Pendekatan kontingensi adalah pendekatan yang berusaha untuk menggambarkan karakteristik situasi dan follower dan memeriksa gaya kepemimpinan yang dapat digunakan secara efektif (Daft 2018, 68). Pendekatan kontingensi dikembangkan oleh berbagai pelaku usaha dalam berbagai bidang keahlian, seperti manajer, konsultan dan peneliti.
Kontingensi berarti bahwa satu hal tergantung pada hal-hal lain, dan agar seorang pemimpin menjadi efektif harus ada kesesuaian yang tepat antara perilaku dan gaya pemimpin dengan kondisi situasi.
Kinerja dan kesuksesan pemimpin tidak hanya bergantung pada kualitas atau metodenya, tetapi juga pada situasi dimana gaya kepemimpinan itu bekerja. Ada argument bahwa setiap jenis kepemimpinan diperlukan pada masanya. Artinya, gaya kepemimpinan tertentu diperlukan pada situasi tertentu dan tidak cocok pada situasi yang lain. Gaya kepemimpinan yang berhasil dalam satu situasi mungkin tidak berhasil dalam situasi lain.
Tidak ada satu gaya kepemimpinan yang terbaik, semuanya tergantung pada situasi dan kondisi tertentu. Pemimpin akan paling efektif ketika gaya kepemimpinannya paling sesuai dengan situasi yang dihadapi. Dalam sebuah perusahaan situasi tersebut bisa terkait dengan karakteristik kelompok seperti tingkat pengalaman bawahan dan sifat tugas kelompok misalnya apakah terstruktur dengan jelas atau tidak.
Dasar dari pendekatan kontingensi cukup sederhana. Dikatakan bahwa orang-orang dengan kemampuan yang berbeda dapat tampil lebih baik di bidangnya masing-masing. Misalnya, seseorang dengan semua keterampilan, pendidikan, dan pelatihan yang relevan dalam penjualan kosmetik akan terbukti lebih berhasil di bidang pemasaran kosmetik daripada produksi laptop.
Demikian pula, seorang manajer memiliki seperangkat keterampilan, kemampuan, cara, pengalaman, dan preferensinya sendiri yang mungkin tidak berhasil secara universal dalam semua peran kepemimpinan.
Pendekatan kontingensi muncul dari asumsi dasar pendekatan pandangan umum atau universalistic approach yang menyatakan bahwa suatu sistem pengendalian bisa diterapkan dalam karakteristik perusahaan apapun dan dalam kondisi lingkungan di mana saja.
Pendekatan ini juga bermanfaat bagi organisasi karena potensi untuk belajar dari situasi tertentu dan menggunakan pelajaran ini untuk mempeengaruhi manajemen masa depan dari situasi yang sama atau serupa. Pendekatan ini juga dapat menghasilkan pemimpin yang lebih berpengetahuan luas yang mampu mengembangkan keterampilan mereka di berbagai bidang.
Pendekatan kontingensi mengemukakan gagasan bahwa keberhasilan seorang pemimpin bergantung pada situasi spesifik yang dihadapi. Faktor-faktor tertentu ikut berperan dalam menentukan apakah seorang leader bergantung pada situasi spesifik yang dihadapi atau tidak. Faktor-faktor tersebut meliputi tugas, kepribadian pemimpin dan komposisi kelompok yang akan dipimpin.
Asumsi dasarnya adalah bahwa kepemimpinan yang sukses atau gagal itu bersifat situasional. Pendekatan kepemimpinan kontingensi memfokuskan perhatian yang lebih luas, yakni pada aspek-aspek keterkaitan antara kondisi atau variabel situasional dengan watak atau tingkah laku dan kriteria kinerja pemimpin.