Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintah, atau masyarakat (UU Nomor 9 Tahun 2010).
Protokoler merupakan seluruh hal yang biasa mengatur suatu kegiatan yang meliputi kedinasan atau kantor maupun masyarakat. Protokoler biasanya merupakan kegiatan yang berkaitan dengan acara-acara yang bersifat formal atau diplomatik.
Aturan protokoler tersebut menjadi acuan pada institusi pemerintahan dan menjadi aturan yang universal. Protokoler mempunyai peran yang sangat penting dalam mengatur sebuah kegiatan agar berjalan dengan lancar, baik, dan tertib.
Protokoler harus mampu menjelaskan dan menjembatani keinginan dari berbagai pihak untuk mencapai suatu tujuan bersama. Dalam menyiapkan serangkaian kegiatan, petugas protokoler harus mampu memahami aturan-aturan keprotokolan dan mampu menjalankan fungsi-fungsi manajemen mulai dari planning, organizing, actuating, controlling, evaluating.
Dalam menjalankan sebuah kegiatan yang resmi maka membutuhkan petugas protokoler, berikut syarat-syarat untuk menjadi protokoler yaitu:
- Mempunyai pemahaman dan pengetahuan mengenai hubungan antar manusia
- Memiliki mental yang kuat dan kepribadian yang tangguh
- Cekatan dalam meguasai/memhami situasi
- Harus mampu mengambil keputusan yang cepat dan tepat
- Peka terhadap masalah yang timbul
- Harus memahami perasaan orang lain
- Memiliki sopan santun dan hormat pada setiap orang
- Harus pandai membawa diri serta harus selalu mawas diri
- Harus selalu rendah hati
- Berpenampilan rapi
- Pandai berbusana sesuai tempat/suasana
- Harus berbahasa dengan intonasi suara yang baik dan jelas
- Harus memiliki pemahaman tentang ketatausahaan dan unsur-unsur manajemen
- Mampu menguasai istilah-istilah kata dan mampu berbahasa asing
Syarat-syarat itulah merupakan kompetensi yang harus dimiliki oleh petugas protokoler dari harus memiliki pemahaman, pengetahuan, serta kemampuan yang ada di ketentuan berlaku dalam keprotokolan.
