Dalam pelatihan, orang dikembangkan agar sesuai dengan pekerjaannya — yaitu, orang dilatih sehingga mereka memiliki pengetahuan, keterampilan, atau persyaratan lain dari pekerjaan tersebut, seperti sertifikasi. Karena mereka lebih tahan lama, kemampuan dan karakteristik kepribadian jarang dilatih.
Beberapa bentuk pelatihan diperlukan untuk hampir setiap pekerjaan. Seperti perekrutan, pelatihan datang dalam berbagai variasi dari formal hingga informal. Pelatihan formal dapat dilakukan di luar tempat kerja dalam jangka waktu yang lama. Misalnya, pelatih penerbangan mekanis digunakan untuk melatih pilot tentang cara merespons keadaan darurat seperti kebakaran mesin. Atau pelatihan mungkin agak informal dan berlangsung di tempat kerja. Misalnya, seorang supervisor mungkin meminta bawahannya untuk menginstruksikan karyawan baru tentang cara menggunakan sistem telepon.
Pelatihan itu mahal. Karyawan yang berpartisipasi dalam pelatihan di luar lokasi jauh dari pekerjaan tetapi tetap dibayar. Instruktur pelatihan perlu dibayar, dan ruang serta peralatan apa pun yang digunakan dalam pelatihan harus didukung. Misalnya, biaya menggunakan simulator penerbangan mekanis untuk pelatihan mungkin lebih dari $1.000 per jam. Jika pelatihan dilakukan di tempat kerja, maka orang lain biasanya harus meluangkan waktu dari pekerjaannya yang biasa untuk memberikan pelatihan. Waktu yang begitu lama menyebabkan hilangnya efisiensi — entah beberapa pekerjaan gagal diselesaikan, atau diselesaikan lebih lambat.
Di sisi lain, biaya karena ‘tidak memberikan pelatihan’ umumnya lebih besar daripada biaya pelatihan. Banyak pekerjaan akan dilakukan dengan buruk atau tidak akan selesai tanpa pelatihan. Seorang pemrogram komputer yang tidak diberi akses ke akun tidak akan efektif. Perwakilan penjualan yang tidak terlatih dapat kehilangan bisnis dalam banyak hal. Orang yang menangani bahan berbahaya dapat melukai diri sendiri atau rekan kerja mereka. Orang yang mengoperasikan mesin yang kuat dapat menciptakan ancaman yang nyata. Oleh karena itu, pelatihan diperlukan untuk meningkatkan prestasi kerja yang berhasil dan untuk menghindari bencana. Dari perspektif karyawan, pelatihan dapat mengurangi stres dengan mendorong rasa percaya diri dan kompetensi.
Kita memulai bagian ini dengan garis besar dari apa yang kita sebut "Training Cycle". Training cycle adalah pendekatan gambaran besar untuk memecahkan masalah organisasi melalui pelatihan. Pelatihan tidak biasa dalam pendekatan pemecahan masalah yang komprehensif. Pendekatan semacam itu adalah cara yang sangat baik untuk memikirkan semua aplikasi analisis pekerjaan (misalnya, staffing, kompensasi, dan desain pekerjaan) dan bukan hanya pelatihan. Setelah menyajikan Training Cycle, selanjutnya adalah menjelaskan jenis informasi yang perlu disediakan oleh analisis pekerjaan untuk menjawab pertanyaan tentang pelatihan. Seperti yang akan Anda lihat, pelatihan mirip dengan pemilihan jenis informasi pekerjaan yang diperlukan, tetapi pelatihan biasanya membutuhkan informasi yang lebih spesifik tentang tugas (atribut pekerjaan) daripada pemilihan.
Training Cycle yang akan kita bahas disini dikembangkan di Goldstein dan Ford (2002, yang dibangun di atas karya Goldstein, 1993). Ini berisi empat fase yaitu Needs Assessment, Training and Development, Evaluation, and Training Goal.
a. Need Assessment
Need Assessment kadang-kadang disebut “analisis front-end” karena harus dilakukan sebelum pelatihan dikembangkan. Need Assessment sangat penting untuk mengembangkan program pelatihan yang baik. Dari empat fase Training Cycle, Need Assessment adalah fase yang paling erat kaitannya dengan analisis pekerjaan. Ide dasarnya adalah sebelum kita memulai pelatihan, kita harus memiliki gagasan yang baik tentang apa yang seharusnya dicapai pelatihan tersebut. Jika tujuan akhir pelatihan tidak ditentukan sebelum pelatihan, ada kemungkinan besar tujuan tersebut tidak akan tercapai. Need Assessment melibatkan tiga entitas utama: organisasi, tugas dan KSA (Knowledge, Skill, and Ability), dan orang yang akan dilatih.
Analisis organisasi menganggap pekerjaan sebagai bagian dari organisasi yang lebih besar. Pekerjaan ada untuk memenuhi beberapa fungsi. Cara lain untuk mengatakan ini adalah dengan mempertimbangkan apa yang manajemen ingin capai dari pelatihan dan untuk mempertimbangkan apakah pelatihan adalah pilihan terbaik, dibandingkan, misalnya, memasang tanda atau hanya meminta pemegang jabatan untuk melakukan beberapa tugas secara berbeda. Analisis organisasi harus memberi tahu kita bagaimana mengetahui apakah pelatihan kita efektif. Analisis organisasi menginformasikan tujuan pelatihan; dengan kata lain, analisis organisasi menjawab pertanyaan mengapa pelatihan dilakukan.
Analisis tugas dan KSA menyediakan konten pelatihan. Semua pelatihan yang berorientasi pada pekerjaan harus mempertimbangkan pekerjaan itu sendiri, yaitu tugas-tugas yang terdapat dalam pekerjaan atau umum untuk beberapa pekerjaan. Analisis tugas dan KSA memberikan substansi pelatihan; Artinya, analisis tugas dan KSA (sebagian) menjawab pertanyaan tentang apa yang akan dilatih.
Analisis orang berfokus kepada KSA yang dibawa oleh peserta pelatihan. Petahana diharapkan mengetahui cara menambah, mengurangi, mengalikan, dan membagi sebelum mereka dipekerjakan. Di sisi lain, pelatihan tidak akan berguna jika pelatihan salah mengasumsikan bahwa peserta pelatihan memiliki keterampilan yang tidak mereka miliki. Analisis orang mengharuskan informasi dikumpulkan tentang calon peserta pelatihan sebelum pelatihan dikembangkan. Analisis orang membantu memastikan bahwa pelatihan itu efisien dengan menyediakan tidak lebih atau kurang dari apa yang dibutuhkan peserta pelatihan untuk mencapai tujuan pelatihan. Analisis orang membantu menjawab (sebagian) pertanyaan tentang apa yang akan dilatih. Ini juga dapat membantu kita mempelajari siapa yang kurang dalam keterampilan apa, jadi pertanyaan tentang siapa yang harus mengikuti kursus kita juga dibahas.