RUPS adalah organ Perseroan Terbatas yang memiliki kewenangan ekslusif yang tidak diberikan kepada Direksi dan Dewan Komisaris. Kewenangan RUPS, bentuk dan luasannya, ditentukan dalam Undang-Undang Perseroan Terbatas dan Anggaran Dasar Perseroan.
Dalam bentuk kongkret-nya RUPS merupakan sebuah forum, dimana para pemegang saham memiliki kewenangan untuk memperoleh keterangan-keterangan mengenai Perseroan, baik dari Direksi maupun Dewan Komisaris. Keterangan-keterangan itu merupakan landasan bagi RUPS untuk menentukan kebijakan dan langkah strategis Perseroan dalam mengambil keputusan sebagai sebuah badan hukum. Dalam forum RUPS, mekanisme penyampaian keterangan dan keputusan itu disusun secara teratur dan sistematis sesuai agendanya. Dalam forum RUPS, para peserta tidak dapat memberikan keterangan dan keputusan diluar agenda rapat – kecuali RUPS itu dihadiri oleh semua pemegang saham dan mereka menyetujui penambahan agenda rapat itu dengan suara bulat.
Sebagai sebuah forum, pada prinsipnya RUPS harus diselenggarakan di Indonesia. Penyelenggaraan itu dilakukan di tempat kedudukan Perseroan atau di tempat Perseroan melakukan kegiatan utamanya. Selain di tempat Perseroan, RUPS juga dapat diselenggarakan melalui media elektronik, misalnya media telekonferensi atau video konferensi. Semua peserta RUPS yang diselenggarakan dengan media elektronik harus bisa saling melihat dan mendengar secara langsung serta berpartisipasi di dalam rapat. Meskipun sifatnya telekonferensi, RUPS itu juga harus dibuatkan risalah rapatnya dan ditandatangani oleh semua peserta rapat.
Jenis RUPS dapat terdiri dari RUPS Tahunan dan RUPS Lainnya. RUPS Tahunan wajib diselenggarakan Direksi minimal 6 bulan setelah tahun buku Perseroan berakhir. Dalam RUPS Tahunan, Direksi mengajukan semua dokumen dari laporan tahunan Perseroan. RUPS Lainnya dapat diadakan setiap waktu berdasarkan kebutuhan untuk kepentingan Perseroan.
Permintaan Diadakannya RUPS
Sebelum diselenggarakannya RUPS, terlebih dahulu dilakukan Pemanggilan RUPS, dan sebelum Pemanggilan RUPS para pemegang saham yang memiliki hak suara mengajukan Permintaan RUPS. Permintaan diadakannya RUPS dilakukan dengan surat tercatat beserta alasannya kepada Direksi – dan tembusannya disampaikan kepada Dewan Komisaris. Setelah Direksi menerima surat tercatat, selanjutnya Direksi wajib melakukan Pemanggilan RUPS. Pemanggilan itu dilakukan dalam jangka waktu 15 hari sejak tanggal permintaan dengan surat tercatat itu diterima oleh Direksi.
Ada kalanya Direksi tidak melakukan Pemanggilan RUPS dalam jangka waktu yang telah ditentukan – 15 hari sejak menerima surat tercatat. Jika Direksi tidak juga melakukan Pemanggilan RUPS dalam batas waktu itu, maka permintaan diadakannya RUPS diajukan kembali dengan surat tercatat oleh pemegang saham, namun kali ini bukan kepada Direksi melainkan kepada Dewan Komisaris. Selanjutnya, Dewan Komisaris yang melakukan Pemanggilan RUPS – juga dengan jangka waktu 15 hari sejak penerimaan surat tercatat.
Ada kemungkinan juga baik Direksi maupun Dewan Komisaris, setelah diajukannya Permintaan RUPS oleh pemegang saham, tidak melakukan Pemanggilan RUPS. Jika hal ini yang terjadi maka pemegang saham dapat mengajukan permohonan itu sekali lagi melalui pengadilan. Kepada ketua pengadilan negeri yang daerah hukumnya meliputi tempat kedudukan Perseroan, pemegang saham mengajukan permohonan untuk dibuat penetapan pengadilan agar: memberikan izin kepada pemohon (pemegang saham) untuk melakukan sendiri Pemanggilan RUPS. Pengadilan, setelah mempelajari keterangan dan bukti dari pemegang saham, Direksi dan Dewan Komisaris, selanjutnya menetapkan pemberian izin penyelenggaraan RUPS. Permohonan dapat ditolak jika pemegang saham tidak dapat membuktikan alasannya – persyaratan dan kepentingannya.
Pemanggilan RUPS
Pemanggilan RUPS dilakukan oleh Direksi kepada para pemegang saham – atau oleh Dewan Komisaris dan pemegang saham sendiri dalam hal Direksi tidak melaksanakan pemanggilan. Pemanggilan RUPS dilakukan dalam jangka waktu paling lambat 14 hari sebelum RUPS diselenggrakan. Selain dengan surat tercatat, pemanggilan RUPS dapat juga dilakukan melalui surat kabar. Dalam pemanggilan itu harus dicantumkan “tanggal”, “waktu”, “tempat”, dan “agenda” rapat. Selain deskripsi rapat,dalam pemanggilan juga wajib disertakanpemberitahuan bahwa bahan yang akan dibicarakan dalam RUPS telah tersedia di kantor Perseroan sejak tanggal pemanggilan sampai dengan RUPS diadakan. Perseroan wajib memberikan salinan bahan tersebut kepada pemegang saham secara cuma-cuma jika diminta.
Hak Suara Pemegang Saham dalam RUPS