Untuk mempermudah komunikasi antar negara dalam berdiplomasi, tiap negara memiliki perwakilan diplomatik atau yang biasa dikenal dengan nama diplomat sebagai representasi negaranya masing-masing.[1]
Pada konsepnya, aktifitas diplomasi yang dilandaskan atas kepentingan nasional suatu negara bertujuan untuk membangun citra negara agar tampak baik. Karena dengan adanya citra baik tersebut maka, negara-negara lain akan bersedia untuk menjalin kerja sama .
Pasalnya, seorang diplomat memiliki peranan besar untuk merumuskan kebijakan luar negeri demi mencapai kesepakatan antar kedua belah pihak negara. Berhubungan dengan hal itu, seorang diplomat membutuhkan keahlian dalam bernegosiasi, penguasaan bahasa asing, berfikir kritis dalam menyikapi suatu permasalahan, dan kejujuran.
Dengan adanya keahlian tersebut, akan memudahkan diplomat untuk melaksanakan tugas-tugasnya mencakup peningkatan kerja sama antar negara, pencegahan terjadinya konflik, serta untuk menciptakan perdamaian dunia.
Pada hakikatnya, kesuksesan dan kegagalan perumusan kebijakan luar negeri suatu negara tergantung pada kemampuan seorang diplomat dalam menjalakan diplomasi demi tercapainya misi pada rezim tersebut.
Dalam Konvensi Wina tahun 1961 pasal 3 ayat (1), memuat beberapa misi diplomatik, yaitu:
1. Representing, dengan mewakili kepentingan nasional negara.
2. Protecting, dengan menjaga kedaulatan negara.
3. Promoting, mempromosikan citra negara untuk meningkatkan kerja sama negara, baik dalam bidang pariwisata, pendidikan, atau kebudayaan.
4. Informing of the sending state, membuat laporan secara rutin terkait kondisi dan pertumbuhan dalam bidang ekonomi, militer, serta ilmu pengetahuan.