2. Identifikasi Tugas Utama dan Subtugas
Setelah tujuan ditetapkan, identifikasi tugas-tugas utama yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap tugas harus dibagi menjadi subtugas yang lebih kecil agar lebih mudah dikelola dan dipantau.
Langkah-langkah:
- Buat daftar tugas utama: Apa saja langkah besar yang harus diambil untuk mewujudkan solusi?
- Pisahkan menjadi subtugas: Pecah setiap tugas besar menjadi langkah-langkah lebih kecil dan spesifik.
- Susun urutan logis: Tentukan urutan pelaksanaan dari yang paling mendasar hingga yang paling kompleks.
Contoh:
Tugas utama "Melatih staf layanan pelanggan."
Subtugas:
1. Menyusun materi pelatihan.
2. Menjadwalkan sesi pelatihan.
3. Melaksanakan pelatihan.
4. Mengevaluasi efektivitas pelatihan.
3. Tentukan Tanggung Jawab dan Wewenang
Setiap tugas dan subtugas harus jelas siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya. Tanpa penugasan yang jelas, proses implementasi bisa kacau dan tidak efisien. Pastikan setiap individu atau tim yang terlibat memahami tugasnya masing-masing.
Langkah-langkah:
- Tentukan penanggung jawab: Tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas atau subtugas.
- Berikan wewenang: Pastikan bahwa individu yang ditugaskan memiliki wewenang dan sumber daya yang cukup untuk melaksanakan tugasnya.
- Pantau progres: Tetapkan cara untuk memantau progres dari masing-masing penanggung jawab.
Contoh:
- Tanggung jawab menyusun materi pelatihan diberikan kepada tim HR.
- Manajer layanan pelanggan bertanggung jawab untuk memastikan seluruh staf mengikuti pelatihan.
4. Tetapkan Batas Waktu untuk Setiap Tugas
Agar rencana tindakan dapat diimplementasikan dengan tepat waktu, penting untuk menetapkan batas waktu untuk setiap tugas dan subtugas. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk memantau progres secara terukur dan menghindari keterlambatan.
Langkah-langkah:
- Buat garis waktu: Tentukan kapan setiap tugas harus dimulai dan diselesaikan.
- Pantau tenggat waktu: Pantau secara berkala apakah tenggat waktu telah tercapai, dan ambil tindakan korektif jika ada keterlambatan.
- Pertimbangkan urgensi: Tugas yang lebih mendesak atau penting harus diberikan prioritas.
