Banyak cara dalam menentukan job description. Tidak peduli dalam bentuk apa yang terpenting job description dapat memberikan penjelasan yang jelas tentang apa yang harus dilakukan si pemilik pekerjaan dan dalam konteks apa mereka melakukan aktivitas tersebut. Keempat pedoman umum untuk mempersiapkan job description yang efektif (Ungerson 1983) dapat di jelaskan seperti berikut:
- Job description haruslah sederhana.
Banyak job description yang begitu kompleks sehingga manajer dan karyawan menolak atau mengabaikannya. Sebenarnya, semua detail ini jarang diperlukan, tetapi penjelasan tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang teramat panjang dapat membingungkan pemilik pekerjaan.
-Job description tidak boleh melebih-lebihkan.
Akurasi merupakan kunci yang penting untuk membuat sebuah deskripsi pekerjaan yang baik. Tugas dan tanggung jawab mereka sering dilebih-lebihkan dengan memasukkan tugas dan pekerjaan yang tidak perlu atau dengan menggunakan bahasa yang berlebihan. Hal ini harus dihindari.
-Job description tidak boleh disamakan dengan profil orang.
Job description dan profil orang yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut berbeda dan harus dipisahkan. Job description yang berisi campuran informasi tentang pekerjaan dan pemegang pekerjaan yang ideal sering kali membingungkan pembuat job description.
-Job description harus dibuat bersama dan disepakati.
Job description sebaiknya tidak dibuat oleh pemegang posisi pekerjaan di atasnya ataupun ditulis oleh analis pekerjaan lainnya. Analis dapat melatih manajer untuk menyiapkan job description, tetapi tanggung jawab sepenuhnya terletak pada manajer dan si pemilik pekerjaan.
Job description merupakan salah satu langkah yang penting dalam proses berjalannya perusahaan. Hal ini dapat memberikan gambaran yang luas nan spesifik tentang tugas atau pekerjaan apa yang harus dilakukan oleh pemilik pekerjaan di setiap harinya. Dengan begitu, proses berjalannya perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya.