Administrasi sarana dan prasarana

PENDAHULUAN
 Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik,
sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan
kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan
prasarana, mustahil tujuan akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat
berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi
yang sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor.
Administrasi sarana dan prasarana pendidikan adalah semua komponen
yang sacara langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses
pendidikan untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri. Administrasi
sarana dan prasarana pendidikan adalah semua komponen yang sacara langsung
maupun tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan untuk mencapai
tujuan dalam pendidikan itu sendiri.
METODE PENELITIAN
Untuk memudahkan penelitian, artikel ilmiah harus disusun dengan metode
dan prosedur yang sistematis. Dalam artikel ini, saya menggunakan metode studi
literatur dengan mengumpulkan informasi dari buku, jurnal, dan sumber lain yang
berkaitan dengan subjek administrasi sarana dan prasarana pendidikan. Saya juga
menggunakan panduan dosen untuk mengajar di kelas. 

A. Pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana
Menurut kamus besar bahasa indonesia sarana adalah segala sesuatu yang dapat
dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. sedangkan prasarana
adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu
proses (usaha, pembangunan, proyek). sedangkan secara etimologis (bahasa)
prasarana berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan dalam pendidikan.
misalnya lokasi atau tempat, bangunan sekolah,lapangan olahraga, uang,dan
sebagainya. sedangkan sarana berarti alat langsung untuk mencapai tujuan
pendidikan. misalnya ruang, buku, perpustakaan, laboratorium dan sebagainya.
"Sarana pendidikan adalah semua fasilitas yang diperlukan dalam proses belajar
mengajar baik yang bergerak maupun tidak bergerak agar pencapaian tujuan
pendidikan dapat berjalan dengan lancar, teratur, efektif, dan efisien."
Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa administrasi sarana dan prasarana
pendidikan adalah bagian dari proses pendidikan yang sacara langsung maupun
tidak langsung membantu mencapai tujuan pendidikan.
Sarana pendidikan diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu :
1. Ditinjau dari habis tidaknya dipakai
Dilihat dari habis tidaknya dipakai, sarana pendidikan ada dua yaitu sarana
pendidikan yang habis dipakai dan sarana pendidikan tahan lama. Sarana
pendidikan yang habis dipakai adalah segala bahan atau alat yang
apabila digunakan bisa habis dalam waktu yang relatif singkat. Seperi
Kapur, bahan kimia dan sebagainya. Sarana pendidikan yang tahan lama
adalah bahan atau alat yang dapat digunakan kembali dalam jangka
waktu yang cukup lama. Seperti Kursi, meja, papan tulis dan sebagainya.
2. Ditinjau dari bergerak tidaknya pada saat digunakan
Ada dua jenis pendidikan: yang bergerak dan tidak bergerak. Sarana
pendidikan yang bergerak adalah sarana pendidikan yang bisa digerakkan
atau dipindah sesuai dengan kebutuhan pemakainya, contohnya: lemari,
arsip sekolah, bangku sekolah, dan sebagainya. Sarana pendidikan tidak
bergerak adalah semua sarana pendidikan yang tidak bisa atau relatif sangat
sulit untuk dipindahkan, misalnya saluran dari Perusahaan Daerah Air
Minum (PDAM).
3. Ditinjau dari hubungannya dengan proses belajar mengajar
Ada tiga kategori: alat pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran.
Adapun Prasarana pendidikan di sekolah bisa diklasifikasikan menjadi dua
macam, yaitu Prasarana pendidikan yang secara langsung digunakan untuk
proses belajar mengajar, seperti ruang teori, ruang perpustakaan, ruang
praktek keterampilan, dan ruang laboratorium. Tempat-tempat di sekolah,
seperti ruang kantor, kantin, tanah dan jalan menuju sekolah, kamar kecil,
ruang guru, ruang kepala sekolah, dan tempat parkir kendaraan, tidak
digunakan untuk mengajar. Sebaliknya, fasilitas ini secara langsung
membantu proses belajar mengajar.
B. Proses Administrasi Sarana dan Prasarana
Menurut Sutjipto (1993) aktivitas administrasi dalam bidang sarana dan prasarana
pendidikan meliputi; perencanaan,pengadaan,inventarisasi,
penyaluran,pemanfaatan dan pemeliharaan,penghapusan,dan pengawasan sarana
dan prasarana pendidikan. Dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Perencanaan
Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan adalah proses analisis dan
penetapan kebutuhan yang diperlukan untuk proses pembelajaran. Proses ini
menghasilkan istilah "kebutuhan yang diperlukan" atau "kebutuhan primer", yang
merupakan istilah yang digunakan untuk menggambarkan apa yang dimaksud dengan "kebutuhan penunjang". Perencanaan sarana dan prasarana yang
diperlukan, termasuk ke dalamnya jumlah, jenis, dan kendala (manfaat yang
diperoleh), serta harganya, harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti selama
proses ini.
Berkaitan dengan ini, Jones (1969) mengatakan bahwa perencanaan
pengadaan perlengkapan pendidikan harus dimulai dengan menganalisis jenis
pengalaman pendidikan yang diprogramkan di sekolah.. Menurut Sukarna (1987)
adalah sebagai berikut:
a.) mengumpulkan semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang
diajukan oleh setiap unit kerja dan menunjukkan bahwa tidak ada
perlengkapan sekolah yang kekurangan.
b.) Membuat jadwal perlengkapan sekolah untuk waktu tertentu, seperti satu
semester atau satu tahun ajaran..
c.) Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan
yang tersedia sebelumya.
d.) Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang
tersedia. Dalam hal ini, jika dana yang tersedia tidak mencukupi untuk
pengadaan semua kebutuhan yang diperlukan, maka perlu diadakan seleksi
terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan
melihat urgensi setiap perlengkapan yang diperlukan. Semua perlengkapan
yang urgen didaftar dan didahulukan pengadaannya.
e.) Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan
dana atau anggaran yang tersedia, maka perlu diadakan seleksi lagi dengan
melihat skala prioritas.
f.) Penetapan rencana pengadaan akhir.
b. Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk
menunjang pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama
antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan
sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Hal-
hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana
kantor, antara lain:
1. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
2. Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang
dibutuhkan.
3. Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang
tersedia.
4. Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
5. Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
6. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
7. Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang
memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :
a.) Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun
mutu. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan
penentuan kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor fungsional, faktor
ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.
b.) Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh
untuk mengusahakan standarisasi adalah Klasifikasi alat-alat,
menggolonggolongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan
barang-barang tertentu yang sama. Spesifikasi dan perincian alat-alat
dengan menggunakan kemampuannya. Standarisasi alat-alat dengan
pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan
pertimbangan efisiensi kerja.
c.) Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam
pembelian alat-alat atau barang-barang adalah Sedapat mungkin
mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan. dari benda-benda yang merupakan kelebihan. Menimbulkan
kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-
benda yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama
diantara produsen dengan baik. Mendapatkan keteranganketerangan
terbaru atas bendabenda, keadaan pasar dan harga. Mendapatkan
keteranganketerangan mengenai perkembangan baru atas barangbarang,
dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.
Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut
sampai siap digunakan.
d.) Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan
aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut
maupun udara.
c. inventaris
Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya
tinggi,termasuk semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu
diperlukan kegiatan inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah
semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai
sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan
sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana. Inventarisasi yang dilakukan di
setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan
tujuan yang sama. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :
a. Agar peralatan tidak mudah hilang.
b. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang
sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
c. Memudahkan dalam pengecekan barang.
d. Memudahkan dalam pengawasan.
e. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

d. Penyaluran

Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan
barang dan tanggung jawab dari instansi atau pemegang yang satu kepada
instansi atau pemegang yang lain. Kegiatan penyaluran barang meliputi
tiga bagian yaitu :
1. Penyusunan Alokasi Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian
atau pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan
kebutuhan pemakainya masing- masing, maka perlu disusun alokasi
kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh-
sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional.
2. Pengiriman Barang Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang
perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut : cara pengiriman,
pengemasan, pemuatan, pengangkutan dan pembongkarang.
3. Penyerahan Barang Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan
untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, faktur, tanda terima
peyerahan barang, biaya pengiriman dan sebagainya.
e. Pemanfaatan dan pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar
barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan
pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
1.) Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
2.) Agar barang tidak mudah hilang.
3.) Agar barang tidak kadaluarsa.
4.) Agar barang tidak mudah susut.
5.) Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara,
antara lain:
1. Pemeliharaan berdasarkan waktu
a.) Pemeliharaan sehari-hari Pemeliharaan sarana dan prasarana yang
dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan oleh petugas atau karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang tersebut,
misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil.
Pemeliharaan barangbarang tersebut harus dilakukan setiap hari agar
kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih besar.
b.) Pemeliharaan berkala Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka
waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan
sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk
berbagai jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas
yang khusus menangani pemeliharaan barang.
2. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
a.) Pemeliharaan barang bergerak Pemeliharaan barang bergerak dapat
dilakukan setiap hari maupun secara berkala. Contoh: kendaraan
bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.
b.) Pemeliharaan barang tidak bergerak Pemeliharaan barang tidak bergerak
juga dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala yang jauh lebih besar
yang disebabkan oleh: 1) Pengeluaran yang semakin besar untuk biaya
perawatan dan perbaikan / pemeliharaan terhadap barang yang semakin
buruk kondisinya. 2) Pemborosan biaya untuk pengamanan barang-barang
kelebihan atau barang lain yang karena beberapa sebab, tidak dapat
dipergunakan lagi.
c.) Meringankan beban kerja inventarisasi karena banyaknya barang-barang
yang tinggal menyusut. untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas
barang tersebut masih dapat digunakan. Contoh: membersihkan debu-
debu yang menempel pada alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat
dapat selalu terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan.
Instalasi listrik dan air dapat dilakukan secara berkala.
f. Penghapusan
Penghapusan merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan untuk
mengeluarkan/ menghilangkan barang-barang milik Negara dari daftar inventaris
negara berdasarkan peraturan perundang-undangan y ang berlaku. Apabila biaya
rehabilitasi barang terlalu besar sedangkan daya pakainya terlalu kecil barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan dikeluarkandari daftar
inventaris.Sebagai salah satu fungsi dari pengelolaan perlengkapan, penghapusan
mempunyai arti:
Mencegah atau sekurangkurangnya membatasi kerugian yang jauh lebih
besar yang disebabkan oleh: a) Pengeluaran yang semakin besar untuk biaya
perawatan dan perbaikan / pemeliharaan terhadap barang yang semakin buruk
kondisinya. b) Pemborosan biaya untuk pengamanan barang-barang kelebihan
atau barang lain yang karena beberapa sebab, tidak dapat dipergunakan lagi.
Meringankan beban kerja inventarisasi karena banyaknya barang-barang
yang tinggal menyusut.
g. Pengawasan
Seluruh kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan tidak bisa
berjalan sendiri tanpa dikendalikan dan diawasi, artinya setiap kegitan masing-
masing akan dimonitoring setiap saat oleh pimpinan organisasi serta diperhatikan
kerja samanya satu sama lain. Pengawasan bukan merupakan suau pengaturan
yang kaku dan akan membatasi ruang gerak masing-masing fungsi pengelolaan,
tetapi merupakan koordinasi serta akselerasi bagi seluruh fungsi pengelolaan
administrasi, sehingga pemborosan waktu, tenaga dan biaya dapat dihindarkan.
C. Peran Guru dalam Administrasi Sarana dan Prasarana
Pemerintah tentang pengelolaan sarana dan prasarana sekolah tertuang di
dalam UU No. 20 tahun 2003 tentang Sisdiknas pasal 45 ayat (1) yaitu "setiap
satuan pendidikan formal dan nonformal menyediakan sarana dan prasarana yang
memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan
potensi fisik, kecerdasan intelektual, sosial, emosional dan kejiwaan peserta
didik." (Mohammad Syaifuddin, 2007 : 2.36). Adapun peran guru dalam
administrasi sarana prasarana sekolah:
1. Terlibat dalam perencanan pengadaan alat bantu pengajaran
2. Terlibat dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat bantu pengajaran
yang digunakan guru.

3. Pengawasan dalam penggunaan alat praktek oleh siswa.