Mahasiswa TIM II KKN UNDIP & DISPUSAR Kabupaten Tegal Gelar Pendampingan Arsip

TEGAL, (10/08/23)- Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip dinamis Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam, yaitu:

Arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja. Contohnya pada surat masuk dan surat keluar

Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. Contohnya seperti dokumen ktp dan dokumen kk warga desa

Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Contohnya SK.

Menurut sedarmayanti (2003:93) yang dimaksud dengan sistem penataan arsip atau biasa disebut dengan Filling System adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan sistematis dan logis menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Penataan arsip di Pemerintahan Desa Balamoa masih terbilang belum maksimal karena tidak adanya tempat untuk penyimpanan arsip nya dan pencatatannya masih menggunakan metode manual dengan buku agenda. Penyimpanan arsip tidak diberi nomor arsip/kode klasifikasi pada arsipnya, sehingga menyulitkan untuk temu balik arsip nya. Adanya permasalahan ini Mahasiswa Tim II KKN Undip 2023, Cantika Quinnina Maharani (Prodi D4 Informasi dan Hubungan Masyarakat) melaksanakan Program Kerja Monodisiplin Pendampingan Penataan arsip dan penomoran arsip bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tegal. Pendampingan dilakukan bersama beberapa Perangkat desa dan mahasiswa KKN di Balai Desa Balamoa. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tegal juga memberikan beberapa box arsip dan map gantung guna membantu pembenahan arsip pemerintah Desa Balamoa

Berjalannya program kerja ini bertujuan agar penataan arsip dan penomoran arsip pemerintah Desa Balamoa terbenahi dan menjadi lebih tertata, tercipta sistem penyimpanan yang efektif dan efisien dan serta memudahkan perangkat desa dalam penemuan kembali arsip inaktif apabila suatu saat digunakan kembali.

Pelaksanaan pendampingan arsip oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tegal Kepada Perangkat Desa Balamoa

Foto Bersama Dinas Perpustkaan dan Kearsipan Kabupaten Tegal dan Perangkat Desa Balamoa

Penulis : Cantika Quinnina Maharani

DPL     : Maharani Patria Ratna, S.S., M.Hum.