Perkembangan teknologi, informasi dan komunikasi berpengaruh pada proses penyampaian informasi termasuk kegiatan kearsipan yang merupakan praktek yang sudah lama dilakukan dalam peradaban manusia untuk catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh manusia di suatu lembaga maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang cepat dan signifikan ternyata sangat berpengaruh pada perkembangan dan pengelolaan arsip konvensional menjadi arsip elektronik.
Pencipta arsip elektronik dengan transformasi digital menyebutnya dengan proses digitalisasi dimana pengertian digitalisasi secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari dari arsip konvensional yang bertujuan untuk melindungi arsip konvensional itu sendiri.
Arsip elektronik menjadi trend sekaligus fokus pengembangan pengelolaan dalam banyak Lembaga institusi. Arsip elektronik juga memberikan perubahan yang signifikan dalam kemudahan dan kecepatan untuk melakukan proses pengiriman dan berbagi dibandingkan dengan arsip berbentuk fisik. Sehingga dengan perkembangan teknologi di era digitalisasi pengelolaan arsip kertas yang sebelumnya menjadi konsentrasi mungkin akan segera tergantikan oleh format elektronik.
Pada banyak aktivitas, Â kegiatan penyimpanan arsip selama ini masih menggunakan pola-pola lama, seperti penyimpanan dokumen menggunakan box, lemari, kotak-kotak kayu, dan beberapa diantaranya disimpan dalam map-map plastik dan dokumen fisik lainnya. Digitalisasi arsip juga dapat menghemat waktu proses kerja. Jika sebelumnya kita diharuskan berlama-lama saat mencari dokumen dalam tumpukan karena biasanya tata letak dokumen itu tidak beraturan, dan akan memakan waktu lebih lama lagi. Namun, kini dengan digitalisasi arsip, Anda dapat mencari dokumen yang dibutuhkan dengan cepat.
Digitalisasi Arsip adalah upaya yang bisa dilakukan untuk bentuk media arsip dari semula berupa dokumen fisik cetak menjadi dokumen digital. Alih media arsip merupakan langkah paling awal untuk melakukan digitalisasi arsip. Ini adalah tahapan ketika semua arsip cetak dijadikan kedalam bentuk digital.
Proses digitalisasi memerlukan tahapan-tahapan dimana setiap tahapan terdapat aturan-aturan yang harus dipenuhi untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Digitalisasi arsip memerlukan peralatan yang handal karena pada proses pemindahan arsip fisik ke elektronik tidak boleh ada informasi yang terbuang.Â
Pemindahan arsip cetak kedalam arsip elektronik bisa dilakukan dengan cara scanning, conversion, Importing. Digitalisasi Arsip juga bermanfaat untuk menjaga dokumen-dokumen yang dicetak dengan kualitas tinta yang rendah. Arsip digital akan menjadi cadangan dokumen, yang dapat mengakses informasi di dalamnya, meskipun saat dokumen asli telah memudar atau rusak. Tujuan digitalisasi arsip adalah agar arsip dan dokumen kita dapat disimpan dengan lebih simple, praktis dan tetap terjaga keamanannya.
