Kegiatan kesiapsiagaan itu juga berfungsi sebagai rencana cadangan (kontinjensi/contingency plan) bila akhirnya sebuah ancaman bahaya benar-benar menjadi nyata. Rencana Kesiapsiagaan dibuat bukan pada saat bahaya muncul tetapi saat sebelum ancaman bencana terjadi. Rencana tersebut lebih merupakan tindakan antisipatif jika suatu saat ancaman bahaya benar-benar muncul. Rencana tersebut merefleksikan sikap kita yang siap (prepared) terhadap ancaman bahaya yang akan datang, maupun juga sikap yang siaga (ready) bila saatnya nanti ancaman bahaya menjadi kenyataan.. Dalam bahasa yang sederhana kesiapsiagaan seperti pepatah "sedia payung sebelum hujan".
Macam-Macam Aktivitas Kesiapsiagaan (9 Aspek Aktivitas)Secara keseluruhan, Kesiapsiagaan dalam menghadapi bencana dapat dikategorikan dalam beberapa aspek berupa sembilan aktivitas sebagai berikut (disertai contoh dengan ilustrasi anak sekolah) :
1. Pengukuran Awal(Contohnya : anak mengenali kemampuan dan kesulitan belajarnya, waktu yang tepat untuk belajar, cara belajar yang efektif) proses yang dinamis antara masyarakat dan lembaga yang ada untuk :
- Melakukan pengukuran awal terhadap Risiko Bencana (bahaya dan kerentanan)
- Membuat sumber data yang fokus pada bahaya potensial yang mungkin memberikan pengaruh
- Mengantisipasi kebutuhan yang muncul dan sumber daya yang tersedia
2. Perencanaan(Contohnya : anak memiliki rencana dan strategi untuk belajar) Merupakan proses untuk :
- Memperjelas tujuan dan arah aktivitas kesiapsiagaan
- Mengidentifikasi tugas-tugas maupun tanggungjawab secara lebih spesifik baik oleh masyarakat ataupun lembaga dalam situasi darurat
- Melibatkan organisasi yang ada di masyarakat (grassroots), LSM, pemerintahan lokal maupun nasional, lembaga donor yang memiliki komitmen jangka panjang di area yang rentan tersebut
3. Rencana Institusional(Contohnya : anak melakukan belajar kelompok, cari sumber belajar lain, buat waktu belajar dan berjanji sama orang tua untuk menepatinya) koordinasi baik secara vertikal maupun horizontal antara masyarakat dan lembaga yang akan menghindarkan pembentukan struktur kelembagaan yang baru dalam kesiapsiagaan menghadapi bencana, melainkan saling bekerjasama dalam mengembangkan jaringan dan sistem.
- Mengukur kekuatan dari komunitas dan struktur yang tersedia
- Mencerminkan tangungjawab terhadap keahlian yang ada
- Memperjelas tugas dan tanggungjawab secara lugas dan sesuai
4. Sistem Informasi(Contohnya : selalu berhubungan dan tukar informasi dengan teman serta menguasai semua media untuk komunikasi). Mengkoordinasikan peralatan yang dapat mengumpulkan sekaligus menyebarkanperingatan awal mengenai bencana dan hasil pengukuran terhadap kerentanan yang ada baik di dalam lembaga maupun antar organisasi yang terlibat kepada masyarakat luas.
5. Pusat Sumber Daya(Contohnya : mempersiapkan bahan-bahan belajar, buku-buku dan catatan-catatan sekolah juga kemampuan mengakses sumber belajar seperti internet atau bertanya pada orang yang tahu misalnya saudara, orang tua atau guru). Melakukan antisipasi terhadap bantuan dan pemulihan yang dibutuhkan secara terbuka dan menggunakan pengaturan yang spesifik. Perjanjian atau pencatatan tertulis sebaiknya dilakukan untuk memastikan barang dan jasa yang dibutuhkan memang tersedia, termasuk :
- Dana bantuan bencana
- Perencanaan dana bencana
- Mekanisme kordinasi peralatan yang ada
- Penyimpanan
6. Sistem Peringatan(Contohnya: membuat jadwal yang jelas untuk belajar sesuai jadwal ujian dan punya mekanisme yang jelas dengan teman teman untuk saling mengingatkan) Harus dikembangkan sebuah cara yang efektif dalam menyampaikan peringatan kepada masyarakat luas meskipun tidak tersedia sistem komunikasi yang memadai. Sebagai pelengkap, masyarakat internasional juga harus diberikan peringatan mengenai bahaya yang akan terjadi yang memungkinkan masuknya bantuan secara internasional.
7. Mekanisme Respon(Contohnya : mengenali respon terhadap tekanan akan ujian dan bagaimana mengatasinya, misalnya membuat manajemen stress yang baik). Respon yang akan muncul terhadap terjadinya bencana akan sangat banyak dan datang dari daerah yang luas cakupannya sehingga harus dipertimbangkan serta disesuaikan dengan rencana kesiapsiagaan. Perlu juga dikomunikasikan kepada masyarakat yang akan terlibat dalam koordinasi dan berpartisipasi pada saat muncul bahaya.
8. Pelatihan Dan Pendidikan Terhadap Masyarakat(Contohnya : mengikuti les tambahan atau belajar tambahan dan bergabung dengan lembaga bimbingan belajar). Dari berbagai jenis program pengetahuan mengenai bencana, mereka yang terkena ancaman bencana seharusnya mempelajari dan mengetahui hal-hal apa saja yang diharapkan dan apa yang harus dilakukan pada saat bencana tiba. Sebaiknya fasilitator program pelatihan dan pendidikan sistem peringatan ini juga mempelajari kebiasaan serta permasalahan yang ada di masyarakat setempat serta kemungkinan munculnya perbedaan/pertentangan yang terjadi dalam penerapan rencana.