Definisi Hutang
Semua perusahaan kecil maupun besar mempunyai utang dalam perusahaan yang dibentuknya. Hutang didefinisikan sebagai pengorbanan ekonomis yang mungkin timbul dimasa mendatang dari kewajiban organisasi sekarang untuk mentransfer aset atau memberikan jasa ke pihak lain di masa mendatang sebagai akibat transaksi atau kejadian di masa lalu (Mamduh M Hanafi, 2010:29).
Hutang menurut jangka waktunya dibagi menjadi 2 bagian yaitu hutang jangka panjang (hutang yang jangka waktu pelunasannya lebih dari satu tahun) dan hutang jangka pendek (hutang yang jangka waktu pelunasannya kurang dari satu tahun). Hutang dagang merupakan kewajiban perusahaan kepada pihak lain yang harus dipenuhi dalam jangka waktu yang singkat. Hutang dagang timbul karena transaksi pembelian barang maupun jasa secara kredit kepada vendor yang dilakukan oleh perusahaan.
Menurut Mulyadi (2010:342) ada dua metode pencatatan hutang yaitu Account Payable Procedure adalah catatan hutang berupa kartu hutang yang diselenggarakan untuk setiap kreditur yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah hutang, jumlah hutang yang sudah dibayar dan sisa hutang yang tersisa. Metode yang ke dua adalah Voucher Payable Procedure adalah voucher yang dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur dari pemasok.
Prosedur Pencatatan Kartu Hutang Di Unit Non Komersil PT PPI Cabang Cirebon
Kartu hutang adalah salah satu sarana yang ada di perusahaan untuk mencatat jumlah hutang yang dimiliki perusahaan kepada kreditur. Kartu hutang menyajikan penambahan dan kekurangan saldo hutang secara rinci, berikut alur prosedur pencatatan kartu hutang di PT PPI Cabang Cirebon
Penjelasan prosedur pencatatan kartu hutang di unit Non Komersil PT Perusahaan Perdagangan Indonesia adalah sebagai berikut:
1. Langkah pertama yang penulis lakukan untuk mencatat ke dalam kartu hutang adalah penulis meminta terlebih dahulu data rincian hutang yang dimiliki oleh perusahaan yang berisi nama komoditi/supplier, tanggal hutang, tanggal jatuh tempo, nomor Laporan Penerimaan Barang (LPB), nomor Program Pengadaan Barang (P2B), nomor invoice dan jumlah hutang yang kemudian dicatat di kartu berdasarkan perusahaan.
2. Setiap bulan akan dibuat buku harian pembelian yang berisi pembelian yang dilakukan perusahaan yang berisi nama komoditi/supplier, tanggal pembelian, nomor LPB, nomor P2B, nomor invoice dan jumlah hutang yang kemudian ditambahkan ke dalam kartu hutang
3. Setiap bulan juga perusahaan membuat buku harian memorial yang berisi nomor faktur, tanggal transaksi, jumlah hutang yang dibayarkan dan keterangan nama perusahaan dengan LPB dan P2B
4. Seluruh data telah tercatat di kartu hutang akan di beri tanda jika hutang tersebut sudah lunas
Kemampuan Berkomunikasi
Kemampuan berkomunikasi yang terjadi di tempat magang penulis antara lain saat atasan langsung penulis memberikan tugas kepada penulis dan menjelaskan nya terlebih dahulu, saat penulis bertanya mengenai tugas yang tidak dimengerti dan pertanyaan yang berhubungan dengan pembuatan laporan magang. Sehingga kemampuan berkomunikasi penulis yang berhubungan dengan pekerjaan terasah.
Menurut Dr. Sondang Siagian administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu yang telah ditentukan sebelumnya.
Selama magang penulis ditempatkan dibagian administrasi, yaitu bagian yang berhubungan dengan pencatatan hutang, piutang, persediaan, penjualan, pembelian dan penghitungan nota-nota secara manual dan memasukkan data kedalam komputer perusahaan. Yang dimana bagian administrasi ini sangat membutuhkan keterampilan dalam hal kefokusan, dan ketelitian.