Microteaching: Elektronik Arsip (E Arsip) untuk Pembelajaran

Selasa (16/12/2014) adalah hari saya melakukan tes micro teaching dan wawancara. Kedua tes tersebut merupakan tes lanjutan dari Tes Kompetensi Dasar (TKD), psikotes, dan bahasa Inggris. Saya bersyukur kepada Alloh, karena diberi kenikmatan dengan lolos TKD, sehingga saya dapat mengikuti Tes Kemampuan Bidang (TKB). Oleh karenya, saya harus memanfaatkan kesempatan tersebut.
Sebelum tes micro teaching ini dilakukan, seperti biasa yaitu rutinitas sebagai guru (baca dosen) sebelum perkuliahan yaitu membuat Satuan Acara Perkuliahan (SAP). SAP yang saya buat berdasarkan model dari guru saya, yaitu Munif Chatib. Judul SAP yang saya buat, yaitu e arsip untuk pembelajaran. Materinya adalah tahapan e arsip. Kemampuan dasarnya meliputi kemampuan memahami dan mengoperasikan tahapan dalam e arsip. Hasil belajar yang ingin dicapai adalah mahasiswa mampu memahami dan mengoperasikan tahapan e arsip. Indikator hasil belajar meliputi mahasiswa mampu memahami konsep dasar kearsipan, tahapan e arsip, dan mengetahui kelemahan, kelebihan, dan pengembangan e arsip. Karakter yang ditanamkan adalah kerja sama, tolong menolong, dan disiplin. Strategi perkuliahan yang digunakan adalah ceramah dan praktek di labolatorium komputer. Alokasi waktunya lima belas menit. Saya membagi waktu tersebut kedalam tiga bagian yaitu tiga menit untuk pembuka (apersepsi), sepuluh menit untuk isi (penjelasan), dan dua menit untuk penutup (simpulan).
Konsep dasar e arsip, sebenarnya sama dengan konsep dasar arsip manual. Sebagaimana dalam buku yang saya tulis bersama Sularso Mulyono dan Partono. Di mana ada laci, guide, dan map. Proses dalam mengidentifikasi dan sistem penyimpanannya juga sama, sebagaimana penataan arsip manual. Demikian juga dalam pengelolaannya sema seperti arsip manual, yang meliputi pencatatan, klasifikasi, penyimpanan, pengamanan, pemeliharaan, penyingkiran, dan penghapusan.
Ada kaitan antara Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dengan kearsipan. Adapun kaitannya adalah pengelolaan arsip berbasis TIK. Kedua saling berkaitan. Jika ada seorang yang mahir TIK, namun konsep kearsipannya lemah, maka e arsip tidak terwujud. Jika ada seorang mahir konsep kearsipannya, namun lemah TIK, maka e arsip juga tidak terwujud. Oleh karenanya, e arsip dapat terwujud, jika mahir dalam TIK dan konsep kearsipan. Sehingga, perbedaan arsip manual dengan elektronik, salah satunya adalah konversi hard ke soft, berupa file.
Ada dua tahapan e arsip yaitu menyimpan arsip kedalam laci, guide, dan map virtue, serta mendata arsip tersebut kedalam program (access). Menyimpan arsip ke laci, guide, dan map virtue dilakukan dengan membuat folder yang telah diidentifikasi, sebagaimana gambar berikut:

Gambar 1. Contoh Laci Virtue (ga bisa diu-upload)

Mendata arsip kedalam program (access) yang telah diaplikasikan e arsip. Aplikasi tersebut terdiri dari main menu seperti arsip baru, manajemen arsip, buku agenda surat masuk-keluar, pencarian arsip, pengaturan instansi, tentang e arsip, rekap peminjaman e arsip, rekap buku agenda, dan rekap surat keluar-masuk. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar di bawah ini:

Gambar 2. Main Menu E Arsip (ga bisa diu-upload)

Kelemahan dari program tersebut adalah offline, belum ada sistem abjad, dan program tersebut belum menjadi sofware (berupa file). Kelebihannya adalah tiap unit sudah teridentifikasi, dapat dibuka dengan komputer atau laptop, dan mudah disimpan, termasuk flasdis, serta biayanya murah. Pengembangan program tersebut adalah e arsip berbasis sofware atau website, adanya sistem abjad, dan didaftarkan dalam Hak Intelektual (HAKI).
Materi e arsip yang saya paparkan dalam micro teaching ini adalah hasil pembelajaran yang saya lakukan berdasarkan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat mengenai e arsip. Sehingga, melalui seperti ini, dapat mengenalkan mengenai e arsip bagi tenaga kependidikan dan guru pendidikan administrasi perkantoran.
Demikian micro teaching saya. Mohon doa restunya kepada pembaca, semoga pemaparan dan praktek e arsip yang singkat ini dapat memberikan “virus” sadar arsip dalam mengelola secara elektronik kepada masyarakat, khususnya mahasiswa. Mudah-mudahan Alloh mempermudah saya untuk diterima menjadi CPNS dosen di Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang. Amin.

Agung Kuswantoro, peserta tes micro teaching CPNS dosen Fakultas Ekonomi Unnes HP 08179599354