Pendampingan Digitalisasi Arsip Surat Desa Menggunakan VBA Microsoft Excel oleh Mahasiswa KKN UNTAG Surabaya di Desa Warugunung, Pacet

Pacet, Mojokerto — Desa Warugunung, Kecamatan Pacet, Mojokerto, menjadi target dari program kerja pengabdian masyarakat yang dilaksanakan oleh sub-kelompok 11 KKN Reguler 24 Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya. Program yang bertujuan mendigitalisasi arsip surat desa menggunakan aplikasi berbasis virtual Microsoft Excel ini, dilaksanakan pada hari Kamis, (11/07/2024), di Balai Desa Warugunung. Tim yang dipimpin oleh Deby Fitriani beserta anggotanya bekerja sama dengan sekretaris desa dan staf administrasi bagian kesekretariatan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan arsip.

Muhammad Roisul Basyar, S.AP., M.KP., dosen pembimbing lapangan tim KKN Reguler 24 Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya yang turut hadir dalam kegiatan tersebut, menyatakan, "Program ini sangat bermanfaat dalam membantu kesekretariatan dan pengarsipan surat di Desa Warugunung. Dengan digitalisasi, proses pengelolaan data menjadi lebih efisien dan akurat."

Pendampingan ini dilaksanakan pada hari Kamis (11/07/2024), diawali dengan pelatihan intensif kepada sekretaris desa dan staf administrasi, yang bertujuan untuk memudahkan mereka dalam menggunakan Microsoft Excel untuk pengelolaan arsip. Aplikasi yang dirancang khusus ini memfasilitasi pencatatan, pengelompokan, dan pencarian arsip surat dengan cepat dan tepat. Hal ini mengurangi waktu dan tenaga yang sebelumnya dibutuhkan dalam proses manual.

Sekretaris Desa Warugunung menyampaikan rasa terima kasihnya kepada sub kelompok 11 KKN Reguler 24 UNTAG Surabaya. "Pembuatan dan pengelolaan arsip surat desa menggunakan aplikasi berbasis virtual Microsoft Excel sangat membantu dan efektif. Kami sangat berterima kasih atas pendampingan yang diberikan, ini benar-benar memudahkan pekerjaan kami," ujarnya.

Deby Fitriani, ketua sub-kelompok 11, mengungkapkan bahwa program ini tidak hanya mempermudah administrasi desa, tetapi juga diharapkan menjadi model yang dapat direplikasi di desa-desa lain. "Kami berharap dengan adanya digitalisasi ini, Desa Warugunung dapat memberikan layanan publik yang lebih baik dan transparan, serta menjadi contoh bagi desa-desa lain dalam meningkatkan kualitas administrasi," tuturnya.

Program kerja pengabdian ini mencerminkan komitmen Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya dalam mendukung dan meningkatkan kualitas layanan publik di desa-desa. Dengan adanya digitalisasi arsip surat, Desa Warugunung kini dapat mengelola arsip dengan lebih efisien, akurat, dan transparan, yang tentunya akan berdampak positif pada pelayanan kepada masyarakat.