Microsoft Excel adalah tools yang sangat fleksibel untuk dibentuk menjadi berbagai macam hal yang dapat membantu kita dalam kehidupan sehari-hari, termasuk dan terutama dalam pekerjaan dan bisnis. Pada artikel-artikel sebelumnya melalui media ini, saya sudah banyak membahas mengenai aplikasi excel dalam berbagai area yang ada di dalam operasional dan manajemen sebuah perusahaan menengah dan besar.
Excel sendiri juga sangat mampu dibentuk untuk usaha yang berskala UMKM, dengan kapabilitas Excel untuk membantu bisnis dengan jenis ini menjadi sangat luas dan bisa terlibat dalam beberapa area yang terintegrasi. Data yang dimiliki oleh bisnis UMKM biasanya belum terlalu banyak dan hal ini menjadikan Excel menjadi solusi ideal memiliki database kecil untuk bisnis UMKM serta integrasi data-data tersebut untuk area-area bisnisnya. Berdasarkan pengalaman membuatkan program excel UMKM untuk beberapa klien, yang biasanya dibentuk dan diintegrasikan oleh Excel sendiri untuk bisnis jenis ini adalah terutama di bagian manajemen persediaan, penjualan, serta finansial.
Dalam bagian manajemen persediaan untuk UMKM dalam program excel, hal yang paling penting untuk diperhatikan sendiri biasanya adalah integrasinya nanti dengan penjualan dan penambahan persediaan serta jenis-jenis produk yang dimiliki, bagaimana caranya agar semuanya terintegrasi dalam satu wadah yang sangat memudahkan dan menghemat waktu dari pemilik UMKM untuk mengawasi dan mengontrolnya.
Dalam hal ini, biasanya pemilik UMKM memiliki sheet-sheet khusus untuk mengawasi manajemen persediaan berdasarkan karyawan yang memasukkan data penjualan dan penambahan persediaan yang didapatkannya setiap hari, serta mungkin memberikan peringatan mengenai kapan karyawan harus melakukan penambahan persediaan tersebut. Dalam hal ini, yang seringkali diperlukan adalah pembagian peran dalam program Excel untuk karyawan dan owner (menggunakan VBA dan password sheet) serta fungsi formula penambahan dan pengurangan yang terintegrasi antar sheet. Selain itu, keahlian membangun dashboard data serta userform juga diperlukan agar membuat program excel bagian manajemen persediaan UMKM ini jauh lebih mudah digunakan oleh user.
Dalam bagian manajemen penjualan untuk UMKM dalam program excel, hal yang seringkali perlu dicatat adalah mengenai histori dari penjualan. Histori itu sendiri bisa terdiri dari data detail pelanggan yang membeli, jenis dan kuantitas produk yang dibeli, serta situasi kapan dan di mana transaksi tersebut terjadi. Hal ini menjadi penting sehingga UMKM bisa mengembangkan usahanya dengan dasar data pelanggan, untuk kemudian bisa dilakukan cross sellingdan up selling, menentukan kapan dan di mana yang tepat bagi UMKM tersebut untuk melakukan promosi, serta mungkin melihat tren penjualan dan apakah keputusan manajemen penjualan yang dilakukan sudah tepat atau belum.
Kesemuanya itu nantinya akan diolah oleh program excel yang sudah dibuat menjadi suatu data yang memberikan arti bagi pemilik bisnis sebagai dasar untuk mengambil keputusan penjualan dalam periode-periode ke depan. Selain itu, data keuangan yang didapatkan dari penjualan ini nanti akan tersimpan dalam bagian finansial yang akan kita bahas di paragraph selanjutnya.
Dalam bagian manajemen keuangan untuk UMKM dalam program excel, penampilan data dari pengolahannya menurut saya adalah salah satu hal yang paling penting agar bisa membuat data finansial yang dimiliki menjadi sesuatu yang sangat berguna. Penampilan data tersebut bisa dibantu melalui banyaknya formula dan VBA dalam excel yang dapat membantu memformulasikan data mentah finansial ke dalam rasio-rasio atau mungkin bentuk pembukuan dan proyeksi yang diinginkan secara cepat dan real time.
Banyaknya pembukuan, perhitungan rasio ekonomi, dan proyeksi yang bisa dihasilkan oleh suatu program excel yang dibentuk dengan baik menjadi pilihan bagi para pelaku UMKM yang ingin mengambil indikasi finansial yang lebih jauh untuk bisnis yang mereka miliki. Selain itu, jangan lupa bahwa masukan data yang detail untuk pemasukan dan pengeluaran uang dalam bisnis UMKM tersebut serta pencatatan berkala aset dan utang yang dimiliki menjadi penting untuk selalu diberikan dalam program excel yang sudah dibuat. Untuk itu, mungkin diperlukan semacam form juga agar masukan yang diberikan bisa tepat untuk diolah ke dalam program excel tersebut.
Masih banyak sekali area UMKM yang bisa disentuh oleh program excel terformulasi untuk memaksimalkan operasional bisnis selain tiga utama yang disebutkan di atas, seperti pemasaran, produksi, pengaturan karyawan, dsb. Tertarik untuk mempelajari lebih jauh mengenai sistem berbasis excel untuk menunjang bisnis yang dilakukan oleh suatu UMKM atau mungkin mempelajari hal lainnya yang bisa ditingkatkan produktifitas dan integrasinya melalui program berbasis Excel? Silahkan kunjungi Compute Expert atau email ke compute.group@gmail.com, terbuka bagi yang ingin diskusi atau konsultasi mengenai program berbasis Excel tersebut.
Bagaimana menurut Anda sendiri mengenai praktek program berbasis Excel untuk peningkatan produktifitas di berbagai area bisnis? Silahkan email ke compute.group@gmail.com juga atau komentari artikel ini untuk diskusi.