Gedong (8/8/2023) - Permasalahan terkait pengarsipan sering kali menjadi tantangan yang perlu diatasi dengan cermat. Beberapa permasalahan umum yang mungkin muncul dalam konteks pengarsipan di kantor kelurahan meliputi, kerusakan fisik dan kehilangan dokumen, ketidakefisienan dalam pencarian dokumen, kurangnya integrasi data, keamanan dan privasi data tidak terjamin, kesulitan dalam audit dan akuntabilitas, tingginya waktu pemrosesan, serta kurangnya inovasi dalam pelayanan publik.
Berbagai permasalahan di atas dapat menghambat proses pelayanan publik. Dalam sistem pengarsipan konvensional, pencarian dokumen seringkali memerlukan waktu yang cukup lama. Proses manual ini bisa menghambat efisiensi dan produktivitas pegawai dalam menyelesaikan tugas-tugas mereka. Selain itu, proses mengumpulkan, memproses, dan mendistribusikan dokumen manual memerlukan waktu yang lebih lama, menghambat responsibilitas cepat terhadap permintaan dari warga atau instansi lain.
Dengan melihat berbagai kondisi dan permasalahan yang terjadi pada pelayanan Kelurahan Gedong, mahasiswi KKN Tim II Undip membuat sebuah program kerja inovasi pelayanan publik, yakni pemanfaatan linktree sebagai bentuk revitalisasi administrasi, guna mewujudkan integrasi data dan arsip digital di Kelurahan Gedong. Program Kerja tersebut dilaksanakan pada tanggal 8 Agustus 2023 tepatnya di Kantor Kelurahan Gedong, yaitu mahasiswi bekerja sama dengan tim IT Pemerintahan Kelurahan Gedong untuk merancang dan mengimplementasikan sistem manajemen arsip yang modern dan terintegrasi. Tujuan utamanya adalah untuk menghimpun data data atau dokumen-dokumen penting yang sebelumnya terpisah, sehingga memungkinkan para pegawai untuk mengakses informasi dengan lebih mudah dan cepat.
Program KKN Monodisiplin ini diinisiasi sebagai bagian dari upaya untuk mengembangkan kemampuan mahasiswi dalam mengaplikasikan ilmu yang telah mereka pelajari dalam konteks nyata. Dengan fokus pada integrasi data dan pelayanan publik, proker ini bertujuan untuk membantu Pemerintahan Kelurahan Gedong dalam menghadapi tantangan administrasi dan pengelolaan data yang semakin kompleks.
Mahasiswi yang terlibat dalam program ini berasal dari disiplin ilmu Administrasi Publik. Ilmu Administrasi Publik fokus pada peningkatan kualitas pelayanan publik. E-Government dan inovasi pelayanan publik memungkinkan penyediaan layanan yang lebih cepat, mudah diakses, dan lebih responsif terhadap kebutuhan masyarakat. Dengan memanfaatkan teknologi, pemerintah dapat memberikan solusi yang lebih inovatif dan memenuhi harapan masyarakat. Dalam rangka mewujudkan pemerintahan yang lebih efisien, terbuka, dan responsif di era digital, Ilmu Administrasi Publik memainkan peran penting dalam mengarahkan pemanfaatan teknologi dan inovasi pelayanan publik yang sesuai dengan prinsip-prinsip pelayanan publik yang baik.
Tahap awal proker ini telah berlangsung sukses. Mahasiswi telah berhasil mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan, merancang alur kerja sistem arsip digital, dan melakukan pengumpulan data awal. Namun, tantangan-tantangan seperti keamanan data dan pelatihan pegawai dalam menggunakan sistem baru masih harus diatasi dalam perjalanan proker ini.
Dengan pelaksanaan program KKN Monodisiplin ini, harapan untuk mewujudkan integrasi data yang efisien dan pelayanan publik yang lebih baik di Pemerintahan Kelurahan Gedong semakin mendekati kenyataan. Langkah ini juga memberikan pelajaran berharga kepada para mahasiswi tentang kerja tim lintas disiplin dan kontribusi nyata mereka dalam meningkatkan kualitas hidup di masyarakat.
