Pandemi Covid-19 telah membuat metode interaksi mengalami perubahan. Ketika dulu diskusi atau pertemuan lebih sering secara luring, kini ada perubahan drastis. Kita dapat melakukan pertemuan secara online melalui Zoom dan beberapa aplikasi komunikasi video lainnya.
Mulai dari pelajar, pebisnis, pekerja, seorang intelektual dan guru sangat terbantu dalam melaksanakan kegiatan dengan kehadiran aplikasi ini. Selain bermanfaat untuk jaga jarak dalam rangka mematuhi protokol kesehatan, aplikasi ini juga mempermudah kegiatan yang membutuhkan pertemuan.
Sebagian orang memang belum terbiasa atau lebih suka pertemuan secara langsung. Tapi perkembangan zaman telah menuntut kita untuk merubah pola kebiasaan lama menjadi kebiasaan baru.
Sebagai pengguna aplikasi Zoom rutin setiap hari, tentu ada beberapa pengalaman yang lahir. Peran saya sebagai konsultan pengembang komunitas membuat saya beberapa kali menjumpai hal-hal yang menghambat dan kurang tepat saat pertemuan online dengan klien.
Ini bukan soal koneksi internet yang lambat, tapi ini soal sikap. Beberapa orang tentu tak terlalu mementingkan hal tersebut. Tapi sebagai seorang profesional, sikap adalah hal terpenting untuk membangun integritas.
Apa saja sikap profesional yang penting saat Zoom Meeting?
1. Sebelum pertemuan, tuliskan Link Zoom pada Google Calendar (GCalendar)
Dokumentasi Pribadi: Tangkap layar GCalendar pribadi, untuk jadwal meeting
Mengatur jadwal adalah sebuah keharusan bagi seorang profesional. Ini merupakan sikap atau gesture terpenting. Karena dengan jadwal yang teratur dan sistematis tentu akan meningkatkan produktivitas dalam bekerja.Kirim undangan atau pemberitahuan agenda dengan GCalendar. Langkah ini akan mempermudah peserta atau rekan kerja Anda dalam persiapan dan mengatur jadwal. Jangan lupa untuk mencantumkan link Zoom di undangan tersebut.
Anda juga bisa mengirimkan materi dalam undangan tersebut. Bisa dalam bentuk gambar, berkas tulisan (PDF, Doc, Xlsx) dan berkas lainnya. Cantumkan link Zoom pada pemberitahuan, agar rekan kerja atau peserta pertemuan tidak perlu bingung dan repot mencari link di Email, Whatsapp (WA) atau Slack.
2. Atur atau setup seluruh jadwal meeting dengan aplikasi penjadwalan (Scheduling Apps)
Dokumentasi Pribadi: Tangkap Layar Calendars: Planner & Reminders, Readdle Inc.
Kadang kala, kita harus berulang-ulang melihat email dan memantau jadwal undangan. Jangan sampai Anda terjebak dalam back and forth (kegiatan bolak-balik) karena tidak memahami langkah-langkah yang efisien.Ketika melakukan perencanaan agenda kita perlu metode yang tepat. Dengan menggunakan aplikasi pengatur jadwal, kita akan lebih mudah merencanakan dan memantau seluruh kegiatan pertemuan.