Arsip adalah bagian penting dari kehidupan organisasi karena ia menyimpan berbagai informasi tentang sejarah berdirinya organisasi dan bagaimana ia berkembang hingga saat ini. Hampir semua aspek organisasi hidup berkat arsip. (Saeroji et al., 2020). Selain itu, arsip juga mempunyai peranan penting dalam kehidupan keluarga. Arsip keluarga terkadang sulit ditemukan ketika diperlukan. Oleh karena itu, penulisan artikel ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan dan keterampilan tentang cara mengelola arsip keluarga secara efektif dan akurat, sehingga arsip keluarga dapat ditemukan dengan cepat ketika diperlukan.
Secara etimologi istilah arsip berasal dari Bahasa Yunani "Arche" yang berarti "pemulaan", kemudian dari kata "arche" berkembang menjadi "Ta Archia" yang berarti catatan, selanjutnya berubah menjadi "Archeon" yang berarti "Gedung pemerintahan".(etymonline.com). Berdasarkan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, arsip didefinisikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk yang dibuat dan diterima sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi pemasyarakatan, dan perseorangan.
Dewasa ini, masih banyak keluarga yang belum mengerti terkait arsip, padahal dokumen pribadi seharusnya disimpan di tempat yang mudah ditemukan. Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, pasal 72 (b) menyatakan bahwa masyarakat memiliki kewajiban untuk menjaga arsip perseorangan dan keluarga, dan bahwa "perorangan" adalah sumber arsip keluarga. Dengan demikian, arsip keluarga harus diperhatikan dan dikelola dengan baik.
Arsip keluarga terdiri dari beberapa jenis, diantaranya surat nikah, kartu keluarga, ijazah, akta kelahiran, sertifikat tanah, sertifikat rumah, Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB), dan bukti-bukti lainnya yang menunjukkan kepemilikan. Jenis arsip lainnya sangat berkaitan dengan bidang pekerjaan, seperti surat keputusan menjadi pegawai, surat keputusan naik pangkat dan jabatan, sebagainya. Sedangkan arsip yang berkaitan dengan kesehatan diantaranya rekam medis, kartu pasien, Kartu Badan Penyelenggaraan Jaminan Sosial atau BPJS, dan sebagainya.
Prinsip dasar pengelolaan arsip keluarga bertujuan agar setiap anggota keluarga dapat terlibat dalam mengelolanya. Proses pengelolaan arsip keluarga memiliki tahapan yang lebih sederhana, seperti penciptaan, penyimpanan, penggunaan, dan pengurangan atau penyusutan.
Peralatan dan Perlindungan untuk Penyimpanan dan Menemukan Arsip Kembali
Pertimbangan Pemilihan Peralatan dan Perlengkapan Arsip
Agar penyusunan dan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan baik sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan saat ini, pemilihan yang cukup teliti harus dilakukan sebelum menggunakan berbagai jenis alat arsip. Sebelum membuat keputusan tentang peralatan mana yang akan dibeli, beberapa faktor harus dipertimbangkan, diantaranya:
- Biaya yang tersedia.
- Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan.
- Jenis-jenis arsip yang akan disimpan (ukuran, jumlah, berat, nilai, dan sebagainya).