Pentingnya Merencanakan Pesan Bisnis dalam Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik verbal maupun non verbal. Tujuan dari suatu komunikasi yaitu untuk menyampaikan informasi, berbagi pengalaman, menumbuhkan rasa simpati, melakukan kerjasama, serta menumbuhkan motivasi. Adapun komponen dasar dalam suatu komunikasi antara lain:

1. Komunikator
2. Komunikan
3. Pesan atau esensi komunikasi
4. Interaksi
5. Media komunikasi
6. Pemahaman bersama akan esensi dan tujuan komunikasi

Sedangkan perencanaan pesan bisnis adalah memilih atau menentukan ide, gagasan, menemukan fakta penting  yang akan disampaikan pada pihak lain untuk mendukung pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan. Tujuan penyampaian pesan bisnis ini adalah untuk menginformasikan pesan-pesan bisnis ke pihak lain agar sepakat dengan apa yang disampaikan sehingga terciptanya kolaborasi atau kerjasama antara pihak lain. Penyampaian pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan baik dan positif pada penerima pesan maka akan berdampak positif pula pada organisasi bisnis yang menyampaikan pesan tersebut.

Sasaran penyampaian pesan bisnis ini adalah audiens atau pihak yang menerima pesan. Agar pesan yang disampaikan dapat dipahami oleh audiens maka harus melakukan analisis audiens. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam analisis audiens yaitu:

1. Mengembangkan profil audiens
2. Mengenali penerima primer
3. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
4. Mengukur tingkat pemahaman audiens
5. Membutuhkan informasi audiens
6. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis audiens

Analisis audiens ini dibutuhkan karena untuk mengetahui apa latar belakang dari audiens, bagaimana pengetahuan audiens tentang subjek yang disampaikan, apa yang menarik perhatian audiens, informasi apa yang dibutuhkan audiens,berapa umur, jenis kelamin dan pendidikan audiens, serta apa yang diharapkan oleh audiens. Jika hal tersebut tidak diperhatikan maka pesan yang disampaikan sulit bahkan tidak akan dipahami oleh audiens.

Selain analisis audiens, dalam merencanakan pesan bisnis perlu memperhatikan penentuan ide/gagasan pesan bisnis yang ingin disampaikan. Penentuan ide pokok pesan yang baik harus jelas, memiliki maksud dan tujuan, serta memerlukan pengalaman dan kreativitas.  Untuk pengorganisasian pesan yang baik adalah sebagai berikut:

1. subjek dan tujuan jelas mencakup semua informasi yang penting
2. relevansi informasi dengan subjek dan tujuan
3. ide-ide dikelompokan dan disajikan secara logis.

Dalam merencanakan pesan bisnis, ada media penyampaian pesan pesan bisnis yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tertulis. Kedua media penyampaian pesan tersebut digunakan sesuai dengan kebutuhan pesan yang ingin disampaikan.

1. Saluran komunikasi lisan, dapat digunakan apabiladiperlukan umpan balik secara langsung dari penerima, pesan relatif sederhana dan mudah dingerti, tidak memerlukan catatan permanen, danpenerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis
2. saluran komunikasi tertulis, tepat digunakan apabila tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima, pesan terinci dan kompleks, memerlukan perencanaan yang seksama, memerlukan catatan permanen, penerima dalam jumlah banyak, penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografis.

Ada beberapa hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik antara lain:

1. pesan yang disampaikan bertele-tele
2. informasi yang penting terlupakan
3. terdapat informasi yang tidak relevan
4. ide-ide disajikan secara tidak logis

Maka dari itu agar pesan-pesan bisnis tersampaikan dengan baik dan mudah dipahami oleh penerima, harus merencanakan pesan bisnis yang ingin disampaikan dengan memperhatikan kebutuhan audiens dan penentuan ide pokok/gagasan pesan dengan baik dan benar.