Salah satu momok dalam aktivitas operasional bisnis yang kerapkali tidak disadari keberadaannya, terutama oleh pelaku bisnis kecil, adalah terkait dengan permasalahan pada pengelolaan persediaan (stok) barang. Baik itu barang-barang dalam rupa bahan baku, bahan penunjang, barang setengah jadi, ataupun barang jadi (finished product).
Aktivitas pengelolaan persediaan barang mungkin sekilas terlihat sepele. Hanya perkara simpan-menyimpan saja. Hanya sekadar membeli bahan, dipakai, dan lantas hasilnya disimpan. Padahal kalau dikuliti secara mendetail maka kita akan mendapati beberapa hal penting lain yang sangat perlu diperhatikan.
Seringkali pelaku bisnis yang bergerak dalam bidang produksi barang berwujud (manufaktur) harus melihat kenyataan bahwa mereka memiliki jumlah stok bahan yang melebihi kebutuhan mereka.
Disamping itu, barang jadi yang mereka hasilkan juga terkadang berlebih tanpa ada alasan yang jelas mengapa hal itu terjadi. Akibatnya, barang-barang tersebut menjadi beban penyimpanan yang tidak memiliki kejelasan kapan akan bisa diberdayakan.
Membeli barang-barang yang merupakan sebagai bahan baku maupun bahan penunjang proses memang tidak selalu bisa dilakukan dalam kuantitas yang pas. Bisa saja berlebih, tapi bisa juga kurang. Agar beban persediaan tidak menumpuk maka perlu adanya pendekatan khusus untuk meminimalkan dampak dari hal itu.
Namun, sebelum melangkah lebih jauh terkait bagaimana aktivitas persediaan dan simpan-menyimpan barang ini dilakukan, para pelaku bisnis perlu memahami dulu hal-hal apa saja kiranya yang menjadi penyebab atau pemicu terjadinya "aging stock", di mana usia persediaan barang yang kita simpan sudah melewati batas waktu standar penyimpanan yang diizinkan.
Berikut ini adalah empat diantaranya:
Jumlah stok yang lebih besar dari kebutuhan
Sinkronisasi antara kebutuhan dan jumlah stok merupakan salah satu faktor krusial yang menentukan lamanya masa simpan suatu barang di ruang penyimpanan. Karena bagaimanapun juga pergerakan suatu jenis barang adalah karena adanya pemakaian untuk proses produksi.
Apabila pemakaiannya sedikit maka idealnya stok yang disiapkan juga sebanding atau tidak dalam jumlah melebihi kebutuhan yang ada.