Sistem Pengendalian Perusahaan Logistik

Dewasa ini perusahan logistik yang ada di Indonesia berkembang kian pesat. Banyaknya pengiriman barang lintas daerah, lintas provinsi hingga lintas negara mampu membuat perusahaan bidang jasa logistik ini berkembang sangat cepat. Hal ini tentunya menjadi pertanyaan menarik bagi kita tentang bagaimana sistem pengendalian yang ada di dalam perusahaan logistik ini?
Perlu diketahui sebelumnya, perusahaan logistik bergerak dalam bidang jasa pengantaran barang dari satu tempat menuju ke tempat tujuan. Di zaman serba instan ini, perusahaan logistik di harapkan mampu berperan sebagai alat pembantu manusia. Hadirnya perusahaan logistik memiliki banyak manfaat seperti halnya efesiensi waktu, tak membuang banyak tenaga hingga hemat dalam segi biaya dan banyak manfaar lainnya. Namun untuk menjadi perusahaan logistik yang baik diperlukan sistem pengendalian yang efektif.
Pengendalian  perusahaan  meliputi  rencana  organisasi  dan  semua  metode  serta  kebijaksanaan    yang    dikoordinasi    dalam    suatu    perusahaan    untuk    mengamankan  harta  kekayaannya,  menguji  ketepatan  dan  sampai  berapa  data   akuntansi   dapat   dipercaya,   menggalakkan   effisiensi   usaha   dan   mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan yang telah digariskan. Dalam hal ini dapat disimpulkan bahwa dalam melakukan pengendalian dibutuhkan beberapa syarat untuk terciptanya perusahaan logistik yang bermutu.
Adapun hasil temuan penulis, ada 4 syarat dalam pengendalian perusahaan logistik, antara lain :
1. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional secara Tepat
Struktur organisasi yang baik bukan berarti harus mengikuti apa yang ada pada perusahaan lainnya. Hal ini juga ditentukan bagaimana proses kerja perusahaan itu, hal apa yang dibutuhkan di dalam perusahaan itu hingga bagaimana tujuan dari perusahaan itu. Tentunya struktur organisasi yang tepat akan berdampak baik bagi kemajuaan perusahaan tersebut. Oleh karena   itu   setiap   perusahaan   harus   menyesuaikan  diri  dengan  bentuk  struktur  organisasinya,  pertimbangannya  bahwa  organisasi  itu  harus  fleksibel  dalam  arti  memungkinkan  adanya  penyesuaian-penyesuaian  tanpa  harus  dapat  menunjukkan garis/wewenang atau tanggung jawab.
Contoh : Didalam perusahaan logistik pasti akan terdapat perbedaan divisi atau departemen dengan perusahaan lainnya. Jika di perusahaan lainnya tidak semuanya memerlukan warehouse worker atau pekerja yang bekerja di gudang untuk mengatur barang yang melakukan transit atau barang yang akan diantar.
2. Sistem Wewenang dan Prosedur Pembukuan
Sistem dan prosedur dalam suatu perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi yang terjadi serta dapat digunakan untuk mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat. Sistem wewenang dan prosedur pembukuan merupakan alat dalam mengadakan pengawasan kegiatan pembukuan atau akuntansi. Wewenang yang ada pada dasarnya disesuaikan dengan prosedur yang dimiliki, karena setiap prosedur akan membawa wewenang tersendiri dari pejabat yang ada didalamnya, wewenang tersebutlah yang akan menjadi bahan bagi setiap aktivitas operasional dalam mengadakan pengawasan, hal ini ditunjukkan oleh setiap faktur yang didistribusikan kepada masing- masing bagian akan menjadikan bahan bagian tersebut untuk melakukan pengawasan.
Contoh : Wewenang disini pun termasuk bagaimana aturan yang diterapkan perusahaan kepada karyawan sebagi contoh ialah privasi dari barang yang dikirimkan oleh pengirim. Dalam hal ini pun perusahaan juga harus melakukan pembukuan terhadap alur keluar masuk barang, biaya ongkos kirim/jasa, serta siapa yang mengantarkan barang tersebut. Hal ini dilakukan sebagai bentuk antisipasi adanya kecacatan barang yang diterima.
3. Praktek yang Sehat dalam Melakukan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi
Praktek yang sehat adalah setiap karyawan atau pegawai yang ada di dalam perusahaan melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, dan tidak asal dalam melakukan suatu pekerjaan. Maka sistem pengendalian intern dapat dijalankan dengan cukup baik. Praktek yang sehat ini berlaku untuk seluruh prosedur yang ada sehingga pekerjaan suatu bagian akan langsung dicek oleh bagian lainnya. Tugas pengecekan ini dapat terjadi bila telah ada pembagian tugas dan wewenang serta berjalan dengan baik. Dengan adanya kerja sama antar bagian pun akan meminimalisir kesalahan yang terjadi.
Contoh : Hal ini cukup lumrah diterapkan di beberapa perusahaan, termasuk juga perusahaan logistik. Karyawan yang bekerja di posisi admin hanya akan melakukan tugas yang sudah tertulis dalam jobdescription mereka. Apabila ada hal yang tidak sesuai maka divisi tersebut harus menyampaikan ketidaksesuaian itu kepada divisi lain yang bertanggung jawab atas hal itu.
4. Karyawan yang Mutunya sesuai dengan Tanggung Jawab
Karyawan atau tenaga kerja yang menjalankan suatu tugas harus sesuai dengan kemampuannya di dalam satu bidang, serta mempunyai kualitas yang baik, karena hal tersebut berkaitan dengan kredibilitas suatu perusahaan. Dengan kata lain sebaiknya kemampuan yang dimiliki perusahaan bila tidak ditunjang dengan tenaga kerja yang baik pula maka sistem yang baik tersebut tidak berjalan dengan lancar. Mendapatkan pegawai yang cakap tersebut perlu dilakukan perusahaan sejak perusahaan tersebut melaksanakan seleksi karyawan, dan kegiatan latihan kerja yang harus dijalankan perusahaan setiap periode secara rutin agar karyawan selalu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan. Para karyawan pun harus diwajibkan untuk mengikuti prosedur serta pelatihan yang ada guna meningkatkan mutu di dalam perusahaan tersebut.
Contoh : Untuk meningkatkan kualitas perusahaan, dibutuhkan SDM yang mumpuni. Dalam hal ini perusahaan diharuskan mampu menyaring setiap calon karyawan mereka agar dipastikan calon karyawan itu memiliki kemampuan dalam menjalankan pekerjaan mereka. Disamping itu perusahaan juga harus melakukan pelatihan terhadap karyawan guna meningkatkan kinerja serta kemampuan dari para karyawannya.
Dari keempat hal diatas tentunya penulis mengidentifikasi bahwa setidaknya 4 syarat tersebut memiliki dampak yang berkesinambungan dalam mewujudkan perusahaan logistik yang berkualitas. Apabila ada satu poin yang goyah tentunya akan mempengaruhi poin yang lainnya. Sehingga dalam hal ini penulis berharap bahwa perusahaan logistik mampu menerapkan poin pengendalian yang baik guna menjaga keseimbangan serta meningkatkan kualitas perusahaan mereka.