Peran Dokumentasi K3

Dokumen kerja adalah sebuah hasil dari kegiatan kerja yang ditulis setiap harinya, dokumen tersebut pasti selalu disimpan setiap selesainya dokumen tersebut. penyimpanan dokumen tidak hanya selalu dokumen kerja tetapi setiap kegiatan seperti dokumen maintenance barang, hasil test, dan kegiatan kerja yang terjadi pasti akan disimpan perusahaan. 

Dalam k3 pencataan dokumen disebut safety continuous daily recording (SCDR) atau dokumentasi harian keselamatan kerja secara berkelanjutan.

Laporan keselamatan kerja merupakan kumpulan hasil pencapaian dari implementasi kegiatan keselamatan kerja setiap harinya dalam periode tertentu, hal ini menunjukkan kriteria lagging (ketertinggalan) dan leading (kepemimpinan) untuk diukur antara target dan pencaian. 

Laporan ini dibuat dengan format dokumen tertentu yang distandarkan dan disetujui oleh pimpinan suatu perusahaan.

Dokumentasi adalah kumpulan data untuk mengetahui jalannya sistem, memberi penejelasan proses dan syarat-syarat pada organisasi, dan melihat keefektifan dari sistem tersebut. Organisasi harus menentukan, menyimpan, menjaga dan membenahi Sistem Manajemen K3. Ada 3 jenis dokumentasi K3 yaitu:

• Manual: Manual dibuat untuk menjabarkan interaksi proses-proses dalam Sistem Manajemen K3. Kita dapat menggunakan proses yang di petakan dan dijelaskan sebagai pegangan. Manual menguraikan kebijakan dasar dari penerapan Sistem Manajemen K3 yang disesuaikan dengan klausul dalam OHSAS 18000 atau Permenaker 05/Men/1996.
• Prosedur: Prosedur adalah penjabaran secara detail dari aktivitas dalam perusahaan. Proses dalam Sistem Manajemen K3 harus dijelaskan secara detail mulai dari aturannya, pelaksana, dan ruang lingkup proses, setelah itu dapat menentukaan prosedur yang akan dibuat. Baiknya dala pebentukan Prosedur semua dijabarkan secara jelas agar semua pelakana dapat memahami prosedur tersebut.
• Instruksi Kerja: Instruksi Kerja digunakan untuk menjelaskan bagaimana cara pengoperasian alat-alat dan mesin. Intruksi kerja bersifat lebih teknis karena instruksi kerja harus dijelaskan secara tahapan aktivitas secara berurutan. Instruksi Kerja harus berada di tempat dimana aktivitas pengoperasian dilakukan, biasanya ditempelkan di dekat mesin atau peralatan yang digunakan.

Perusahaan mendata dan mengumpulkan ringkasan dokumentasi untuk:

• Menggabungan kebijakan K3, tujuan K3 dan sasaran K3 secara beraturan
• Menjabarkan tujuan K3 dan sasaran K3
• Mendokumentasikan peranan, tanggung jawab dan prosedur
• Menjelaskan unsur SMK3 telah diterapkan dalam perusahaan.

Dokumentasi sistem manajemen K3 harus mencakup:

• Kebijakan dan objektif K3
• Penjabaran Ruang lingkup sistem manajemen K3
• Dokumen termasuk dokumentasi dari persyaratkan OHSAS 18001;
• Dokumen termasuk data-data perencanaan yang efektif, pengoperasi dan pengendalian proses yang berkaitan dengan manajemen resiko K3.

Adapun dalam membuat dokumen, harus mengacu pada criteria minimum yaitu tanggal terbit, tanggung jawab, persetujuan, judul dokumen, nomor dokumen, nomor revisi, tujuan pembuatan dokumen, ruang lingkup, referensi, definisi, halaman, dan uraian dokumen.

Dokumen berguna sebagai panduan dalam pelaksanaan Sistem Manajemen K3 di perusahaan. Tanpa dokumen maka aktivitas-aktivitas berjalan tanpa arah yang jelas. Sedangkan rekaman mungkin merupakan satu-satunya bukti bahwa sistem telah dilaksanakan sesuai dengan dokumen yang ada. 

Karena itu semua dokumen dan rekaman yang penting dalam sistem manajemen k3 harus diidentifikasi dan dikendalikan. Dokumentasi yang efektif dan efisien adalah dokumen yang memiliki data lengkap dan dibuat seminimal mungkin.