Kelirumologi BSC-KPI Menuai Kisruh (3)

Oleh: Mathiyas Thaib Cascading atau Work Breakdown Structure (WBS) Balance Scorecard memiliki 4 perspektif dan setiap perspektif memiliki  Table BSC untuk pengukuran kinerja masing-masing perspektif sebuah perusahaan, dan table tsb berisikan 4 kolom  pokok yakni OMTI  yang merupakan akronim :

• O adalah Objektif yang pemahamannya adalah Tujuan Strategi atau tujuan jangka panjang perusahaan.
• M adalah Measurement yang pemahamannya adalah satuan ukuran yang digunakan untuk tujuan strategi.
• T adalah Target yang pemahamannya adalah target tujuan strategi yang ingin dicapai oleh perusahaan.
• I adalah Insiatitif  yang pemahamannya adalah program-program inisiatif atau unggulan yang dirumuskan perusahaan untuk mencapai tujuan strateginya.

Cascading arti harafiahnya adalah air terjun atau sebuah masa yang terlempar ke bawah (jatuh) Kata-kata cascading yang banyak dituliskan oleh Prof. Kaplan dalam buku-bukunya dimaksudkan untuk menurunkan KPI sebuah perusahaan kepada unit-unit bisnis perusahaan tersebut secara utuh walaupun target-targetnya berbeda-beda untuk setiap unit bisnis. Karena KPI yang merupakan petunjuk (indicator) untuk pencapaian tujuan program  unggulan perusahaan untuk setiap perspektif hanya ada di unit-unit bisnis atau cabang-cabang perusahaan Cascading dicoba untuk diartikan oleh banyak pihak pemerhati atau pengguna teori Balanced Scorecard dengan sebuah perkataan diturunkan atau dibagi-bagi, tetapi yang diturunkan atau dibagi bagi adalah targetnya,  pada hal seharusnya yang diturunkan ke bawah atau di breakdown adalah program-program inisiatif atau unggulannya menjadi beberapa sub program ungulan dan  dilanjutkan lagi menjadi beberapa aktivitas. Uraian program inisiatif atau unggulan menjadi  beberapa sub program dan aktivitas  adalah  kegiatan atau upaya untuk mencapai  target dan tujuan strategi atau tujuan jangka panjang perusahaan yang ada dalam setiap perspektif. Metode  penguraian atau penjabaran program inisiatif atau unggulan ini menjadi  sub program dan aktifitas  ini disebut Work Breakdown Structure (WBS). WBS ini memang tidak disinggung atau disebutkan dalam buku- bukunya Prof. Kaplan, walaupun soal proses bisnis sangat banyak dijadikan acuan (Refference) karena terkait dan menjadi salah satu dimensi (perspektif) yakni Perspektif Internal Proses. Setelah program utama diuraikan menjadi beberapa sub program dan aktifitas  untuk mrencapai  setiap tujuan strategicnya, barulah ditentukan siapa penanggung jawab program dan aktifitas tersebut beserta target-targetnya . Sebuah program utama bisa melibatkan banyak individu yang berasal dari berbagai fungsi dalam organisasi perusahaan, sehingga pelaksanaan program utama bersifat lintas fungsi. Pelaksana program utama, sub program dan aktivitas untuk mencapai tujuan strategi perusahaan biasa disebut Person In Charge (PIC). Setiap program utama, sub program dan aktivitas harus dapat ditentukan pula target-targetnya yang diukur berdasarkan kriteria QQCD (Quality, Quantity, Cost, & Delivery) Proses Bisnis dan Work Breakdown Structure adalah ilmu dan tools management yang lain di manajemen operasional (Operation Management). Sehingga seharusnya yang dilakukan adalah menurunkan atau mengurai  ke bawah (Break down) program-program utama perusahaan, bukan membagi-bagi atau menurunkan target-target program strateginya  ke bawahan, seperti yang kita sering dengar dan lakukan selama ini. Akibat kekeliruan ini menjadi kacaulah semua sistim penilaian kinerja individu di lembaga-lembaga, perusahaan-perusahaan pada saat ini. Dengan metoda program breakdown structure barulah dapat diketahui program-program atau aktifitas-aktifitas kerja yang dilakukan seorang individu. Setelah itu barulah dapat dilakukan penilaian kinerja seorang individu yang disebut performance individual, tetapi bukan key performance indicator (KPI) individual. Sebab key performance indiator adalah  hanya untuk perusahaan. Pemahaman Performance Individual Karyawan Pada hakekatnya Prof. Kaplan tidak pernah menjelaskan dalam buku-bukunya tentang bagaimana hubungan antara kinerja individual dengan kinerja perusahaan, memang itulah tugas beliau sebagai seorang professor di bidang manajemen strategi. Setiap perusahaan pasti memiliki banyak program atau banyak proses, dan setiap program atau proses akan terdiri dari banyak aktifitas. Program, Proses atau aktifitas ini pasti ada pelaksananya, dan pelaksananya ini adalah seorang inidividu karyawan perusahaan. Pencapaian target kerja oleh individu-individu inilah yang diukur berdasarkan kriteria QQCD (Quality, Quantity, Cost, & Delivery) untuk setiap aktifitas atau prosesnya. Hasil pengukuran pencapaian target kerja seorang pelaksana berdasarkan criteria QQCD inilah yang disebut Kinerja  atau  Performance untuk pelaksana tsb, bukan dengan criteria 4 perspektif dan bukan pula dengan istilah Key Performance Indicator (KPI) seperti yang dipahami oleh banyak pihak selama ini. Dalam menjalankan perusahaan sehari-hari, pada kenyataannya banyak program, proses atau aktifitas yang harus dan wajib dilakukan oleh seorang karyawan dan harus mencapai target  tetapi tidak termasuk dalam program unggulan perusahaan dan ini tetap harus dihitung dan diperlakukan sebagai kinerja atau performance karyawan ybs. Sehingga kinerja atau performance seorang karyawan merupakan gabungan atau konsolidasi banyak program, proses atau aktifitas, baik yang berada di dalam ataupun tidak berada di dalam program unggulan perusahaan. Nah, pengetahuan dan pemahaman work breakdown structure dan proses bisnis inilah yang tidak pernah didetailkan atau dielaborasi oleh peminat-peminat ilmu Balanced Scorecard karena proses bisnis berasal dari guru-guru besar yang lain, antara lain  Dr. Michael Hammer (MIT). Hanya dengan konsep work breakdown structure dan proses bisnis dapat dirancang sebuah program utama menjadi sub program dan aktifitas-aktifitas kerja. Nah aktifitas kerja inilah yang menentukan kinerja individual. So, Cascading saja tidak cukup Bro…….inilah kekeliruan fundamental penerapan Balanced Scorecard selama ini yang mencoba menurunkan kinerja perusahaan menjadi kinerja individual secara linier atau 1 Dimensi sehingga lupa bahwa Balanced Scorecard adalah pengetahuan manajemen dengan multi dimensi. Inilah yang disebut Kelirumologi KPI. Kesimpulan: Berdasarkan hal-hal tersebut dapat disimpulkan sbb:

1. KPI dan Balanced Scorecard adalah konsep dan teori manajemen yang bersifat strategi berbasis management operasional yang multi dimensi
2. Kekeliruan pemahaman tentang istilah KPI individu atau biasa juga disebut sasaran kinerja individu adalah karena menganggap kata-kata cascading adalah sebuah cara untuk menurunkan atau membagi-bagi target-target kinerja strategi perusahaan kepada fungsi-fungsi organisasi perusahaan.
3. Saat ini belum banyak pengguna balanced scorecard yang sangat memahami tentang teori dan konsep proses bisnis yang banyak disebutkan Prof. R. Kaplan dalam buku-bukunya antara lain: Balanced Scorecard, Strategi Focused Organization dan Strategy Map. Walaupun harus diakui bahwa Prof. Kaplan tidak mendetailkan atau mengelaborasi pengetahuan  work breakdown structure dan proses bisnis tersebut, karena hal itu memang sesuatu teori lain yang dikembangkan oleh guru-guru lain.
4. Untuk memperoleh kinerja individu setiap karyawan di sebuah perusahaan tidaklah cukup hanya dengan mendayagunakan pengetahuan Balanced Scorecard tetapi seharusnya juga mendayagunakan pengetahuan manajemen operasional lainnya antara lain: proses bisnis, rantai nilai dan proses breakdown structure yang sebetulnya juga banyak dituliskan dan disebutkan dalam buku-bukunya R. Kaplan, tetapi tidak mendalam dan rinci.
5. Istilah KPI individu sebaiknya tidak digunakan lagi  para pengguna balanced scorecard, karena KPI pada hakikatnya adalah hanya untuk mengukur kinerja perusahaan sedangkan untuk individu sebaiknya digunakan KINERJA (Performance) saja

Semoga kekeliruan ini tidak berlanjut, karena hal ini akan membuat munculnya antipati atau kejeraan terhadap Balanced Scorecard karena SALAH KAPRAH dan semoga Balanced Scorecard tidak mengalami nasib yang sama dengan Total Quality Management.

Sumber

http://www.alomet.net/?p=1742