Mengulik Pekerjaan Kepala Tata Usaha Sekolah

Hari ini minggu pertama saya on the job training untuk menjadi Calon Pengawas Sekolah. Salah satu tugas yang harus saya emban adalah observasi Kepala Tata Usaha ( Ka TU ) sekolah , wawancara dan melihat Raport Mutu sekolah itu. 

Tentu saja itu hal tidak mudah karena menyangkut urusan" dapur dalam " sekolah. Namun dengan pendekatan humanisme akhirnya berhasil saya ulik keseharian pekerjaannya dan selanjutnya saya sajikan berseri di bawah ini.

Tata usaha adalah merupakan  kegiatan yang meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrastruktur sekolah, keuangan, laboratorium, perpustakaan dan Humas.  

Tata usaha adalah suatu bagian dari sekolah yang berfungsi sebagai pendukung kegiatan belajar mengajar agar lancar sesuai apa yang direncanakan dan tercapai seperti apa yang diinginkan. 

Jadi intinya adalah menfasilitasi tercapainya tujuan pendidikan di sekolah.Jadi semua staff TU akan bersinergi untuk melayani guru, Kepala Sekolah dan juga para siswa. TU adalah jantung pergerakan di sekolah.Sistim manajemen yang harus terus dipantau keterlaksanaannya oleh Kepala TU.

Struktur organisasi SMA sesuai dengan SK mendiknas Nomor 053/U/2001 Tanggal 19 April 2001 terdri dari ( 1 ) Kepala Sekolah, (2) Wakil Kepala Sekolah, (3) Urusan Tata Usaha Sekolah, (4) Unit Laboratorium, (5) Unit Perpustakaan, (6) Dewan Guru.

Adapun Fungsi Kepala Tata Usaha adalah ( 1) Perencana administrasi program dan anggaran, (2) Koordinator administrasi ketatausahaan, (3 )Pengelola administrasi program, (4) Penyusun laporan program dan anggaran, (5) Pembina staf.

Selanjutnya Baharudin (2004: 217) mengatakan  bahwa  kegiatan ketatausahaan harus dilakukan secara efisien. Bila dihubungkan maka ada beberapa asas kerja efesien diantarnya adalah: Perencanaan, Penyederhanaan, Penghematan, Penghapusan dan Penggabungan.

Itu sebagian teori tetapi di lapangan tidaklah sesederhana itu. Banyak para Ka TU harus mensiasati kondisi yang banyak mengernyitkan dahi dalam mengani para staff. Dengan aneka ragam karakter menajadi Ka Tu harus menemukan cara untuk memecahkan permasalahan yang ada di sekolah sementara  dia juga harus bisa memastikan bahwa semua terkontrol dibawah kendalinya, tentu saja semua tetap dalam koridor wewenang Kepala Sekolah.

Beberapa permasalahan yang sempat dihadapi di berbagai sekolah adalah keterlambatan sebagian guru dan staff untuk datang ke sekolah, kurangnya motivasi bekerja, kejenuhan dalam pelayanan, merasa tertekan sehingga menimbulkan ketakutan, cuek terhadap permasalahan pekerjaan, susah untuk menggerakkan anak buah karena terbentur kompetensi, kurangnya jumlah SDM, tidak adanya anggaran untuk menggaji usulan pegawai, mandegnya Penilaian Angka Kredit, Menuggaknya Supervisi Guru, Rendahnya partisipasi Siswa dan juga Kepala Sekolah dengan beragam kompetensinya.

Kepala TU tidak hanya bermodalkan kemampuan mengkoordinir , dia juga harus bisa membina dan memberi contoh serta memberi solusi terbaik dan tercepat untuk masalah agar tidak berlarut-larut. Beberapa pendekatan yang telah dilakukan selama ini dapat saya simpulkan menjadi beberapa . ( 1) Communicative Approach, pendekatan yang lebih mengutamakan mengobrol, mencari solusi dan menyuruh tanpa instruksi, ( 2)Psychological Access, sebuah keinginan untuk terbuka, mengakses permasalah psikologis para bawahan dan juga turut serta menyelesaikan, (3 ) Continual Guidance, pembinaan yang terus -menerus sampai membentuk karakter baik untuk siap melayani semua stake holder dengan ramah dan enjoy , ((4) Rolling job , memberikan kesempatan kepada para staff untuk melakukan pergantian posisi pada saat tertentu untuk memberi kesempatan kesempatan yang lain terampil atau untuk menghindari kebosanan.