Cara Berkomunikasi yang Benar dengan Dosen Melalui Chat Whatsapp

Dua tahun sudah saya melewati masa perkuliahan. Ada banyak sekali lika-liku yang telah saya alami, salah satunya adalah berkomunikasi dengan dosen. Sejauh ini, rupanya masih banyak mahasiswa yang kewalahan dalam menghubungi dosen, bahkan takut menghubungi dosennya. Entah penyebabnya apa, tapi saya rasa ini perlu disikapi dengan baik karena kalau tidak nanti akan terjadi miskomunikasi antara dosen dan mahasiswa. 

Hubungan baik pun tidak akan terjalin. Belum lagi di masa pandemi seperti ini, maka semua aktifitas dilakukan secara online. Mau tidak mau mahasiswa harus memberanikan diri untuk menghubungi dosen.

Lantas, apa sih yang membuat mahasiswa takut menghubungi dosen?

Kemarin, saya berbincang-bincang dengan beberapa mahasiswa di kampus saya. Semuanya mahasiswa aktif dalam kegiatan-kegiatan yang diadakan kampus. Di situ, pembahasan kami begitu random. Saat itu di antara kami, satu mahasiswa bercerita tentang pengalamannya saat menghubungi dosen. Dia mengatakan bahwa dia pernah bertanya pada dosen mengenai sistem pekuliahan yang akan dipakai nantinya melalui via Whatsapp. Berikut isi chat singkatnya:

"Selamat siang, Pak. Maaf mengganggu waktunya. Saya Nadira ketua kelas C prodi Bahasa Jerman. Izin bertanya terkait kuliah Seni hari ini. Kira-kira kita akan menggunakan aplikasi apa ya, Pak dalam perkuliahan nanti? Berhubung ada banyak aplikasi yang disediakan oleh kampus. Takutnya kita salah masuk aplikasi, Pak. Mohon petunjuknya, Pak. Terima kasih sebelumnya."

Menurut kamu, isi chat itu sopan atau tidak? Pastinya kamu akan menjawab sopan. Tapi, apakah kamu tahu respon dosennya seperti apa?

Dosen itu pun membaca pesan dan memberi balasan berupa:

"Apa? Kamu sangat tidak sopan sekali."

Seketika mahasiswa itu pun kaget dengan balasan chatnya, itu membuatnya takut. Dia pun memeriksa kembali isi chatnya dan dia tidak menemukan kesalahan apa-apa. Dia pun tidak lagi membalas chat tersebut. Hari itu pula, dia mengundurkan diri menjadi ketua kelas karena masalah itu.

Dari kejadian di atas, dapat disimpulkan bahwa salah satu hal yang membuat mahasiswa takut itu adalah balasan chat dosen.

Mengapa dosen membalas chat seperti demikian?

Terkadang, kita mahasiswa menganggap bahwa tidak ada kesalahan saat kita menghubungi dosen. Dosennya saja yang begitu sensi. Namun, kita tidak menyadari hal-hal yang dapat membuat dosen kesal. Bisa saja, isi chat kamu sopan tapi kamu tidak memperhatikan waktu untuk menghubungi dosen tersebut.

Untuk lebih jelasnya, berikut saya uraikan hal-hal yang perlu diperhatikan mahasiswa saat menghubungi dosen berdasarkan pengalaman saya, antara lain:

• Waktu pengiriman

Banyak di antara kita yang belum menyadari jam-jam pas untuk menghubungi dosen. Ada mahasiswa yang biasanya chat dosen sesuka hatinya. Padahal hal ini sangat fatal. Sebagai mahasiswa, kita harus memperhatikan waktu berkomunikasi dengan dosen. Jangan pernah menghubungi dosen di luar jam kerja.

Dari contoh chat di atas tadi, kita mungkin menilai bahwa itu sudah pas. Tapi, bagaimana dengan waktu pengirimannya? Coba deh kamu scroll lagi ke atas. Di dalam chat tersebut, terdapat kalimat "Izin bertanya terkait kuliah hari ini". Nah, kamu sadar tidak sih ini tuh salah.

Seharusnya, kamu menanyakan hal tersebut H-1 sebelum waktu perkuliahan dimulai. Dosen itu juga butuh waktu untuk mempersiapkan dirinya. Kalau kamu tiba-tiba menghubungi dosen mepet seperti itu, ya otomatis dosennya kesal. Siapa tahu dosen mengira bahwa kamu sudah mempersiapkan segala yang dibutuhkan untuk perkuliahan karena posisinya kamu adalah ketua kelas.

Jadi, mulai ubah ya kebiasaan menghubungi dosen di waktu kepepet dan menghubungi di luar jam kerja. Hindarilah chat dosen di hari Sabtu dan Minggu, serta di atas pukul 17.00 waktu setempat! Itu adalah waktu mereka bersantai, hargai itu.

• Tahu batasan mahasiswa dan dosen

Mengapa? Karena kalian bukan teman sebaya. Seakrab-akrabnya kamu dengan dosenmu, bagaimana pun kamu harus tetap tahu batasan kamu. Mereka jauh lebih tua dari umur kamu. Jangan mengira dosen tidak akan memperhatikan kamu. Kalau kamu chat dosen dengan gaya bahasa seperti biasanya kamu pakai untuk ngobrol dengan teman, tamatlah riwayatmu.

Seperti isi chat di bawah ini:

"Hai, Pak. Nanti kuliah seni bawa apa aja ya? Kemarin, Bapak ngajarnya asik loh jadi aku dan teman-teman cepat tangkap materi kuliahnya. Thanks ya, Pak."

Bukannya dapat respon baik, malah si dosen hanya akan memberikan emoji jempol atau bahkan tidak membalas. Alih-alih mau jalin komunikasi, justru sebaliknya kamu akan dicap sebagai mahasiswa yang tidak sopan dan itu akan berpengaruh pada nilaimu.  

• Jangan kirim pesan yang sama berulang-ulang

Dosen itu punya kesibukan tersendiri. Jadi, kamu kalau chat dosen isi pesannya jangan dikirim ulang-ulang. Tunggulah, siapa tahu si dosen ada meeting. Kalau isi pesan yang kamu sampaikan sangat penting, biasanya dosen akan merespon cepat. Tapi, kalau tidak terlalu penting dan genting, ya perlu bersabar menunggu balasannya. Jika kamu kirim pesan ulang-ulang, yang ada si dosen akan menganggap pesan itu sebagai spam.

• Jangan menghubungi dosen menggunakan voicenote

Ingat! Kamu itu harus tahu batasan. Kalian bukan teman sebaya.

Bagaimana cara chat dosen semestinya?

Dari uraian permasalahan di atas, saya pun menyarankan kepada teman-teman untuk mulai mengubah gaya chat dosen seperti itu. Bagaimana mestinya?

• Pasanglah foto profil WA-mu terlebih dahulu

Ini merupakan hal yang paling utama, tujuannya agar dosen bisa mengenali kamu. Pasanglah foto profil yang mengenakan pakaian sopan dan etis.

• Biasakan menggunakan salam pembuka

Gunakanlah salam pembuka yang sesuai, seperti "Assalamualaikum Pak/Ibu, selamat pagi Pak/Ibu, selamat siang Pak/Ibu atau syalom Pak/Ibu".  Jangan disingkat!

• Ucapkan "Maaf" walaupun kamu tidak melakukan kesalahan apa-apa

Menyertakan kata maaf pada isi chatmu, tidak akan membuatmu malu atau apapun itu. Justru ini akan menunjukkan sopan santun kepada dosen.  Kalau sudah mengucapkan salam pembuka, maka kamu jangan langsung to the point menyampaikan keperluanmu. Sertakanlah kalimat "Maaf mengganggu Pak/Ibu". 

• Perkenalkan dirimu dengan jelas

Dosen punya banyak sekali mahasiswa selain kamu. Jangan menganggap bahwa kamu dan si dosen sudah akrab, maka tidak perlu memperkenalkan diri. Ini sangat perlu. Sampaikanlah identitasmu baik itu nama, program studi, dan angkatan berapa.

• Sampaikanlah keperluanmu secara singkat, padat dan jelas

Jangan berbelit-belit ketika ingin menyampaikan sesuatu pada dosen. Dosen tidak punya banyak waktu. Jangankan dosen, saat kamu chat teman aja dengan model chatmu yang berbelit-belit mereka pun akan jengkel.

• Akhiri dengan mengucapkan salam penutup

Nah, setelah poin-poin di atas sudah terlaksana maka jangan lupa menyertakan salam penutup juga seperti "Wassalamualaikum Pak/Ibu, Terima kasih Pak/Ibu".

Kurang lebih beginilah contoh isi chat dosen, apabila mengikuti poin-poin di atas dengan benar. Contoh chat di bawah adalah salah satu chat saya dengan salah satu pimpinan di fakultas saya.

"Selamat pagi, Ibu. Maaf mengganggu waktunya. Saya Nenes dari program studi Akuakultur angkatan 2019. Saya salah satu mahasiswa yang akan mengikuti program MSIB di Zenius pada bidang Accelarated Digital Marketing. Saya perlu bantuan Ibu untuk pembuatan surat rekomendasi mengikuti program tersebut. Kira-kira kapan Ibu ada waktu luang? Jadi saya bisa menemui Ibu dan membincangkan lebih jelas. Baiknya ketemu di mana ya, Bu? Mohon petunjuknya Ibu. Terima kasih Ibu atas waktunya, maaf telah mengganggu."

Demikian etika yang perlu diperhatikan untuk berkomunikasi dengan dosen. Semoga etika ini bermanfaat dan bisa teman-teman jadikan sebagai pedoman.