Administrasi sekolah adalah salah satu hal penting dalam penyelenggaraan pendidikan. Administrasi sekolah merupakan proses pengelolaan, mulai dari pengendalian, pengurusan dan pengaturan berbagai cara atau usaha agar tujuan sekolah bisa terlaksana.
Dengan banyaknya aktivitas administrasi maka diperlukan pengelolaan yang baik untuk memberikan pelayanan dan menghasilkan kinerja yang efektif dan efisien. Ketepatan, keakuratan dan kecepatan penyajian data/informasi merupakan faktor penting dalam mengelola administrasi yang baik. Salah satu sumber informasi penting pada sekolah adalah arsip peserta didik. Arsip peserta didik meliputi: data siswa, orang tua, alamat siswa, pekerjaan dan penghasilan orang tua, prestasi, riwayat tumbuh kembang dan sebagainya.
Arsip dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk mengingatkan mengenai suatu masalah dan sebagai sumber dokumentasi untuk membuat atau mengambil keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang sedang dihadapi. Oleh karena itu perlu adanya pengelolaan arsip agar keberadaan arsip tersebut terjaga sejak penciptaan sampai dengan penyusutan. Pengelolaan arsip dilakukan untuk menjamin ketersediaan data yang autentik sebagai alat bukti yang sah. Ketersediaan arsip yang benar akan memberi dampak positif bagi pelaksanaan kegiatan pembelajaran di sekolah. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat disimpan dalam bentuk audio, video dan digital. Pengelolaan arsip elektronik sekolah akan memberikan banyak manfaat yaitu dapat memberikan pelayanan secara cepat, penyajian informasi dapat disajikan secara lengkap, dan adanya bukti pertanggungjawaban yang jelas.
Mengingat pentingnya pengelolaan arsip dan banyaknya manfaat pengarsipan elektronik maka tim dosen Politeknik Negeri Malang (POLINEMA) yang diketuai oleh Ibu Tatiana Kristianingsih, S.Sos., MAB melakukan Pengabdian pada Masyarakat (PPM) dengan memberikan bimbingan dan pelatihan penyimpanan arsip peserta didik dan sekolah secara elektronik yang kegiatan tersebut dilaksanakan di TK ABA 38 Malang. Dengan kegiatan ini diharapkan guru-guru dapat melakukan menyimpan dokumen peserta didik menggunakan kaidah pengarsipan yang benar dan menyimpan data tersebut dengan media elektronik. Kegiatan ini dimulai dengan melakukan edukasi atau penyuluhan terkait pengertian klasifikasi arsip, jenis-jenis arsip dan bagaimana mengelola dokumen tersebut dengan media elektronik. Rangkaian kegiatan penyuluhan dapat dilihat sebagai berikut:
Pada tahapan kedua,kegiatan diskusi. Tim PPM memberikan kesempatan pada ibu guru TK ABA 38 Malang untuk melakukan praktik klasifikasi dokumen-dokumen yang ada pada aktivitas sekolah. Klasifikasi dilakukan berdasarkan subjek yaitu :
- Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup Pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi
- Arsip Keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar
- Arsip Pemasaran, contoh: Surat penawaran, brosur PPDB, template banner, template spanduk.
- Daftar pendidikan, contohnya: tata tertib siswa, tata tertib guru kurikulum, daftar hadir siswa, raport dan dokumen tumbuh kembang,
Selanjutnya dilakukan presentasi dan diskusi hasil kasifikasi yang kemudian akan diberikan tanggapan oleh tim PPM seberti terlihat pada gambar berikut.
Tahapan ketiga adalah pendampingan, pada tahapan ini tim PPM memberikan kesempatan kepada para guru TK ABA 38 Malang untuk praktik langsung dimulai menyiapakan Google Drive dan melakukan foldering sesuai hasil diskusi klasifikasi dan penentuan jenis data. Pada kegiatan ini, tim PPM memilih studi kasus pengarsipan untuk persiapan akreditasi sehingga klasifikasi disesuaikan dengan kebutuhan tersebut. Folder akreditasi dibuat sesuai standar yaitu mulai standar 1 hingga 8 kemudian pada setiap folder dibuat sub folder sesuai klasifikasi indikator penilaian untuk memasukkan bukti-bukti akreditasi. Tahap akhir yaitu evaluasi, pada tahap ini perwakilan guru menyampaikan hasil pengarsipan data sekolah.
Kepala sekolah TK ABA 38 Malang, Ibu Baria Ulfah S,Pd menyatakan bahwa sangat terbantu dengan kehadiran tim PPM dari Politeknik Negeri Malang yang bertepatan dengan akan dilaksanakannya akreditasi di sekolah tersebut. Kedatangan tim PPM polinema dapat memberi ilmu terkait pengarsipan yang tepat dan aman. Beliau juga menyatakan dengan pengarsipan elektronik peserta didik data sekolah sangat mudah diakses kapanpun dan dimanapun.