Hubungan Prosedur Pengendalian Kas Kecil dengan Pengendalian Internal

Dalam Organisasi yang besar, seorang pimpinan harus mendelegasikan sebagian tugas dan wewenangnya kepada bawahan. Dengan adanya pelimpahan tugas dan wewenang tersebut, maka dibutuhkanlah suatu alat untuk mengawasi jalannya aktivitas organisasi agar dapat diketahui sejauh mana kemajuan yang telah dicapai berdasarkan data-data dan informasi yang diperoleh untuk dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan ( decission making ).

Baik buruknya informasi yang disajikan sangat tergantung pada sistem yang diterapkan pada organisasi tersebut. Di samping itu sistem yang baik akan mendukung terciptanya internal control yang baik pula dan memberikan informasi keuangan yang cepat, tepat dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.

Pengendalian internal adalah suatu cara organisasional dan semua tindakan yang dilakukan perusahaan untuk mengamankan aktiva, mendorong diikutinya kebijakan perusahaan, mendorong efisiensi operasional, dan menjamin ketepatan dan keakuratan catatan-catatan akuntansi.

Dengan adanya internal control yang baik diharapkan dapat melindungi harta kekayaan organisasi, terciptanya kehandalan dan kecermatan data akuntansi serta meningkatkan kepatuhan terhadap kebijaksanaan yang telah digariskan pimpinan, sehingga penyelewenggan dan kecurangan yang timbul dapat ditekan seminimal mungkin. Salah satu kekayaan organisasi yang mudah diselewengkan dan dipindahtangankan adalah kas.

Kas sering digunakan untuk membiayai pengeluaran organisasi yang sifatnya kecil atau sehari-hari. Namun pengeluaran kecil atau sehari-hari tersebut sering terjadi sehingga jumlah totalnya cukup besar, karena itu pengeluaran semacam ini perlu dikendalikan. Untuk itu organisasi perlu membentuk suatu dana khusus yang disebut kas kecil (petty cash).Kas kecil merupakan dana khusus yang dibentuk organisasi untuk membiayai pengeluaran organisasi yang sifatnya kecil atau sehari-hari. 

Menurut L. Suparwoto (1990:70), untuk menghindari terjadinya berbagai macam penyelewengan terhadap kas kecil, maka diperlukan adanya sistem pengendalian (pengawasan) yang cukup terhadap kas kecil. Sistem pengendalian intern (SPI) yang baik akan mengurangi potensi penyelewengan terhadap kas kecil perusahaan.

Pengendalian internal yang baik terhadap kas kecil memerlukan prosedur-prosedur yang memadai untuk melindungi penerimaan maupun pengeluaran kas kecil. Adapun Beberapa prosedur pengelolaan kas kecil antara lain sebagai berikut:

 

• pembentukan dana kas kecil

Dana kas kecil dibentuk berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur operasional, semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian utang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian utang, bagian kasir, bagian jurnal dan laporan, serta pemegang dana kas kecil. Tugas masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

1)      bagian utang

2)      bagian kasir