Mengenal Permit Event, Perizinan agar Acara Tidak Batal

Konser BLACKPINK di Indonesia dipastikan batal lantaran gagal medapat izin dari Menteri Pemuda dan Olahraga (Menpora) terkait venue yang akan dipakai. Awalnya, BLACKPINK mengumumkan akan menggelar konser di Stadion Utama Gelora Bung Karno (SUGBK) pada Maret 2023. Namun demi mempersiapkan Piala Dunia U-20, SUGBK akan direnovasi dan bakal menolak event apapun yang digelar di sana.

Di sisi lain, belakangan heboh di jagat maya tentang salah satu festival yang dibubarkan oleh kepolisian lantaran jumlah pengunjung melebihi kapasitas. Festival musik Berdendang Bergoyang 2022 membatalkan acaranya di hari ke-3, Minggu (30/10/2022) atas dasar keselamatan dan keamanan pengunjung. Diketahui dari pelaksanaanya hari pertama pun penonton sudah dibuat kecewa lantaran teknis pembukaan gate dan kebersihan venue sangat mengecewakan. Sejumlah pengunjung dilaporkan pingsan akibat berdesak-desakan saat menonton. Pun dari fasilitas yang disediakan di Istora Senayan & Parkir Selatan Gelora Bung Karno tidak memadai untuk ribuan penonton yang datang.

Sebelumnya, acara yang digadang-gadang akan jadi festival thrifting terbesar pun juga terkena skandal. Pada awalnya, Indothrift mengumumkan akan menggelar acara selama tiga (3) hari, yaitu 5-7 Agustus 2022 di JIEXPO Kemayoran. Akan tetapi, pada hari pertama pelaksanaannya Indothrift sudah membuat ricuh penonton. Hal itu disebabkan ketidaksesuaian informasi yang dipublikasikan di media sosial dengan realitas di lapangan. Banyak pengunjung kecewa lantaran line up yang seharusnya manggung, malah batal dengan alasan yang tidak dibeberkan kepada publik. Alhasil, ketua pelaksana dari Indothrift tersebut menjadi bulan-bulanan penonton.

Membahas mengenai skandal acara di atas, kebanyakan pembatalan festival tersebut akibat bermasalah pada permit. Permit adalah istilah dalam event organizing yang berarti perizinan untuk mengadakan sebuah acara. Untuk acara-acara seperti konser, permit menjadi bagian penting agar flow acara berjalan lancar, serta pihak pengizin bisa menyediakan tim untuk stand by manakala terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. 

Idealnya, permit diurus oleh event organizer (EO) selama lebih dari satu bulan. Sebab, proses yang harus dilalui sangat panjang dan rumit karena melibatkan banyak pihak. Permit diajukan berupa proposal kepada pihak berwajib untuk mendapat surat izin atau pun surat rekomendasi ke pihak yang lebih tinggi. Pada tahap ini pun EO harus berkoordinasi dengan elemen masyarakat yang berkepentingan dalam ketertiban dan keamanan pihak setempat. Setelah itu, EO harus mengajukan perizinan ke dinas maupun institusi yang berkaitan dengan pelaksanaan event. Semakin besar acara, semakin besar pihak/sektor yang dilibatkan, maka semakin rumit pula proses yang harus dilewati. Tahap final, EO harus melakukan meeting besar dengan pihak-pihak berkepentingan untuk kepastian izin dan persetujuan digelarnya event. 

Meski begitu, dari proses permit yang panjang tersebut, VECHA EVENT mampu mendapat perizinan acara hanya dalam waktu kurang dari dua (2) minggu. Seperti pada event DigiCash PENSIFEST 2.0 Chapter Bandung yang dilaksanakan di tempat umum Cihampelas Walk Bandung. VECHA EVENT berhasil mendapat permit dalam waktu terbatas untuk event yang ditargetkan akan dihadiri oleh 600 orang tersebut. 

PENSIFEST 2.0 dihadiri lebih dari 400 orang dalam area, dan ratusan lainnya di luar area. Dilaksanakan di outdoor Cihampelas Walk Bandung, PENSIFEST 2.0 mampu berjalan dengan lancar tanpa kericuhan internal maupun eksternal penyelenggara.

Pada dasarnya, dalam mengurus permit acara dibutuhkan dua skill komunikasi. Pertama komunikasi efektif, yaitu kemampuan untuk menyampaikan pesan sebaik mungkin untuk menghindari misinformasi sebelum dan saat acara berlangsung. Kedua komunikasi persuasif, yakni keterampilan dalam meyakinkan pihak yang bersangkutan untuk meraih kesepakatan. Dua skill tersebut sangat penting dimiliki oleh pegiat event organizer agar acara yang ingin dirancangnya mendapatkan izin serta diberikan pengamanan pada venue.

Chief Executive Officer (CEO) VECHA EVENT Billy Sandi Pratama mengungkapkan sebuah permit akan sangat sulit dibuat jika yang mengurusnya adalah orang yang tidak profesional. Orang tidak profesional dalam artian seseorang yang tidak bisa berkomunikasi dengan baik dan tidak bisa menjaga hubungan baik dengan orang lain.

"Cara berbicaranya, intusi dalam melihat orang, adab dan sopan santun ketika melihat (bertemu) orangnya harus tinggi. Karena ngga bisa sembarang, ketika kita ketemu orang, contoh VECHA pernah punya acara PENSIFEST 2.0 Chapter Bandung itu secara izin dua minggu baru mulai (mengurus permit)," jelasnya.

Sebagai informasi, PENSIFEST 2.0 dimeriahkan oleh penyanyi muda berbakat Lyodra yang tengah digandrungi banyak orang. Kehadiran Lyodra di PENSIFEST 2.0 tentu mengundang antusias tinggi masyarakat untuk datang. Selain itu, terdapat pementasan seni kabaret, musik, dan dance dari peserta kompetisi yang turut menarik perhatian. Jika dibayangkan, kemeriahan seperti itu diperkirakan bisa mengundang ribuan khalayak untuk mampir ke PENSIFEST 2.0. Namun, kembali pada persetujuan di awal, VECHA EVENT hanya meminta izin untuk 600 penonton saja di PENSIFEST 2.0. Atas dasar itu, VECHA EVENT menyusun barikade untuk membatasi penonton yang diberi izin sesuai prosedur. Kendati demikian, pengunjung Cihampelas Walk masih bisa menikmati PENSIFEST 2.0 dari luar area barikade dengan tertib dan tidak menganggu aktivitas pengunjung lain. Berkat permit yang dimiliki, konsep dan rundown yang jelas, ribuan penonton tampak menyaksikan PENSIFEST 2.0 dan bersorak gembira menunjukkan kepuasannya pada VECHA EVENT.