Performance Management merupakan proses berkelanjutan untuk meningkatkan kinerja dengan menetapkan tujuan individu dan tim yang selaras dengan tujuan strategis organisasi, merencanakan kinerja untuk mencapai tujuan, meninjau dan menilai kemajuan, dan mengembangkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan orang.
Ada tiga komponen penting dalam Performance Management System yaitu
- Planning Performance,
- Improving Performance dan
- Reviewing Performance.
Tiga hal tersebut harus dikelola dengan baik dan benar agar perusahaan/organisasi berhasil dalam menerapkan Performance Management System. Selain komponen tersebut, sistem yang baik untuk performance management mempunyai 2 pendekatan;
(1) Process approach : Keyakinan bahwa kinerja tinggi (high performance) paling baik dicapai dengan terlebih dahulu menganalisis pekerjaan apa yang harus dilakukan untuk mencapai hasil yang diinginkan dan kemudian merancang cara yang paling efisien agar pekerjaan itu diatur dan dilaksanakan secara memuaskan.
(2) People approach : Mengasumsikan bahwa kinerja tinggi hanya dapat dicapai melalui orang-orang (people).
Untuk merancang dan memperkenalkan performance planning dan review systems, pengalaman dari berbagai organisasi menjadi salah satu faktor untuk menentukan Karakteristik Performance Management System yang efektif, seperti :
- Sistem manajemen kinerja memiliki tujuan yang jelas dan kriteria keberhasilan yang terukur.
- Karyawan dilibatkan dalam desain dan implementasi sistem.
- Sistem ini sederhana untuk dipahami dan dioperasikan.
- Penggunaan yang efektif dari sistem manajemen kinerja merupakan inti dari tujuan kinerja manajer.
- Sistem memungkinkan karyawan 'garis pandang' yang jelas antara tujuan kinerja mereka dan organisasi.
- Sistem berfokus pada kejelasan peran dan peningkatan kinerja.
- Fokus pada peningkatan kinerja terkait erat dengan pelatihan yang memiliki sumber daya yang memadai dan infrastruktur pengembangan.
- Tujuan dari setiap hubungan langsung antara sistem manajemen kinerja dan penghargaan karyawan dibuat sangat jelas, dan perlindungan keadilan dan transparansi yang tepat dibangun di dalamnya.
- Sistem manajemen kinerja ditinjau secara teratur dan terbuka terhadap kriteria keberhasilannya sendiri.
Dengan karakeristik diatas,perusahaan/organisasi harus mampu merancang manajemen kinerja yang dapat menyelaraskan antara tujuan-tujuan organisasi dengan tujuan-tujuan kerja karyawan/tim dan apa yang seharusnya dilakukan beserta ukuran-ukuran keberhasilannya dan diharapkan untuk menjadi pedoman untuk performance planning dan review system yang efektif bagi perusahaan/organisasi.
Suatu organisasi harus memiliki tujuan yang jelas untuk perencanaan kinerja (performance planning) dan sistem peninjauannya (review system). Idealnya, fokusnya harus kuat pada performance. Ini dapat mencakup what kinerja yang diharapkan dan dicapai serta how karyawan melaksanakan tanggung jawab pekerjaan mereka dan berhubungan dengan orang lain di tempat kerja. Untuk menjaga fokus pada kinerja, beberapa organisasi memisahkan performance planning dan performance review dari kinerja atau pengembangan pribadi. Mereka menyadari adanya konflik dalam tujuan dan gaya antara penilaian dan diskusi pengembangan dan, sementara menerima hubungan yang jelas antara kinerja dan pengembangan, menjadikan mereka subjek diskusi manajer-karyawan yang terpisah.