Cara Bekerja Efektif dan Efisien

Mungkin sekedar kebetulan saja jika tulisan yang sedang ditulis ini berkaitan dengan apa yang disampaikan oleh manajemen perusahaan di sore ini. Sebelumnya memang sudah ada niat untuk menulis dan semakin bersemangat begitu waktu kerja di-hari ini berakhir. Saat moment Kick Off Business Plan FY2012 di-perusahaan tempat penulis bekerja sore tadi, salah satu target yang hendak dicapai di tahun ini adalah meningkatkan efektivitas dari setiap karyawan disetiap bagian, tanpa kecuali. Targetnya tidak main-main, 2X lipat dari kondisi sekarang.

Terget tersebut berarti, setiap pekerjaan harus selesai dalam waktu yang lebih efektif, efisien dan sesuai dengan target waktu yang telah ditetapkan. Yang biasanya membutuhkan lembur untuk menyelesaikan pekerjaan, diharapkan tidak perlu lagi lembur. Yang biasanya bekerja berdasarkan perintah atasan, harus mulai mandiri dan mencari tahu pekerjaan apa yang masih belum selesai dan menentukan target waktunya sendiri.

Bagi sebagian karyawan, target tersebut terlihat tidak masuk akal dan mengancam keberlangsungan lembur yang selama ini diandalkan untuk menambah uang gaji bulanan. Dalam jangka pendek, penulis juga berpikiran hal yang sama, tapi jika dilihat secara jangka panjang, efektifitas pekerjaan akan berguna bagi para karyawan itu sendiri, selain juga bermanfaat bagi perusahaan.

Manfaat yang paling utama adalah selesainya pekerjaan lebih cepat, dan karyawan tidak perlu lembur untuk menyelesaikannya. Semakin banyak waktu untuk keluarga dan aktivitas lain diluar pekerjaan, membuat keseimbangan antara kehidupan sosial dan pekerjaan lebih baik lagi. Selain itu dengan semakin efisien, otomatis akan lebih banyak lagi keuntungan perusahaan yang bisa dibagikan kepada para karyawan dalam bentuk renumerasi tahunan seperti kenaikan gaji berkala, bonus dan sebainya.

Bagi perusahaan sendiri, efisiensi berarti menurunkan biaya operasional sehari-hari, dampak secara langsung perusahaan menjadi lebih kompetitif dibandingkan dengan perusahaan sejenis. Dampak secara tidak langsung, keberhasilan efisiensi perusahaan menjadi pengalaman berharga untuk tahun anggaran berikutnya. Semakin dipercaya oleh customer karena perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien.

Beberapa hal yang bisa dilakukan untuk membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien, menurut penulis sebagai berikut :

1.Mengerti latar belakang dan tujuan dari pekerjaan yang dilakukan

Dengan mengerti latar belakang dan tujuan dari pekerjaan tersebut, membuat karyawan lebih fokus dan tidak mengambang, ibarat hendak melakukan perjalanan ke sebuah tempat, pertama kali harus mengerti kemana arahnya dan untuk apa pergi kesana

2.Membuat perencanaan pekerjaan termasuk berapa lama waktu yang ditargetkan

Sebuah pekerjaan harus selalu direncanakan, apa saja yang harus dilakukan dan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Walaupun dengan cara yang sederhana tapi jelas dan terarah, dengan rencana yang jelas dan terarah, target waktu yang telah ditetapkan bisa dicapai

3.Bagi pekerjaan-pekerjaan besar menjadi pekerjaan-pekerjaan kecil

Pekerjaan yang besar susah dan butuh waktu yang lama untuk diselesaikan, dengan membaginya menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih kecil, membuatnya menjadi lebih ringan, apalagi jika pekerjaan tersebut bisa didelegasikan ke orang-orang yang berkompeten dibidangnya.

4.Kenali kemampuan diri dan jangan malu belajar dari orang lain

Setiap karyawan memiliki keterbatasan, berbanding lurus dengan pengalaman dan besarnya tanggung jawab yang pernah diemban, untuk pekerjaan-pekerjaan tentu saja butuh bantuan orang lain, jangan malu belajar dari orang lain. Ambil sisi positif atau keberhasilan orang lain, dan pelajari kegagalan orang lain supaya kita tidak mengulangi kesalahan yang sama.

5.Semangat Pantang menyerah dan saling menguatkan

Semangat dan kerjasama yang baik membuat kita memiliki energi tambahan untuk menyelesaiakan pekerjaan yang diberikan oleh atasan. Semangat itulah yang membuat kita bertahan. Kadang karena faktor jenuh dan rintangan yang dihadapi motivasi menjadi turun, saat itulah dibutuhkan orang lain untuk saling menguatkan.

Tentu saja, setiap karyawan memiliki cara masing-masing yang bisa digunakan untuk membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Dasarnya sama, mengatur waktu yang diperlukan dan menyelaraskannya dengan target waktu yang ditetapkan. Dengan cara-cara seperti tersebut diatas, efektivitas dan efisiensi pekerjaan dari setiap karyawan diharapkan meningkat, walaupun tidak langsung 2X lipat seperti yang telah ditargetkan.

Inilah cara penulis membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien, bagaimana dengan Anda?

Cikarang/30 April 2012 23.56