Banyak orang tidak mengetahui apa yang menyebabkan sebuah acara bisa sukses atau pun gagal, kalau ia tidak pernah melaksanakan sebuah acara apapun. Acara sekecil apa saja dalam pelaksanaannya perlu dilakukan dengan baik, tertib dan terencana. Apalagi jika acara tersebut tergolong besar dan mengundang orang (tamu) dalam jumlah banyak, maka sudah seharusnya dipersiapkan secara matang sebelum dilaksanakan.
Untuk mewujudkan terselenggaranya sebuah acara dengan sukses, dewasa ini banyak perusahaan yang menawarkan jasa penyelenggaraan acara atau lebih dikenal dengan istilah event organizer (EO) kepada siapa saja yang membutuhkan. Para praktisi EO mengemas kemampuan mereka dalam mengelola pelaksanaan sebuah acara menjadi suatu peluang bisnis yang menguntungkan.
Jika kita melihat kecenderungan di kota-kota besar, masyarakat urban sudah sangat mengenal dengan jasa EO tersebut, bahkan kerap kali mereka menggunakan jasa EO dalam menyukseskan acara-acara penting yang mereka adakan. Mulai dari acara keluarga, acara bisnis (perusahaan), acara keagamaan, hingga acara lburan dan wisata.
Keberadaan pihak EO dibalik penyelenggaraan sebuah acara sangat mempengaruhi tingkat sukses atau gagal acara tertentu. Jika kompetensi EO sangat baik dan memiliki pengalaman yang banyak (jam terbang) dalam menangani proyek penyelenggaraan acara, maka hampir dapat dipastikan acara tersebut akan terlaksana dengan baik (sukses), sesuai dengan harapan.
Namun sebaliknya, kapasitas kompetensi EO rendah, maka potensi kegagalan penyelenggaraan sebuah acara sangat besar, apalagi jika EO belum memiliki pengalaman yang banyak tentang dunia penyelenggaraan acara.
Agar dalam mengelola sebuah penyelenggaraan acara tidak mengalami kegagalan, maka pihak EO perlu melakukan sebuah perencanaan dengan baik sebelum acara tersebut dilaksanakan. Hal ini dimaksudkan agar seluruh persiapan dapat dilakukan dengan matang untuk menghindari berbagai kemungkinan buruk yang mungkin dapat terjadi.
Dengan demikian tingkat kegagalan dapat dikelola secara lebih hati-hati dan dapat pula disiapkan berbagai langkah-langkah antisipasi. Inilah salah satu poin penting yang perlu mendapatkan perhatian dari praktisi atau pelaku EO dalam meningkatkan kapasitas profesionalisme mereka dalam industri EO.
Dokumentasi Pribadi
Dalam rangka menyebarkan pengetahuan EO ditengah-tengah masyarakat, agar mereka lebih mengenal seluk beluk dunia EO. Politeknik Kutaraja Banda Aceh menggelar pelatihan singkat yang dilaksanakan di Auditorium kampus tersebut hari ini Sabtu, 21-07-2018, dengan menghadirkan pemateri tunggal praktisi EO Ismail, SE.,MM dari Jakarta (lama tinggal di Jakarta).Acara yang dibuka oleh Wakil Direktur I Bidang Akademik Bapak Syamsul Rizal, SE.,MM tersebut, pemateri menjelaskan dasar-dasar EO bagi 100-an orang peserta yang hadir dari berbagai kalangan.
Menurut Ismail seorang EO harus memiliki kemampuan manajemen pengelolaan sebuah acara dengan baik, mempunyai pengalaman, relasi yang luas, dan yang paling penting adalah mereka memiliki kreativitas yang tinggi.
Ismail beralasan jika seorang EO tidak dapat menampilkan sesuatu yang baru dan menarik dalam menyelenggarakan sebuah acara, maka membuat acara tersebut monoton dan membosankan. Kondisi ini bisa berdampak tidak adanya kesan mendalam dibenak tamu para undangan yang menghadiri acara tersebut.