TEGAL (11/08/2023)- Menurut Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Pemeliharaan Arsip Dinamis adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya yang meliputi kegiatan pemberkasan dan penyimpanan Arsip Aktif, penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif, dan Alih Media Arsip.
Sugiarto (1997:86) mengemukakan, bahwa perawatan arsip adalah usaha penjaga agar benda arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah rusak. Kerusakan yang paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air dan terbakar.
Mengingat betapa pentingnya arsip sebagai memori bangsa, maka sudah tentu perlu diselamatkan dari kerusakan dan kemusnahan, Oleh sebab itu pemeliharaan arsip memliki peran yang sangat penting. Namun demikian pemeliharaan arsip memerlukan suatu dukungan dari berbagai pihak, disamping memerlukan sarana dan prasarana yang memadai.
Kemudian yang tidak kalah pentingnya adalah koordinasi antar unit kerja yang memiliki keterkaitan dan keterlibatan secara langsung dalam penggunaan arsip.
Sebab tanpa adanya koordinasi ini, tujuan memelihara arsip untuk menyelamatkan informasi tidak akan tercapai. Seperti hilangnya suatu dokumen akibat kurangnya pengawasan terhadap pengguna arsip yang secara bebas mengambil arsip tanpa koordinasi dengan petugas pemeliharaan. Hal tersebut enyebabkan kehilangan bukti otentik sejarah perjalanan bangsa, dan generasi pelanjut akan terputus informasi dengan generasi sebelumnya.
Seperti halnya yang terjadi pada arsip pemerintah Desa Balamoa, Pemeliharaan dan perawatan arsipnya masih terbilang belum sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang ada.
Penyimpanan arsip tidak menggunakan lemari besi arsip tetapi hanya diletakan dan ditumpuk pada kursi biasa. Contoh permasalahan yang terjadi adalah arsip inaktif nya tidak di ketahui karena beberapa arsip yang hilang. Permasalahan ini terjadi karena kurangnya kesadaran perangkat desa akan pentingnya pemeliharaan dan perawatan arsip.
Dari permasalahan tersebut Mahasiswa Tim II KKN Undip 2023, Cantika Quinnina Maharani (Prodi D4 Informasi dan Hubungan Masyarakat) melakukan program kerja monodisiplin dengan membuatkan modul Pemeliharaan dan Perawatan Arsip dengan perpedoman pada peraturan perundangan-undangan kearsipan dan peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Penulis : Cantika Quinnina Maharani
DPL : Maharani Patria Ratna, S.S., M.Hum