Bagaimana Keamanan dan Kerahasiaan Arsip Dijaga?Bayangkan arsip itu seperti lemari rahasia yang berisi harta karun berupa informasi penting. Agar harta karun ini tidak dicuri atau disalahgunakan, kita perlu menjaga lemari tersebut dengan sangat baik. Begitu pula dengan arsip, baik itu arsip fisik (berupa kertas) maupun arsip digital (berupa file komputer).
Jadi Keamanan dan Kerahasiaan Arsip itu penting untuk menjaga data-data yang tidak boleh dilihat oleh siapapun, dalam terjaganya keamanan kantor serta karyawan lainnya.
Cara Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan Arsip:
1. Klasifikasi:
a. Membagi arsip menjadi beberapa tingkatan kerahasiaan:
- Arsip biasa: Informasi umum yang boleh diakses oleh siapa saja. Contoh: daftar nama pegawai.
- Arsip terbatas: Informasi yang hanya boleh diakses oleh orang-orang tertentu. Contoh: hasil rapat internal perusahaan.
- Arsip rahasia: Informasi sangat sensitif yang hanya boleh diakses oleh orang-orang yang berwenang. Contoh: data keuangan perusahaan, data pribadi pelanggan.
2. Pengamanan Fisik:
a. Tempat penyimpanan: Arsip disimpan di tempat yang aman, terkunci, dan terhindar dari bencana alam (seperti kebakaran atau banjir).
b. Akses terbatas: Hanya orang-orang yang berwenang yang boleh masuk ke tempat penyimpanan arsip.
3. CCTV penggunaan kamera pengawas untuk memantau aktivitas di sekitar tempat penyimpanan.
4. Pengamanan Digital:
Password harus menggunakan kata/angka yang kuat dan unik untuk setiap akun yang mengakses arsip digital.
5. Enkripsi adalah mengubah data menjadi kode rahasia sehingga hanya orang yang memiliki kunci yang bisa membacanya.