[caption id="attachment_401985" align="aligncenter" width="624" caption="Ilustrasi/kompasiana(kompas.com)"][/caption]
Perkembangan Informasi dan Teknologi (IT) memberikan dampak pada perilaku masyarakat dalam berkomunikasi. Demikian juga, dalam pengelolaan kearsipan mengalami perkembangan yang pesat dalam menyimpan dokumen. Saat ini, dikenal dengan e-arsip atau e-filing.
E-arsip merupakan perpaduan dari manajemen kearsipan dan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Aplikasi e-arsip yang selama ini digunakan berupa software dan website. Kedua aplikasi tersebut, banyak digunakan oleh perusahaan atau organisasi bisnis. Mereka menggunakan aplikasi tersebut karena lebih simpel dalam menggunakannya. Namun, hal tersebut kurang sesuai dengan kaidah manajemen kearsipan. Oleh karenanya, penulis sebagai akademisi, perlu mengkaji e-arsip untuk pembelajaran. Di mana, e-arsip tersebut sesuai dengan teori manajemen kearsipan untuk pembelajaran.
Saya akan mengenalkan konsep sistem kearsipan, yaitu abjad, pokok masalah, tanggal, terminal digit, desimal, dan wilayah. Selain itu, juga ada konsep peminjaman arsip, kartu kendali, daftar arsip masuk, daftar arsip keluar, nama peminjam arsip, dan lainnya.
Kartu Kendali (KK) dan kartu pinjam arsip dalam e-arsip yang saya buat dimunculkan dalam menu. Hal ini dilakukan sebagai sarana pembelajaran mengenai manajemen kearsipan. Di mana, pengguna utama dalam aplikasi ini adalah pendidik (guru) SMK jurusan administrasi perkantoran, mahasiswa sekretaris atau manajemen perkantoran, dan akademisi.
E-arsip di Cikarang
Penjelasan di atas merupakan latar belakang dalam memberikan pelatihan e-arsip untuk pembelajaran. Pesertanya adalah guru administrasi perkantoran Cikarang, Bekasi.
Kelebihan dari e-arsip untuk pembelajaran adalah sesuai dengan kaidah manajemen kearsipan, tidak perlu install, dan kapasitasnya kecil. Kelemahannya adalah membutuhkan banyak folder-folder yang harus disesuaikan dengan sistem kearsipan dan kebutuhannya. Selain itu, hanya dapat dioperasikan hanya dengan minimal microsoft office access 2010.
Langkah kerja dalam pelatihan e-arsip di Cikarang yaitu memberikan aplikasi e-arsip yang berupa folder yang diberi nama pelatihan e-arsip Cikarang. Di dalamnya ada folder contoh surat, sistem penyimpanan arsip, dan dua aplikasi e-arsip dalam bentuk access, yang terdiri dari e-arsip lembar kerja baru dan e-arsip yang sudah ada dokumennya.
Masing-masing peserta akan meng-copy aplikasi e-arsip dalam laptopnya. Saya dibantu oleh Trisna, seorang mahasiswa pendidikan administrasi perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang. Saya akan memaparkan dan mempraktekkan aplikasi e-arsip di depan para peserta, sedangkan Trisna akan berkeliling (mendekat) pada peserta yang mengalami kesusahan dalam mempraktekkannya.
Setelah meng-copy aplikasi e-arsip, langkah berikutnya adalah menyimpan arsip dalam laci, guide, dan map yang berupa virtue. Virtue diwujudkan dalam bentuk folder-folder yang sudah diidentifikasi. Folder-folder tersebut sebagai pengganti laci dan rak lemari. Karena, sistem e-arsip, maka laci dan rak lemari diwujudkan dalam bentuk virtue (folder).
Contoh surat yang dibagi ke peserta, saya memberikan kode sistem simpan, yaitu surat masuk 9 kodenya adalah abjad (Bo), surat keluar 1 kodenya adalah subjek (OP03), surat keluar 2 kodenya adalah desimal (100,01), surat masuk 10 kodenya adalah terminal digit (2451), surat keluar 3 kodenya adalah tanggal (7/3/2015), dan surat keluar 6 kodenya adalah wilayah (P.Jawa-DKI Jakarta,Jakarta Utara).
Sebelum praktek aplikasi e-arsip, saya akan memaparkan konsep-konsep e-arsip untuk pembelajaran yang saya buat, sebagaimana penjelasan di atas. Pemaparan tersebut, kurang lebih tiga puluh menit. Selebihnya, praktek aplikasi e-arsip.
Saya memulai dengan cara masuk ke program aplikasi e-arsip, yaitu login dengan salah satu nama, yaitu Agung atau Trisna. Pasword-nya adalah 1. Setelah itu, akan muncul layar main menu.
Untuk penjelasan cara menggunakan aplikasi e-arsip tersebut dapat dipelajari dalam buku yang saya tulis bersama Trisna, dengan judul E-arsip Untuk Pembelajaran (2015).
Pelatihan ini bertempat di LP3I Cikarang dengan bekerja sama dengan peruahaan stationary Bantex, Sentul, Bogor. Kegiatan tersebut dilakukan pada tanggal 7 Maret 2015. Ini adalah pengalaman saya memberikan pelatihan e-arsip di Jawa Barat yang disponsori oleh LP3I Cikarang dan Bantex.
Semoga melalui, pelatihan ini, guru administrasi perkantoran dapat memahami aplikasi e-arsip untuk pembelajaran, sehingga dapat ilmu tersebut dapat bermanfaat bagi siswa yang akan diajarkan oleh mereka. Terima kasih kepada pihak penyelenggara, yaitu LP3I Cikarang dan Bantex. Mudah-mudahan memberikan manfaat dan keberkahan untuk kita semua. Amin
Agung Kuswantoro, dosen pendidikan administrasi perkantoran Universitas Negeri Semarang dan trainer elektronik arsip, HP 08179599354
