Ada aktivitas harian yang selalu dilakukan oleh hampir semua orang ditempat penulis bekerja tanpa terkecuali yaitu rapat harian. Orang ditempat penulis lebih sering menyebutnya meeting, entah dengan maksud apa, tapi kata meeting lebih familiar dibandingkan rapat. Mungkin karena semua orang ditempat penulis bekerja sudah terlalu lama di jejali kata-kata tersebut, sehingga ketika ada orang hampir setiap karyawan dari level terendah sampai level tertinggi pun menggunakan kata-kata tersebut.
Karena namanya meeting harian, waktunya juga pasti, dan tempatnya juga sama. Biasanya dimulai dari jam 07.35 pagi, selama kurang lebih 30 menit atau lebih, tergantung dari banyaknya agenda yang dibahas, dan jumlah karyawan yang ikut meeting. Semakin banyak yang ikut meeting akan semakin lama waktu yang diperlukan, apalagi jika item yang dibahas sedang menjadi isu hangat diperusahaan.
Jadi setiap pagi dari jam 7.35 sampai jam 30 menit kemudian, disetiap penjuru ruangan kantor terlihatlah orang-orang seperti sedang berkerumun, berdiri berdekat-dekatan dengan satu orang diantara tampak sedang berbicara dan sebagian yang lain tampak sedang mendengarkan.
Yang dibahas biasanya seputar progress pekerjaan yang sedang difollow up sampai hari sebelumnya dan apa saja pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap karyawan dihari yang sedang berjalan. Terlihat sederhana tapi lumayan menyita waktu dan pikiran, terutama jika item yang difollow up cukup penting dan mendesak.
Meeting, atau bertatap muka dan berdiskusi secara langsung telah menjadi bagian tak terpisahkan dari perusahaan penulis, walaupun banyak sarana berkomunikasi yang bisa dilakukan, entah lewat telepon maupun lewat email, tapi management dan para karyawan lebih memilih meeting. Lebih enak rasanya bisa bertemu dan berdiskusi secara langsung dengan para karyawan yang lain.
Sisi positif dari bertemu dan berdiskusi secara langsung adalah masalah atau item yang dibahas lebih mudah dipahami oleh setiap orang, kesalahan memahami sebuah masalah dan kesalahan menyampaikan informasi yang sering terjadi ketika berkomunikasi melalui telepon maupun email juga bisa dihindari.
Negatifnya, meeting hampir selalu menyita waktu para pesertanya, apalagi jika meeting yang dilakukan lebih dari 3x dalam satu hari. Jika dalam satu kali meeting menghabiskan waktu selama 1 jam, berarti ada 3 jam waktu efektif bekerja yang hilang hanya untuk meeting dan berdiskusi secara langsung.
Apalagi ditambah dengan waktu meeting yang molor, pengalaman pribadi penulis ketika menjadi orang yang bertugas mengundang dan memimpin meeting, 15 menit setelah waktu meeting dimulai para peserta meeting baru datang, terkadang menunggu dihubungi terlebih dahulu melalui telepon genggam masing-masing. Buntutnya waktu meeting juga menjadi mundur dan semakin banyak waktu terbuang percuma.
Padahal dengan bertemu dan berdiskusi secara langsung, banyak hal yang bisa dipelajari, bertemu dengan banyak orang dengan karakter yang berbeda-beda, memberikan pengalaman yang tidak mungkin bisa didapatkan dari cara-cara komunikasi melalui email dan telepon. Dengan datang terlambat di setiap meeting, selain membuat citra diri menjadi buruk, juga membuat banyak informasi penting yang tidak diterima dengan baik dan lengkap.
Budaya meeting ditempat penulis, selain telah menjadi budaya yang positif dan bermanfaat ternyata belum bisa menjadikan para karyawannya memiliki kesadaran untuk datang tepat waktu dan menghargai yang mengundang meeting tersebut.
Padahal tidak peduli berapa kali kita meeting dalam 1 hari, jika semua pihak yang terlibat dalam meeting tersebut bisa datang tepat waktu, niscaya meeting bisa berjalan dengan lancar dan tidak akan ada waktu yang terbuang percuma.
Budaya 'Jam Karet' ada ditempat penulis, apakah ada juga di tempat anda?
Cikarang/13 June 2012. 20.53