Langkah Kerja Pelatihan E Arsip di Kudus

Alhamdulillah, kalimat itulah yang saya ucapkan saat adanya undangan menjadi pembicara pelatihan e arsip se-Karesidenan Pati, Jawa Tengah. Saya bersyukur, karena dapat sharingkepada guru-guru administrasi perkantoran se-Karesidenan Pati. Tempat pelatihannya di SMK Negeri 1 Kudus, yang dilaksanakan pada tanggal 28 Maret 2015.

Tahapan yang akan saya lakukan adalah pemaparan konsep e arsip yang saya buat dan prakteknya. Konsep e arsip meliputi konsep dasar arsip, kelemahan, kelebihan, dan lainnya. Prakteknya meliputi membuka, main menu, manajemen arsip, peminjaman, pengembalian, dan lainnya. Alokasi konsep e arsip selama 45 menit, sedangkan alokasi praktek e arsip selama 3 hingga 4 jam.

Konsep e arsip, saya memaparkannya dengan power point. Konsep e arsip yang saya buat berdasarkan kajian teori pada buku yang saya tulis bersama Drs. Sularso Mulyono dan Drs. Partono, M.Pd. Jadi, e arsip yang saya buat merupakan inovasi dan berlandaskan pada buku manajemen kearsipan, yang saya tulis tersebut.

Misal, pada guide, dan map merupakan konsep yang ada dalam kearsipan manual. Sedangkan laci, guide, dan map diwujudkan dalam folder-folder untuk e arsip. Folder-folder tersebut disebut dengan “virtue” atau maya. Mengapa demikian? Karena laci, guide, dan map tidak berujud asli, sebagaimana dalam kearsipan manual.

Model e arsip yang ditawarkan disebut dengan nama “E Arsip untuk Pembelajaran”. Langkah-langkah yang pertama dibuat adalah membuat folder-folder penyimpanan kearsipan yang berjumlah enam, yaitu abjad, pokok soal, tanggal (kronologis), desimal, terminal, digit, dan wilayah.

Keenam sistem penyimpanan arsip tersebut merupakan ciri khusus dalam e arsip pembelajaran, karena keenam sistem penyimpanan harus diketahui oleh peserta didik, termasuk membuat folder laci, guide, dan map. Penekanan model e arsip untuk pembelajaran adalah memiliki kaidah yang sesuai manajemen kearsipan. Berdasarkan pengamatan saya, ada beberapa aplikasi e arsip yang saat ini digunakan oleh masyarakat. Namun, mereka menghilangkan kaidah manajemen kearsipan, yang terpenting file-nya tersimpan di komputer, sehingga menu kartu kendali, kartu pinjam, dan pengembalian arsip tidak ada. Padahal, menu-menu tersebut dibutuhkan dalam manajemen kearsipan. Oleh karena, dalam model e arsip untuk pembelajaran harus dimunculkan menu-menu tersebut.

Berdasarkan masukan dari pakar kearsipan, Drs. Sularso Mulyono, mengatakan sistem penyimpanan kearsipan dalam e arsip harus lengkap yang terdiri dari abjad, pokok soal, tanggal (kronologis), desimal, terminal digit, dan wilayah. Urutannya pun harus yang termudah, mulai dari abjad hingga wilayah.

1. Sistem Abjad

Dalam sisten abjad ada folder-folder atau laci virtue yang terdiri dari A-G, H-N, O-S, T-Z. Kemudian didalamnya ada guide virtue, misal laci untuk A-G, terdapat guide virtue A, B, C, D, E, F, dan G. Di dalam guide virtue A, ada map Aa, Ab, Ac, hingga Az.

2. Sistem Pokok Soal

Pokok soal yang dimunculkan dalam e arsip pembelajaran adalah AP (Anggaran dan Permodalan), HM (Humas), KP (Kepegawaian), KU (Keuangan), OP (Operasional dan Pemasaran), dan, PB (Perbekalan), dan UM (Umum). Setelah itu, ada sub masalah. Misal laci KU (Keuangan), ada sub pokok masalah gaji dan upah, pajak, kredit, dan pembayaran lain-lain.

3. Sistem Tanggal (Kronologis)

Sistem tanggal yang dimunculkan adalah tahun 2015, 2014, dan 2013. Tahun merupakan laci virtue, kemudian guide-nya bulan yaitu Januari, Februari, Maret, April, Mei, Juni, Juli, Agustus, September, Oktober, Nopember, dan Desember. Masing-masing guide virtue terdapat map, berupa tanggal yang dimulai dari 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, dan 31.

4. Sistem Desimal

Sistem nomor desimal dimulai dari laci virtue dengan nomor 000, 100, 200, 300, 400, 500, 600, 700, 800, dan 900. Kemudian dalam laci virtue tersebut, terdapat guidevirtue dengan nomor 000, 010, 020, 030, 040, 050, 060, 070, 080, dan 090. Setelah itu, dalam laci virtue terdapat map virtue dengan urutan nomor 000, 001, 002, 003, 004, 005, 006, 007, 008, dan 009.

5. Sistem Terminal Digit

Laci virtue dalam sistem terminal digit dimulai dari 00-09, 10-19, 20-29, 30-39, 40-49, 50-59, 60-69, 70-79, 80-89, dan 90-99. Kemudian, ada guide virtue yang berjumlah masing-masing 10, dengan urutan 00, 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, dan 09. Setelah itu, ada map virtue di dalam guide-nya. Adapun nomor map virtue-nya adalah 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, dan 9.

6. Sistem Wilayah

Dasar yang digunakan dalam sistem wilayah adalah propinsi. Nama propinsi disebut laci virtue, seperti P. Jawa, P. Kalimantan, P. Sulawesi, P. Sumatera, dan lainnya. Di dalam laci virtue terdapat guide virtue. Masing-masing guide virtue berbeda namanya, tergantung laci virtue. Misal, P. Jawa terdapat Jawa Tengah. Di dalam laci virtue terdapat map virtue. Masing-masing map virtue juga berbeda namanya, tergantung pada guide virtue. Seperti, di dalam guide virtue P. Jawa Tengah, terdapat map virtue Semarang, Pemalang, Pekalongan, dan lainnya.

Setelah mereka memahami dan mampu membuat laci, guide, dan map virtue. Langkah selanjutnya adalah mempraktekkan e arsip. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan:

1. Surat yang berwujud file yang harus diperhatikan harus dimasukkan ke dalam laci virtueyang sesuai dengan sistem penyimpanannya.

2. Cara menyimpanannya, dengan cara di-cut, bukan di-copy, karena jika di-copy akan menggandakan file tersebut, sehingga tidak efektif.

3. Setelah di-cut, masukkan file tersebut sesuai dengan kode penyimpanannya.

4. Bukalah file e arsip berbentuk access untuk meng-entry atau mendata dokumen tersebut ke dalam sistem.

5. Isilah menu manajemen arsip tersebut sesuai dengan isi surat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengisian manajemen arsip adalah:

1. Nomor urut harus sesuai dengan urutan saat meng-entry arsip, misal 1, 2, 3, 4, dan seterusnya. Nomor urut tidak boleh sama.

2. Cara penulisan kode penyimpanan, harus seusai dengan kaidah dalam e arsip untuk pembelajaran (lihat halaman 36).

3. Harus muncul dialog “Data Berhasil Disimpan”.

4. Simpan setiap meng-entry arsip baru, dengan meng-klik simpan yang terdapat pada menu atas.

5. PT Trivia Soft merupakan nama lembaga yang memiliki e arsip (pengelola).

Sebelum peserta menyimpan surat ke dalam laci virtue, saya membagikan file tersebut kepada peserta. Saya juga mencetak beberapa file tersebut (tiga surat), agar mereka mudah dalam meng-entry arsip tersebut.

Ada tiga puluh surat yang akan di entry oleh peserta. Mengapa jumlahnya tiga puluh? Karena pelatihan ini diselenggarakan selama tiga hari. Jadi, harus banyak latihan soal. Menyimpan ke dalam sistem e arsip saja, tidak cukup, tetapi mereka juga harus mengolah dalam peminjaman arsip dan pengembalian arsip.

Soal penyimpanan arsip ke dalam laci, guide, dan map virtue, serta meng-entry kedalame arsipuntuk pembelajaranyaitu:

1. PT DUNIA MODERN, Abjad, Du;

2. PT JAYA RAYA KOMPUTER, Pokok Soal, Pesanan;

3. PT MANDIRI KOMPUTER, Tanggal, 5/2/2015;

4. CV SINAR MELATI, Desimal, 123,47;

5. CV CIPTA KARYA, Terminal Digit, 13445;

6. PT BUANA MELATI, Wilayah, P.Jawa-Jawa Tengah, Semarang.

7. CV SUKARAJA, Tanggal, 5/8/2014

8. CV ELEKTRO BALI, Desimal, 123,46

9. CV TEGALSARI, Abjad, Te

10. PT SENTOSA, Wilayah, P.Jawa-DKI Jakarta,Jakarta Selatan

11. PT SINAR BAHAGIA, Pokok Soal, Penawaran

12. Toko Periangan, Terminal Digit, 12345

13. CV TEGALSARI, Terminal Digit, 11345

14. Toko Komputer Modern, Desimal, 123,45

15. Toko Elektro Purwodadi, Wilayah, P.Jawa-Jawa Tengah,Grobogan

16. CV BERDIKARI RAYA, Desimal, 123,48

17. CV BONDOWOSO, Wilayah, P.Jawa-Jawa Timur,Surabaya

18. CV KANCIL MAS, Terminal Digit, 13345

19. CV PURNAMA JAYA, Pokok Soal, Pembayaran

20. PT CHAILAS PHARMA, Pokok Soal, Pembayaran

21. PT INDONESIA JAYA, Abjad, In

22. PT JAYA UTAMA, Abjad, Ja

23. Toko Bunda, Tanggal, 12/4/2014

24. Toko Indah Jaya, Tanggal, 29/10/2014

Soal peminjaman arsip, yaitu:

1. Senin, 30 Maret 2015, Rima Astari meminjam arsip dari Toko Komputer “Modern” Medan. Arsip tersebut akan dikembalikan tanggal 6 April 2015.

2. Senin, 30 Maret 2015, Rima Melati meminjam arsip dari PT Sinar Bahagia, Jakarta. Arsip tersebut akan dikembalikan tanggal 6 April 2015.

3. Selasa, 31 Maret 2015, Soleh meminjam arsip dari CV Sukaraja, Bandung. Arsip tersebut akan dikembalikan tanggal 7 April 2015.

4. Kamis, 2 April 2015, Intan meminjam arsip CV ELEKTRO “BALI”, Bali. Arsip tersebut dikembalikan tanggal 9 April 2015.

5. Kamis, 2 April 2015, Mawar meminjam arsip CV Tegalsari, Cirebon. Arsip tersebut dikembalikan tanggal 9 April 2015.

6. Senin, 6 April 2015, Tesa meminjam arsip CV Bondowoso, Surabaya. Arsip tersebut dikembalikan tanggal 12 April 2015.

7. Senin, 6 April 2015, Budi meminjam arsip Toko Bunda, arsip tersebut dikembalikan tanggal 12 April 2015.

8. Selasa, 7 April 2015, Azhar meminjam arsip PT Chailas Pharma, Jakarta. Arsip dikembalikan tanggal 13 April 2015.

9. Selasa, 7 April 2015, Suci meminjam arsip Toko Jaya Utama, Jakarta. Arsip dikembalikan tanggal 13 April 2015.

10. Rabu, 8 April 2015, Hendra meminjam arsip CV Berdikari Raya, Jakarta. Arsip dikembalikan tanggal 14 April 2015.

11. Rabu, 8 April 2015, Siti Nurbaya meminjam arsip PT Indonesia Jaya, Bandung. Arsip dikembalikan tanggal 15 April 2015.

12. Kamis, 9 April 2015, Tejo meminjam arsip CV Kancil Mas, Jakarta. Arsip tersebut dikembalikan tanggal 16 April 2015.

Kedua belas arsip tersebut dalam keadaan baik, dengan arsiparis Agung Kuswantoro.

Soal Pengembalian Arsip, yaitu:

1. Senin, 6 April 2015, Rima Astari mengembalikan arsip Toko Komputer “Modern”, Medan yang telah dipinjamnya pada tanggal 30 Maret 2015.

2. Senin, 6 April 2015, Rima Melati mengembalikan arsip PT Sinar Bahagia, Jakarta yang telah dipinjam pada tanggal 30 Maret 2015.

3. Selasa, 7 April 2015, Soleh mengembalikan arsip CV Sukaraja, Bandung, yang telah dipinjam pada tanggal 31 Maret 2015.

4. Kamis, 9 April 2015, Intan mengembalikan arsip CV ELEKTRO “BALI”, Bali, yang telah dipinjam pada tanggal 2 April 2015.

5. Kamis, 9 April 2015, Mawar mengembalikan arsip CV Tegalsari, Cirebon, yang telah dipinjam pada tanggal 2 April 2015.

6. Senin, 13 April 2015, Tesa mengembalikan arsip CV Bondowoso, Surabaya, yang telah dipinjam pada tanggal 6 April 2015.

7. Senin, 13 April 2015, Budi mengembalikan arsip Toko Bunda, yang telah dipinjam pada tanggal 6 April 2015.

8. Selasa, 14 April 2015, Azhar mengembalikan arsip PT Chailas Pharma, Jakarta, yang telah dipinjam pada tanggal 7 April 2015.

9. Selasa, 14 April 2015, Suci mengembalikan arsip Toko Jaya Utama, Jakarta yang telah dipinjam pada tanggal 7 April 2015.

10. Rabu, 15 April 2015, Hendra mengembalikan arsip CV Berdikari Raya, Jakarta, yang telah dipinjam pada tanggal 7 April 2015.

11. Rabu, 15 April 2015, Siti Nurbaya mengembalikan arsip PT Indonesia Jaya, Bandung, yang telah dipinjam pada tanggal 8 April 2015.

12. Kamis, 16 April 2015, Tejo mengembalikan arsip CV Kancil Mas, Jakarta, yang telah dipinjam tanggal 9 April 2015.

Kedua belas arsip tersebut dalam kondisi bagus, dengan arsiparis Agung Kuswantoro