Jurnal Kegiatan Pengurus Agupena Sikka*) (Februari-Maret 2015):
*Menjelang pengukuhan Agupena Sikka 8 Mei 2015
(Dua tulisan tentang Agupena Sikka, termasuk tulisan ini, penulis ambil dari arsip tulisan yang pernah penulis goreskan selama keberadaan penulis di Agupena Sikka yang saat itu bermarkas di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sikka bersama Pak Gerry Gobang sebagai Wakil Ketua saat itu dan Pak Kobus Dere Beoang sebagai Ketua. Tulisan ini hanya merupakan laporan penulis sebagai anggota seksi Publikasi kepada pak Ketua, Drs. Dere Yakobus Beoang, M. Th biar beliau ikuti progres persiapan pengukuhan asosiasi dimaksud yang ternyata belum sempat dikukuhkan waktu itu.
Sedangkan satunya lagi yang sudah tayang lebih dahulu beberapa jam lalu pernah penulis kirim ke media lokal tapi belum sempat dimuat. Memang jejak digital itu tidak mudah hilang. Dua tulisan tentang Agupena Sikka ini masih "tersimpan" rapi di alamat email penulis. Siapa duga, setelah membaca artikel ini teman-teman ter'provokasi' lagi untuk lanjutkan asosiasi rintisan yang sempat 'mati suri' itu. Red.)
Terhitung sejak terbentuknya kepengurusan Asosiasi Guru Penulis Seluruh Indonesia (Agupena) Cabang Sikka pada Kamis, 12 Februari 2015 hingga Maret ini, sudah ada tiga (3) pertemuan pengurus yang berupaya untuk melengkapi hal-hal yang perlu demi berputarnya roda organisasi pengaktualisasi diri guru dan dosen tersebut.
Pertemuan pertama, ya pertemuan membentuk kepengurusan asosiasi tersebut didahului sosialisasi organisasi beserta AD/ART oleh Drs. Yakobus Dere Beoang, M. Th sebagai pemegang mandat berdasarkan surat tugas Ketua Pengurus Asosiasi Guru Penulis Indonesia Wilayah Provinsi Nusa Tenggara Timur nomor: 03/AGUPENA NTT/I/2015 tertanggal 31 Januari 2015. Komposisi dan Personalia Pengurus Asosiasi Guru Penulis Indonesia (Agupena) Cabang Sikka Periode 2015-2018 dapat dilihat pada lampiran 1.
Pertemuan kedua, 2 Maret 2015, (2 minggu 5 hari dari pertemuan pertama) membahas jobs description biar setiap personil mengetahui dengan baik tugas-tugasnya sebagai pengurus (lampiran 2). Pertemuan kedua ini juga membahas Rancang Bangun Program Pengurus Agupena Cabang Sikka yang didahului dengan mengidentifikasi masalah (problem identification), pemetaan masalah (problem mapping), menentukan pilihan (option) dilanjutkan dengan pembahasan VISI, MISI dan SASARAN. Berdasarkan visi dan misi yang ada kemudian dibuat pembidangan, program strategis lalu rincian program diakhiri dengan RENCANA KEGIATAN (ACTION PLAN).
Pada fase pengidentifikasian masalah, pengurus sempat mengidentifikasi 16 masalah yang dipandang sebagai penghalang guru dan dosen (juga tenaga kependidikan lainnya baik yang masih aktif maupun yang sudah purnabakti) dalam mengemukakan ide atau gagasan mereka secara tertulis (lihat lampiran 3). Dari 16 masalah/penghambat itu pengurus lalu memetakannya dalam 3 (tiga) masalah pokok, yaitu kurangnya motivasi untuk menulis; kurangnya pengetahuan dan ketrampilan menulis; dan kurangnya fasilitas untuk menulis dan menyalurkan hasil tulisan (publikasi).
Pemetaan masalah itu lalu disinkronkan dengan visi dan misi yang kemudian memunculkan pembidangan jenis kegiatan, yaitu pertama, bidang penyadaran/motivasi menulis; kedua, bidang penumbuhan dan peningkatan pengetahuan dan ketrampilan menulis; dan ketiga, bidang pemfasilitasan untuk menyalurkan hasil karya tulis.
Untuk tiap bidang itu, pengurus lalu menentukan program strategis, yaitu "Sosialisasi regulasi terkait kegiatan tulis-menulis "untuk bidang pertama di atas. "Pemberian kursus/pelatihan (bimtek) menulis berbagai jenis karya tulis" sebagai program strategis untuk bidang kedua. Dan "menyediakan media penerbitan khusus untuk menyalurkan hasil karya tulis atau menyalurkannya ke media lain" merupakan program strategis untuk bidang ketiga.
Langkah/tahap berikutnya adalah membuat rincian program dilanjutkan dengan rencana kerja atau action plan. Kedua tahapan terakhir ini hanya sempat dibahas sebagian dan dilanjutkan pada pertemuan berikutnya, yakni pertemuan ketiga.