OPTIMALISASI TENAGA ADMINISTRASI DALAM MENINGKATKAN : Pelayanan administrasi sekolah

Gramedia.com

Kualitas pendidikan tidak hanya ditentukan oleh peran guru dan siswa, tetapi juga oleh kontribusi staf tenaga kependidikan, termasuk tenaga administrasi sekolah. Tenaga administrasi memiliki tanggung jawab penting untuk memastikan operasional sekolah berjalan lancar melalui pengelolaan dokumen, data, dan komunikasi antar pihak. Oleh karena itu, pemberdayaan tenaga administrasi sangat penting untuk meningkatkan kompetensi mereka dalam mendukung berbagai aktivitas sekolah. Tenaga administrasi sangat penting untuk menjalankan fungsi manajemen dan operasional sekolah. Ini termasuk memberikan layanan kepada guru dan orang tua, mengelola data siswa, dan mengelola keuangan. 

Menurut Burhanuddin (2009), tenaga tata usaha (TU) berperan dalam menerapkan ilmu administrasi pendidikan untuk mendukung, mengelola, dan menciptakan praktik pendidikan yang efektif. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa proses pendidikan atau kegiatan belajar mengajar di sekolah dapat berjalan dengan sukses. Untuk mencapai hasil yang optimal, lembaga pendidikan membutuhkan manajemen administrasi yang baik. Kualitas manajemen ini dapat dinilai dari sejauh mana standar tenaga administrasi sesuai dengan peraturan yang ada, seperti yang tercantum dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 24 Tahun 2008 tentang Standar Kompetensi Administrasi Sekolah. Standar ini, misalnya, menetapkan jenjang pendidikan minimal D3 untuk tenaga administrasi di tingkat SMP/MTs dan jenjang S1 untuk SMA/SMK.

Berdasarkan hasil wawancara yang kami lakukan dengan seorang tenaga administrasi di salah satu SMP di Kota Cilegon pada Jumat, 18 Oktober 2024, struktur tenaga administrasi sekolah tersebut telah terorganisir dengan rapi. Struktur ini meliputi kepala tenaga administrasi, bagian administrasi kesiswaan, administrasi kepegawaian, administrasi sarana dan prasarana, administrasi hubungan masyarakat, serta administrasi keuangan. Masing-masing bagian memiliki tugas dan tanggung jawab yang spesifik.Kepala tenaga administrasi berperan dalam mengawasi, membimbing, serta mengarahkan tim administrasi agar menjalankan tugas dengan baik, menyusun program tahunan administrasi sekolah sesuai dengan rencana jangka pendek, menengah, dan panjang, serta menangani masalah internal administrasi. Administrasi kepegawaian bertugas mengelola buku induk kepegawaian, menyimpan dokumen penting secara aman, serta mengurus kenaikan pangkat dan gaji staf sekolah. 

Bagian administrasi keuangan bertanggung jawab mencatat seluruh pemasukan dan pengeluaran, menyimpan bukti transaksi, dan melaporkan kondisi keuangan kepada kepala administrasi, kepala sekolah, serta komite sekolah. Di bagian sarana dan prasarana, administrasi bertugas mencatat inventaris kebutuhan sarana pendukung serta memelihara fasilitas sekolah. Administrasi hubungan masyarakat bertugas dalam kegiatan surat-menyurat dengan pemangku kepentingan sekolah dan mengarsipkan surat masuk serta keluar. Terakhir, administrasi kesiswaan menangani pengisian buku induk siswa, merekap kehadiran siswa, serta mengurus proses perpindahan siswa.

Menurut Peraturan Menteri Pendidikan Nasional (Permendiknas) Nomor 24 Tahun 2008, terdapat standar untuk tenaga administrasi di sekolah dan madrasah di Indonesia. Tenaga administrasi terbagi dalam tiga kategori: kepala administrasi, pelaksana urusan dan layanan khusus. Mereka perlu memiliki kompetensi dalam kepribadian, sosial, teknis, dan manajerial. Selain itu, penyelenggaraan sekolah atau madrasah juga diharapkan dapat menetapkan perlengkapan jabatan untuk tenaga administrasi, dan wajib menerapkan standar ini selambat-lambatnya lima tahun sejak Permendiknas ini diberlakukan.

Tantangan tenaga Administrasi dalam mengoptimalkan pelayanan administrasi disekolah

Jika dilihat dari peran dan tugasnya , tenaga administrasi atau tenaga ketatausahaan (TU) memiliki banyak sekali tugas dan tanggung jawab yang beragam, hal ini bisa menjadi pemicu terjadinya kendala didalam staf tenaga administrasi, selain beban kerja mereka yang tinggi dapat menyebabkan stres, kelelahan baik dari segi fisik dan pikiran mereka sehingga akan mengganggu aktivitas kerja mereka. Kurangnya anggaran dan hak mereka untuk memperoleh sarana dan prasarana yang mendukung untuk menjalankan tugasadministrasi sekolah, jumlah staf kepengurusan tenag administrasi yang terbatas juga menyebabkan pemicu kendala dalam proses mereka dalam menjalankan tugasnya.

Hal ini sesuai dengan data yang kami dapatkan melalui suvei kepada narasumber dengan cara mewawancarainya yaitu, kendala yang biasanya terjadi pada tenaga administrasi sekolahnya seperti tenaga administrasi memiliki beban kerja yang tinggi , mereka memiliki tanggung jawab dalam menyelesaikan tugas tugas mereka , terkadang dan tidak jarang pada saat mereka sedang mengerjakan tugas , sudah diberikan tugas lagi yang baru tentu saja ini menjadi kendala mereka dalam mengerjakan tugasnya dengan baik, kebijakan dan pprgram sekolah yang sering mengalami perubahan setiap tahunnya , staf administrasi sekolah harus selalu mengikuti dan menjalankan perubahan kebijakan dan program sekolah yang baru dengan beradaptasi dan berkolaborasi dengan teman staf administrasi dan meminta bantuan kepada guru dan staf pendidik lainnya, kurangnya koordinasi , komunikasi serta kolaborasi ,dan kurangnya pemahaman staf administrasi dalam menggunalan teknologi untuk mengerjakan tugas yang membutuhkan teknologi dalam pengerjaanya. tentu saja permasalahan permasalahan yang terjadi saat ini menjadi kendala yang dihadapi oleh tenaga administrasi baik dari segi internal ataupun eksternal

Tenaga administrasi memerlukan peningkatan pelatihan dan kompetensi. Sementara teknologi dan kebijakan sekolah berkembang, staf administrasi sering menghadapi banyak tugas. Pengelolaan dokumen elektronik, manajemen waktu, dan pelatihan penggunaan TI menjadi sangat penting. Sertifikasi setelah pelatihan juga dapat mendorong mereka untuk meningkatkan kemampuan mereka. Administrasi dapat menyelesaikan tugas dengan lebih efisien dengan pelatihan yang tepat. Mereka juga lebih siap menghadapi perubahan kebijakan dan tantangan di lapangan. Seringkali, tugas-tugas tidak terselesaikan dengan optimal karena tim administrasi tidak bekerja sama. Setiap bagian administrasi, dari keuangan hingga kependidikan dan sarana dan prasarana, harus bekerja sama dan mendukung satu sama lain. Berkumpul secara teratur dengan guru, kepala sekolah, dan staf administrasi dapat membantu mencapai kesepakatan. Teknologi dapat mengurangi beban kerja dan meningkatkan efisiensi. Sistem manajemen sekolah berbasis digital yang mengintegrasikan pengelolaan keuangan, inventarisasi, dan data siswa dapat membantu mengurangi pekerjaan manual yang memakan waktu dan rawan kesalahan. Tenaga administrasi harus memiliki akses yang mudah ke perangkat teknologi dan sistem pendukung. Proses administrasi dapat didigitalisasi sehingga pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat dan lebih akurat.

Sumber daya dan kesejahteraan staf administrasi harus ditingkatkan. Selain meningkatkan kemampuan, penting untuk memastikan bahwa jumlah karyawan administrasi cukup untuk memenuhi kebutuhan sekolah. Hal ini akan mencegah beban kerja yang berlebihan, yang dapat menyebabkan stres dan kelelahan. Selain itu, memiliki ruang kerja yang memadai dan perangkat kerja yang cukup akan sangat membantu membuat tempat kerja menjadi lebih baik. Pekerja administrasi yang berprestasi dapat menerima peningkatan kesejahteraan sebagai penghargaan.