Karakteristik dan Pentingnya Sistem Informasi Akuntansi bagi Perusahaan

Dalam sebuah perusahaan, sekitar sepertiga sampai separoh transaksi  total yang diproses adalah merupakan transaksi akuntansi, dan dalam suatu perusahaan kecil 70% atau lebih dari transaksi yang diproses merupakan transaksi akuntansi. Transaksi akuntansi di sini didefinisikan sebagai transaksi yang dilaksanakan di bawah wewenang departemen akuntansi, dengan demikian sebagaian besar informasi yang dilakukan oleh pemrosesan transaksi akuntansi terutama digunakan oleh kelompok pemasaran dan kelompok fungsional lainnya di luar akuntansi. Dengan demikian, “sistem akuntansi” hingga tingkat tertentu bukan hanya untuk akuntansi semata, tetapi juga memberikan data secara langsung bagi kelompok lain atau bagi sistem informasi kelompok lainnya.

Ada dua kategori sistem informasi akuntansi, berikut penjelasannya: yang pertama memberikan laporan pada kelompok di luar perusahaan menurut persyaratan pelaporan yang ketat yang ditetapkan oleh pihak-pihak yang berwenang dalam akuntansi dan pemerintah. Yang kedua adalah untuk operasi dan penggunaan manajerial, yang didesain untuk memberikan informasi dalam bentuk apapun yang diperlukan oleh manajer. Kedua jenis sistem informasi akuntansi ini memproses transaksi akuntansi dan memasok informasi untuk mengawasi sumber daya perusahaan dan untuk mengevaluasi status dan kemajuannya.

Sistem informasi akuntansi berkenaan dengan transaksi keuangan, yaitu transaksi yang diukur dalam bentuk uang. Sistem akuntansi menggunakan sistem kerangka kerja yang sangat terstruktur yang mencakup beberapa subsistem dan biasanya menggunakan akuntansi pemasukan ganda (double entry accounting). Sebagai contoh, dalam sebuah transaksi tunai, barang dagangan diberikan (dijual) dan uang tunai diterima. Bagian penjualan dan penerimaan tunai dicatat secara terpisah pada file data sistem informasi akuntansi yang terpisah dan diproses dengan cara yang berbeda agar dihasilkan bentuk dokumen dan pelaporan yang berbeda. Transaksi akuntansi seluruhnya terjadi dalam perusahaan, sebagaimana terjadi apabila departemen persediaan memasok bahan mentah departemen produksi untuk diproses agar dihasilkan produk.

Kegiatan pelaporan sistem informasi akuntansi bersifat berputar (cyclical), meskipun demikian kegiatan pemrosesan transaksi lebih atau kurang kontinu. Transaksi diikhtisarkan pada akhir setiap periode untuk kemudian disusun serangkaian laporan guna mengetahui status keuangan perusahaan dan hasil operasi selama periode tersebut. Laporan akhir periode biasanya mencakup sekurang-kurangnya neraca keuangan dan neraca pendapatan, pada perusahaan menengah dan besar, laporan ini juga mencakup jadwal pendukung dari masing-masing perusahaan yang berafiliasi. Kegiatan pemrosesan data untuk peringkasan dan persiapan laporan diselesaikan secara siklus dan berulang, dengan urutan sama di setiap periodenya. Periode pelaporan untuk sebagian besar kegiatan adalah satu bulan.