasi yang terlewat, isi tanggal check ini dan check out
- Kemudian isi rate code, klik ikon kaca pembesar
Maka akan muncul berbagai pilihan rate code yang telah dibuat oleh team sales hotel.
- Kemudian isi room type, pastikan anda telah melakukan checking room availability pada bar bagian atas, klik ikon kaca pembesar
Untuk mengecek room availability klik pada bar bagian atas availability kemudian akan tampil seperti ini. Lalu klik show rate pada kolom dibawah tanggal
Lalu pilih rate code sesuai dengan rate code yang sudah dipilih diawal, klik ikon kaca pembesar
Arahkan kursor pada harga kamar yang diinginkan makan akan muncul jumlah ketersediaan kamar
- Setelah anda memilih room type akan muncul tanda seru berwarna merah pada kolom calculate, agar dapat melanjutkan klik calculate lalu close page agar harga kamar dikalkulasikan secara otomatis. Pada halaman calculate anda akan dapat melihat harga kamar tanpa pajak dan harga kamar yang sudah nett dikolom sebelah kanan pada package breakdown
- Jika reservasi untuk hari yang sama atau walk in guest isi room number, namun jika reservasi untuk ditanggal lain maka abaikan room number karena room number hanya diisi dihari ketika tamu akan check in
- Pada bagian guest, klik more detail jika tamu belum mempunyai data base pada system, jika sudah anda bisa langsung mencari nama tamu pada kolom name
- Setelah data tamu terisi, klik marketing, kemudian tentukan market segment, source of business, dan geographical origins
- Untuk dapat mengisi kolom bagian credit card anda harus mengklik icon acces, setelah itu barulah kolom dapat anda edit.
- Pada kolom request anda dapat mencentang request sesuai dengan permintaan tamu, jika request tidak ada pada kolom standard request maka anda dapat menuliskannya pada kolom special request sesuai dengan ketersediaan pada hotel anda.
- Jangan lupa untuk mengisi kembali kolom mireps sesuai dengan data pada guest profile
- Terakhir, tambahkan nama booker, lalu klik save and close pada task diatas, maka reservasi akan terinput dan menampilkan booking number
Pada pembuatan reservasi ini diperlukan ketelitian terutama pada saat menawarkan type of room, kemudian hal paling penting yang wajib diisi dan ditanyakan oleh seorang reservationist dalam membuat reservasi adalah tanggal check in check out, room type, room rate, guest name, credit card detail, email, phone number,dan special request.