Saat pelatihan elektronik arsip (e arsip) untuk pembelajaran pada tanggal 28 Maret 2015 di Kudus, bahwa peserta asyik dengan materi yang saya sampaikan. Mereka menikmati setiap poin-poin dari kompetensi yang saya tawarkan kepadanya.
Buktinya adalah ketika saya menyampaikan materi konsep dasar dan langkah kerja e arsip untuk pembelajaran, mereka meng-entry satu surat selama 2,5 jam.
Pukul 09.30 WIB, saya memaparkan materi hingga pukul 12.00 WIB. Setiap kompetensi saya jabarkan hingga tuntas. Misal, folder yang peserta simpan, saya memaparkan hingga detail, mulai dari folder contoh surat yang terdiri dari surat masuk dan keluar. Folder sistem penyimpanan, yang terdiri dari abjad, terminal digit, desimal, pokok soal, kronologis, dan wilayah. Dari masing-maisng sistem penyimpanan juga memiliki folder-folder tersendiri. Kemudian juga ada file E arsip (kosong) dan E arsip (isi). Kesemua folder tersebut dijadikan satu dalam satu folder E Arsip Pelatihan Kudus New.
Hal yang perlu dipahami dalam hal ini adalah posisi peserta saat pelatihan sebagai arsiparis PT Trivia Soft. Mengapa saya menekankan itu? Karena ada beberapa peserta masih belum memahami konsep surat masuk dan keluar. Jika PT Trivia Soft, ada pada kop surat, maka termasuk surat keluar. Jika PT Trivia Soft, ada pada alamat yang dituju, maka termasuk surat masuk. Itulah kriterianya.
Demikian juga, ada beberapa peserta yang belum memahami, cara penyimpanan surat dengan sistem penomoran. Adapun kriterianya yaitu sistem terminal digit dibaca dari belakang, sedangkan sistem desimal dibaca dari depan.
Dalam pelatihan ini, saya mendapat masukan dari peserta mengenai guide pada sistem desimal, bahwa di folder guide saya tertulis 01, padahal yang sesuai kaidah adalah 121. Setelah saya cek dengan pedoman yang menjadi rujukan saya, yaitu Manajemen Kearsipan, karangan Sularso Mulyono, Partono, dan Agung Kuswantoro, bahwa guide dimulai dari 100, bukan 00. Artinya, saya harus mengedit folder guide yang saya buat dalam e arsip untuk pembelajaran.
Tepat pukul 12.00 WIB, acaranya adalah istirahat. Setelah istirahat, peserta memperhatikan dengan serius presentasi dari Bantex selama 40 menit. Setelah itu, saya kembali melanjutkan materi e arsip untuk pembelajaran.
Saya memberikan dua soal surat untuk di-entry dengan dua sistem penyimpanan, yaitu abjad dan wilayah. Sebelumnya, saya memberikan rumus cara menuliskan sistem penyimpanan dalam e arsip tersebut. Mengapa hal itu perlu saya sampaikan kepada mereka? Karena, jika saya tidak menyimpan sesuai dengan rumusnya, maka sistem tidak akan membaca keberadaan arsip tersebut. Keberadaan tersebut dilihat dari laci, guide, dan mapvirtue yang ditampilkan dalam e arsip.
Pukul 15.00 WIB, peserta istirahat, kemudian pukul 15.30, saya menyampaikan melanjutkan materi peminjaman dan pengembalian arsip. Untuk materi itu, saya tidak membutuhkan waktu lama, karena konsepnya singkat jelas, jadi tidak membutuhkan pemaparan konsep. Setelah itu, mereka juga mempraktekkan peminjaman dan pengembalian arsip.
Acara berakhir pada pukul 17.00 WIB, yang dilanjutkan dengan penugasan dengan meng-entry enam surat ke dalam folder laci, guide, dan map yang telah dibuat, serta memasukkan ke dalam e arsip. Kemudian juga, mengerjakan kasus soal peminjaman dan pengembalian arsip dari surat yang belum disimpan.
Selesai acara pelatihan ini, saya menyampaikan terima kasih kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Kudus, Ketua MKKS Kabupaten Kudus, Ketua MGMP Kabupaten Kudus, serta peserta yang telah antusias mengikuti workshop ini, bahkan ada dari luar karesidenan Pati, yaitu dari Bantul, Yogyakarta yang berjumlah empat orang. Saya menyampaikan permohonan maaf terhadap sistem yang saya buat, karena ada beberapa kendala atau permasalahan yang muncul saat pelatihan. Namun, memang itulah problem e arsip yang saya buat.
Atas masukan dari panitia, pelatihan ini dilanjutkan dengan penugasan yang setara dengan 32 jam. Kemudian, mereka mengirimkan hasil pekerjaannya kepada saya dalam CD untuk saya evaluasi.
Mudah-mudahan pelatihan ini memberikan manfaat untuk kita semua. Mohon doanya, semoga di bulan ini saya dapat mengembangkan e arsip yang saya buat dengan Trisna, menjadi software e arsip untuk pembelajaran. Semoga Allah memberikan kemudahan dan keberkahan untuk kita semua. Amin.
Agung Kuswantoro, dosen pendidikan administrasi perkantoran Fakultas Ekonomi Unnes dan trainer e arsip untuk pembelajaran.