Hari ini aku sebagai Lead Auditor harus bisa memastikan semua proses audit berjalan sebagaimana mestinya. Manajemen ISO 9001:2015 yang sedang dilaksanakan di sekolah menuntut para guru sebagai pelaksana kebijakan harus menunjukkan kinerjanya. Tugas guru sebagai tenaga pendidik maupun tugas sampiran yang diembannya menuntut juga untuk dievaluasi dalam proses audit.
Beberapa tugas sampiran guru misalnya Kepala Bengkel, Kepala Laborat, Ketua Program Keahlian, Wakil Kepala Sekolah, Ketua Teaching Factory, Ketua Unit Produksi sampai ke tugas guru sebagai Wali Kelas. Semua tugas ini berjalan seiring dalam kinerjanya di sekolah.
Audit dimulai dari pembuatan Program Kerja Audit Internal Sekolah. Di dalam program ini Wakil Manajemen Mutu memilih Lead Auditor dan para Auditors untuk bekerja di area yang telah ditentukan . Surat Keputusan Kepala Sekolah memastikan mereka menjalankan tugasnya. Lead Auditor harus mensosialisasikan Cara Mengaudit, Konten Audit, Proses Audit sampai cara membuat laporan. Dilanjutkan dengan Rapat Tinjauan Manajemen yang akan membahas Temuan Audit dalam dua hari. Kepala Sekolah memberikan rekomendasi dari Rapat yang dipandu oleh Wakil Manajemen Mutu ini. Lead Auditor akan membuat temuan ini untuk di" closing" sebelum rekomendasi disampaikan. Rekomendasi Kepala Sekolah bisa juga berupa hal -hal yang semula tidak ditemukan dalam proses audit tetapi melihat dari proses RTM yang berjalan.
Beberapa hal yang menjadi temuan misalnya ketidakmampuan para auditor bertindak kritis dalam mengaudit sehingga tidak memunculkan temuan yang " Wow" untuk dibeberkan. Salah satu tujuan Audit adalah memastikan sistem berjalan dengan baik dan terevaluasi kinerjanya, ada alat ukurnya dan adanya perbaikan berkelanjutan ( Continual Improvement ).
Audit yang "Wow" bisa dicari dari Sasaran Mutunya, Program Kerjanya, SOP nya bahkan sampai cara menangani risiko di tiap departemen. Sasaran Mutunya mestilah SMART ( Sustainable, Measurable, Achievable, Reasonable, Time-Table ). Sasaran Mutu harus bisa berkelanjutan, terukur, bisa dicapai, mempunyai alasan dalam pencanangan dan mempunyai target waktu dalam pelaksanaan.
Pada ISO 9001:2015 Fokusnya bukan lagi pada audit dokumen tetapi pada Managemen Risiko. Hal ini bisa diaplikasikan di semua departemen dengan menggunakan pertanyaan berkisar 5W plus 1 H. Apakah, bagaimanakah, siapakah, dimanakah, kapankah dan seterusnya ( Bersambung ...)
