Dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek memebutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera.
Hampir semua perusahaan melakukan pengeluaran kas yang jumlah rupiahnya relatif kecil, seperti pengeluaran kas untuk biaya pos, telegram, pembelian jenis-jenis perlengkapan ATK, perjalanan dinas, konsumsi, dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut perusahaan mengalokasikan sejumlah kas dalam jumlah tertentu untuk keperluan-keperluan pembayaran yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan check/Giro bilyet, yang disebut Kas Kecil.
Kas kecil memiliki karakteristik, yaitu :
- Jumlahnya dibatasi sehingga tidak atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh management perusahaan.
- Digunakan untuk mendanai transaksi kecil yang bersifat rutin setiap hari.
- Disimpan di tempat khusus, misalnya dikotak kecil yang biasa di sebut petty cash box atau di dalam sebuah amplop.
- Ditangani oleh seorang petugas keuangan ditingkatan pemula (junior cashier)
Betapa tidak efesiennya apabila dana kas kecil ini tidak disediakan anggarannya oleh perusahan tersebut, karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu. Tapi kalau perusahaan tersebut menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap melakukan pengeluaran yang kecil-kecil tidak harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan dana kas kecil tadi.
Setiap transaksi yang akan memengaruhi posisi saldo kas kecil, harus dicatat kedalam dokumen yang digunakan untuk mengelola administrasi dana kas kecil yaitu dokumen/bukti penerimaan kas dan  dokumen/bukti pengeluaran kas kecil.
Terdapat dua metode dalam pencatatan dana kas kecil yaitu metode dana tetap (imprest fund method) dan metode dana tidak tetap (fluctuation fund method). Dalam metode dana tetap (imprest fund methode) ini jumlah saldo rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil. Cek tersebut diuangkan kebank dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kas kecil. Dalam metode dana tidak tetap (fluktuaktif), pemakaian kas kecil oleh kasir kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar dalam pencatatan dalam buku besar.dana ksas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga jumlah pengganti dana kas kecil (pengisian kembali) tidak harus sama dengan jumlah yang telah dikeluarkan
Setiap pemakaian kas kecil akan mengurangi jumlah uang dan menambah jumlah bukti pengeluaran kas dalam peti uang. Apabila kas kecil hampir habis, maka kas kecil harus segera diisi kembali. Dana kas kecil dikelola oleh seorang petugas yang disebut pemegang kas kecil. Pemegang kas kecil inilah yang bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian kas kecil.Â
Pemegang kas kecil biasanya menyimpan kas dalam peti penyimpan uang yang dilengkapi dengan kunci pengaman. Apabila kas kecil akan digunakan, maka sebelumnya perlu dibuat dokumen yang disebut bukti pengeluaran kas kecil. Dokumen ini harus ditandatangani oleh orang yang menerima kas kecil, dan disimpan oleh pemegang kas dalam peti uang. Dengan cara seperti ini, jumlah pemakaian kas menurut bukti pengambilan kas ditambah dengan sisa kas yang ada dalam peti uang, harus sama dengan jumlah dana kas kecil yang ditetapkan perusahaan
 Untuk menghindari terjadinya berbagai macam penyelewengan terhadap kas kecil, maka diperlukan adanya sistem pengendalian (pengawasan) yang cukup terhadap kas kecil tersebut. Karena sistem pengendalian intern (SPI) yang baik akan mengurangi potensi penyelewengan terhadap kas kecil perusahaan.
Sistem pengendalian internal yang efektif umumnya memiliki karakteristik sebagai berikut : penetapan tanggung jawab yang jelas, penyelenggaraan pencatatan yang memadai, pemisahan pencatatan dan penyimpanan aktiva. dll
Â
