Komunikasi dan Informasi dalam Organisasi

Ketika membicarakan tentang komunikasi dan informasi dalam organisasi, terlebih dahulu kita harus mengetahui definisi dari komunikasi, informasi dan organisasi. Kegiatan komunikasi bisa diartikan sebagai proses perpindahan informasi, telah ada sejak terbentuknya masyarakat dan telah menjadi bagian dari kehidupan kehari-hari manusia. Di sisi lain, pada hakikatnya komunikasi adalah sebuah fitrah pada diri manusia, selama manusia masih mempunyai naluri ingin tahu dan ingin menyampaikan sesuatu kepada sesamanya, maka selama itu akan tetap ada kegiatan komunikasi. Sebuah penelitian mengungkapkan bahwa 70% waktu bangun manusia digunakan untuk berkomunikasi (Rakhmat, 2003: vii).

Informasi dapat diartikan sebagai sekumpulan data atau fakta yang telah diolah sehingga dapat menambah pengetahuan bagi yang menerimanya.

Organisasi menurut Robbins (2001: 4) diartikan sebagai suatu unit (satuan) social yang dikoordinasikan dengan sadar, yang terdiri dari dua orang atau lebih, yang berfungsi atas dasar yang relatif terus menerus untuk meencapai suatu tujuan atau serangkaian tujuan bersama. Pace & Faules (2001: 11) mengemukakan bahwa terdapat dua pendekatan dalam memahami organisasi, pendekatan objektif dan pendekatan subjektif.

Menurut pendekatan objektif, organisasi merupakan sesuatu yang bersifat fisik dan kongkret, dan merupakan sebuah struktur dengan batas-batas yang pasti, sesuatu yang stabil. Istilah “organisasi” mengisyaratkan bahwa sesuatu yang nyata merangkum orang-orang, hubungan-hubungan, dan tujuan-tujuan. Sedangkan menurut pendekatan subjektif, memandang organisasi sebagai kegiatan yang dilakukan orang-orang, terdiri dari tindakan-tindakan, interaksi, dan transaksi yang melibatkan orang-orang. Kedua pendekatan tersebut, baik objektif maupun subjektif tidak hanya mempengaruhi cara pandang terhadap komunikasi organisasi, tapi juga dalam memahami aspek-aspek lainnya yang terkait dengan perilaku organisasi.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi menurut aspek fungsional (objektif)mempunyai definisi yaitu sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Sedangakan bila dilihat dari prespektif interpretative (subjektif), komunikasi organisasi dipandang sebagai proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organisasi. Komunikasi organisasi merupakan perilaku pengorganisasian yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu bertransaksi dan memberi makna atas apa yang terjadi (Pace & Faules, 2001: 31-33).

Pernyataan definitif yang lebih sederhana dikemukakan Arnold & Feldman (1986: 154) bahwa komunikasi organisasi merupakan pertukaran informasi diantara orang-orang di dalam organisasi, dimana prosesnya secara umum meliputi tahapan-tahapan: attention, comprehension, acceptance as true, dan retention.

Di Universitas , kita dapat melihat aliran informasi yang berpindah secara formal dari seseorang yang otoritasnya lebih tinggi kepada otoritasnya lebih rendah (komunikasi ke bawah), misalnya dari rektor selaku pimpinan universitas kepada wakil rektor/pembantu rektor. Kmudian informasi yang bergerk dari suatu jabatan yng otoritasnya lebih rendah kepada orang yang otoritasnya lebih tinggi (komunikasi ke atas), kaakanlah dari ketua jurusan kepada dekan fakultas. Selanjutnya, informasi yang bergerak diantara orang-orang dan jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya (komunikasi horizontal), misalnya komunikasi diantara para koordinatorbidang kajian/ketua program studi. Serta informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi atasan maupun bawahan satu dengan lainnya dan mereka menempati bagian fungsionalyang berbeda (komunikasi lintas saluran), misalnya komunikasi antara ketua jurusan A dengan dekan fakultas B. Atau aliran informasi yang mengalir secara informal dalam wujud desas-desus/selentingan (grapevine), misalnya desas-desus mengenai akan diterapkannya kebijakan jumlah hari dan jam kerja tenaga administratif di lingkungan universitas, dan sebagainya.