Elektonik Arsip (e-arsip) Berbasis Ms Access

KATA PENGANTAR

Perkembangan teknologi informasi telah mengubah pola manusia dalam bekerja, salah satunya dalam mengelola arsip. Selama ini pengelolaan arsip bersifat manual yaitu menuliskan identitas arsip ke dalam buku agenda, ekspedisi, kartu kendali, dan kartu pinjam arsip, sehingga dibutuhkan sistem elektronik yang lebih praktis, efektif dan efisien. Buku ini, memberikan tawaran, sistem kearsipan berbasis elektronik melalui Microsoft Access sebagai program mengelola database yang include dalam Microsoft Office. Tampilan database dalam buku ini adalah kebutuhan database yang dibutuhkan dalam sistem penyimpanan arsip yang meliputi buku agenda, ekspedisi, kartu kendali, dan kartu pinjam arsip. Buku ini diharapkan menjadi solusi dalam mengelola arsip yang murah dibandingkan dengan sistem online, karena program tersebut mudah didapatkan secara gratis, sehingga jika sudah didesain dan terprogram, maka dapat disimpan di komputer. Mudah-mudahan buku tersebut bermanfaat bagi arsiparis, guru administrasi perkantoran, manajer perkantoran, sekretaris, tenaga administrasi, dan lainnya serta menambah khasanah dalam bidang manajemen kearsipan. Semarang, 7 November 2013 Dekan Fakultas Ekonomi Unnes Dr. S. Martono, M. Si NIP 196603081989011001 PENDAHULUAN Arsip mempunyai peran penting dalam eksistensi organisasi organisasi pemerintah dan swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain yaitu informasi yang terkandung dalam arsip, dapat dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan, alat bukti apabila terjadi masalah, alat pertanggung jawaban manajemen, dan bahan transparansi birokrasi. Arsip akan bernilai bagi organisasi, jika dikelola dengan kaidah pengelolaannya. Sebaliknya, arsip tidak bernilai jika tidak dikelola dengan kaidah pengelolaannya, sehingga menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak bernilai dan tidak adanya pengelolaan kearsipan yang baik, berakibat pada ruangan terasa sempit dan tidak nyaman, sehingga berpengaruh negatif terhadap kinerja organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan, maka menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan serta susah dalam pertanggungjawabannya. Masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian masyarakat, organisasi pemerintah atau swasta. Banyak orang yang masih (belum) memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari, bagi pribadi maupun bagi organisasi, bahkan sebagian orang menganggap profesi arsiparis sebagai profesi yang rendahan.. Setiap kegiatan lembaga tidak terlepas dari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tanpa kegiatan administrasi, maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi dan misinya dengan efektif. Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip, ada tiga aspek yang harus ditangani secara serius, yaitu sistem pengelolaan kearsipan yang efektif, sistem penyimpanan arsip yang digunakan harus berdaya guna, dan dievaluasi secara berkesinambungan. Ketiga aspek tersebut dapat terlaksana, jika didukung oleh sumber daya organisasi. Sistem kearsipan selama ini, di organisasi (kelurahan) menggunakan cara manual yaitu menyimpan di filling cabinet dan mencatatnya ke buku, sehingga keakuratan dari sistem tersebut adalah tidak efektif dan efesien. Segi ruang, penyediaan tempat yang membutuhkan peralatan seperti filling cabinet, map, rak, dan lainnya. Segi waktu, pencarian dokumen lama karena tidak rapi dalam menatanya. Segi biaya, kebutuhan peralatan yang mahal, sehingga membutuhkan perawatan dan pemiharaan tempat penyimpanan arsip. Seiring berjalannya waktu dengan adanya perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), maka sistem kearsipan dirancang dengan berbasis komputer atau file. Sistem ini memiliki kelebihan dalam rancangan yang lebih sederhana dan tidak membutuhkan waktu. Manajemen File dalam komputer ditata sebagaimana sistem kearsipan manual. Misal, sistem abjad dalam sistem file, maka menggunakan folder-folder dalam datanya. Folder A dibuat, kemudian dalam folder A ada Aa, Ab, Ac, Ad, Ae, Af, Ag, Ah, dan seterusnya. Jika sistem wilayah maka dalam data folder yang pertama dibuat adalah propinsi, kota, kecamatan, dan desa. Misal, folder propinsi Jawa Tengah, di dalamnya terdapat folder Semarang. Di dalam folder Semarang terdapat folder Semarang Timur, Semarang Barat, atau Semarang Selatan. Di dalam folder Semarang Selatan terdapat folder Sekaran, Banaran, dan seterusnya. Demikian juga dengan sistem penyimpanan arsip yang lainnya. Yang terpenting adalah pembuatan folder terbesar ke terkecil, umum ke khusus, atau pola “deduktif”. Program komputer berkembang seperti php Mysql, delphi, membeli software arsip, membuka internet dengan open source (dropbox, google doc, dan lainnya). Secara umum program ini mempunyai kelebihan dibanding dengan sistem komputer berbasis file, karena program tersebut sudah dirancang dan desain sesuai database yang secara khusus, sehingga harga aplikasi tersebut rumit dipelajari oleh orang umum. Jika ada pun software tersebut, maka harganya mahal, sehingga kebanyakan orang tidak bisa membelinya. Untuk itu, diperlukan sofwore yang murah, bahkan free (gratis). Menurut penulis, salah satu software yang menunjang program ini yaitu microsoft office access, karena merupakan program yang mendesain database. Database yang dibuat adalah kartu kendali, buku agenda masuk dan keluar, buku pinjam arsip dan buku ekspedisi. Essensinya, sistem ini membuat database dan menyimpan arsip tersebut dalam database tersebut. Kemudahan dengan sistem ini adalah murah dibanding dengan aplikasi sistem kearsipan, bahkan gratis karena termasuk dalam microsoft office. Tahapan sistem kearsipan berbasis access adalah mengidentifikasi kebutuhan dan pembuatan masing-masing kebutuhan tersebut yang meliputi kartu kendali, buku agendaris surat masuk dan keluar, buku ekspedisi, dan kartu pinjam arsip. Pembuatannya meliputi table, query (jika diperlukan), form, dan report pada masing-masing kebutuhan. Dengan sistem tersebut, diharapkan pengelolaan kearsipan, tidak hanya sekedar disimpan, tetapi pengaturan prosedur penyimpanannya, sehingga mempermudah penemuan kembali (finding). Artinya arsip harus ditemukan kembali, jika diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat. Semarang, 7 Novermber 2013 Agung Kuswantoro Ahmad Saeroji

DAFTAR ISI

COVER                                                                                                                        i

KATA PENGANTAR............................................................................................... ii

PENDAHULUAN.................................................................................................... iii

DAFTAR ISI............................................................................................................ vi

BAB I E-ARSIP........................................................................................................ 1

1. e-arsip : Solusi Penyimpanan Arsip .................................................................... 1
2. Apa itu e-arsip? .................................................................................................. 1
3. Kemudahan dalam Pengelolaan Arsip ................................................................ 4

BAB II IDENTIFIKASI KEBUTUHAN DATABASE ......................................... 7

1. Buku Agenda ...................................................................................................... 7
2. Kartu Kendali ...................................................................................................... 9
3. Kartu Pinjam Arsip  ........................................................................................... 11
4. Buku Ekspedisi .................................................................................................. 12

BAB III MEMBUAT BUKU AGENDA .............................................................. 14

1. Memulai Microsoft Office Acces ..................................................................... 14
2. Tabel Buku Agenda .......................................................................................... 15
3. Form Buku Agenda  ......................................................................................... 18
4. Pembuatan Report Buku Agenda..................................................................... 20
5. Mengedit Tampilan Report Buku Agenda ....................................................... 22
6. Commond Button Pada Form Buku Agenda ................................................... 28
7. Mengedit Tampilan Form Buku Agenda.......................................................... 35

BAB IV KARTU KENDALI ................................................................................ 40

1. Tabel Kartu Kendali .......................................................................................... 40
2. Form Kartu Kendali .......................................................................................... 43
3. Mengedit Form Kartu Kendali .......................................................................... 45
4. Report Kartu Kendali ........................................................................................ 50
5. Membuat Command Button Pada Form Kartu Kendali ................................... 52